- Seguridad Social recuerda la obligatoriedad de comunicar tanto el puesto de trabajo como las funciones asociadas
- La Seguridad Social también comunicará la base reguladora de la prestación por IT
El último Boletín Red de la Seguridad Social hace hincapié en la obligación de autónomos y empresas de comunicar los puestos y la descripción de funciones de los empleados que se encuentran en un proceso de incapacidad temporal (IT).
Según el comunicado la correcta cumplimentación de estos campos “resulta esencial para que el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) disponga de información precisa sobre el puesto desempeñado por la persona trabajadora en situación de IT», y de las funciones que realiza.
El INSS requiere esta información para poder realizar una adecuada valoración médica de estos procesos de baja. De esta forma, pretende conseguir un pronunciamiento médico más oportuno para decidir si el proceso se mantiene o es necesario dar el alta médica.
Cabe recordar que el absentismo laboral en las empresas ha duplicado sus cifras desde el año 2013. Las bajas debidas a IT, en concreto, que suponen el grueso de las ausencias, se encuentran ya en una tasa del 5,5% de las horas pactadas, frente al 3,8% registrado al cierre de 2019.
Seguridad Social recuerda la obligatoriedad de comunicar tanto el puesto de trabajo como las funciones asociadas
Para poder gestionar los procesos de Incapacidad Temporal (IT), los usuarios del Sistema RED deben comunicar obligatoriamente la información al INSS a través de los campos Puesto de trabajo y Descripción de funciones, por medio del denominado Fichero FDI. Este se encuentra en el Sistema RED Online.
Como explicó a este medio Jaume Bacons, abogado y socio laboralista en Gestoría Barcons “esta es la información del FDI, con la información que se tiene que incluir en las categorías. Es para un mayor control. Siempre se hace un análisis del puesto de trabajo a través del servicio de prevención, y el empleador tiene esa descripción. Se trata de que esa información que se facilita a la Seguridad Social coincida con lo que dice el servicio de prevención, que casen los datos”.
Además, para cumplir con la validación técnica de los campos a remitir, es necesario cumplir con estas pautas:
- Los puestos de trabajo no se podrán rellenar solo con números o símbolos.
- Para la descripción de las funciones, será necesario incluir contenido, con un mínimo 15 caracteres. Tampoco se podrá rellenar solo con números o símbolos.
Cuando el INSS reciba esta información de la manera pautada, podrá enviarla a la Mutua encargada del proceso y al Servicio Público de Salud, para que los facultativos puedan evaluar la situación clínica del empleado con respecto a la exigencias del puesto de trabajo. La finalidad es tener un control “más riguroso y ajustado” de las bajas de los asalariados en Incapacidad Temporal.
En caso de no comunicar la información con las indicaciones anteriores, la Seguridad Social devolverá como error la cumplimentación realizada de los campos (error 158 “Puesto de trabajo obligatorio” y error 159 “Descripción funciones obligatorio”).
No cumplir con estas pautas está sancionado con multas de hasta 750 euros
Como detalla el Boletín RED, incumplir esta obligación correctamente podría suponer una infracción administrativa, fijada en el artículo 21.4 de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social.
A partir de ahí, el artículo 40 de la misma ley refiere la gravedad de las infracciones y la cuantificación de las sanciones que llevan aparejadas que, para este caso, tendrían la consideración de infracción leve.
Como detalló Barcons, si el trabajador por cuenta propia con trabajadores a cargo no facilita, o comunica fuera de plazo, al organismo público los datos, certificaciones y declaraciones que estén obligados a proporcionar, o se consignan de forma incorrecta o inexacta, podría ser sancionado con una multa de hasta 750 euros.
La Seguridad Social también comunicará la base reguladora de la prestación por IT
El Boletín RED también informa que el INSS ya está comunicando la Base Reguladora (desde el pasado 2 de diciembre) de la prestación por IT por medio del del Servicio FIER y del Fichero INSS Empresas (FIE).
Este fichero es el sistema que permite conocer, desde el pasado 1 abril de 2023, la información de los partes de baja, confirmación y alta de un proceso de Incapacidad Temporal de un empleado.
Anteriormente, el Instituto solo emitía estos datos cuando el propio INSS era el encargado de la cobertura de la contingencia en cuestión, pero ahora notificará esta información con independencia de cuál sea la entidad encargada del pago de la prestación.
La Base Reguladora (BR) se calcula mensualmente, cuando la Tesorería ha consolidado las bases de cotización. Debido a ello, el Boletín señala que el día 12 o 13 de cada mes enviará más registros de lo habitual a través del fichero mencionado.
