La mayoría de las microempresas y pymes ya pueden comenzar a formular sus cuentas anuales, cuyo plazo de presentación vence, en la mayoría de los casos, el 31 de marzo. Sin embargo, no todas las empresas se ajustan a este calendario: aquellas que no tienen un cierre del ejercicio coincidente con el año natural tendrán otro margen de presentación, como recordó a este medio Jorge Capéans, del registro de Economistas Contables (EC) del Consejo General de Economistas (CGE).
“El plazo con el que cuentan estos negocios para formular las cuentas anuales es de tres meses desde que cierran su ejercicio”. Como ejemplo, para una empresa cuyo cierre se produce en enero, en lugar de diciembre, la formulación de las cuentas anuales tendrá abril como mes de vencimiento. Posteriormente, se dispone de un mes más para depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil.
Las cuentas anuales son un documento compuesto de diferentes libros contables y otros informes que sirven para reflejar el patrimonio, la actividad y la situación de microempresas y pymes, permitiendo que terceros -como proveedores, clientes o acreedores, entre otros- puedan obtener esta información con transparencia.
Además, según establece la Ley de Sociedades de Capital, todas las sociedades mercantiles cuyo cierre coincida con el año natural tienen que elaborar y legalizar sus libros contables con anterioridad al 30 de marzo; aprobar las cuentas del año anterior antes del 30 de junio, y depositar esta información en el Registro Mercantil con fecha límite en el 31 de julio. Como señala el artículo 283, también hay un régimen sancionador para las sociedades que no cumplen con esta obligación, si bien pueden sufrir otras consecuencias perjudiciales, como el cierre de la hoja registral.
En el caso de las sociedades situadas en municipios afectados por la DANA, podrán retrasar la formulación de cuentas anuales y demás documentos exigibles hasta el 30 de junio de 2025, reanudándose de nuevo por otros tres meses a contar desde esa fecha.
Los economistas explican los aspectos que microempresas y pymes deben tener en cuenta para formular sus cuentas anuales
Según el Consejo General de Economistas (CGE), la normativa mercantil obliga a los empresarios a llevar una contabilidad ordenada. Ésta debe permitir un seguimiento cronológico de las operaciones, que incluye elaboración de balances e inventarios.
En concreto, estos negocios deberán llevar registros en el libro de Inventarios y Cuentas Anuales, además de un registro Diario, un libro de Actas, y en determinados casos, un libro de Registro de Socios, como sucede con las Sociedades Limitadas (SL), como establece el Código de Comercio.
Además, al terminar el ejercicio, que coincide en gran parte de las empresas con el fin del año natural, las empresas deberán formular las cuentas anuales, que deben incluir los siguientes puntos imprescindibles:
- Balance.
- Cuenta de pérdidas y ganancias.
- Estado total de cambios en el patrimonio neto (modelo Normal).
- Estado de flujos de efectivo (modelo Normal).
- Memoria.
Las sociedades tendrán tres meses más para aprobar estas cuentas – en junio de 2025- y, posteriormente, un mes más para depositar estas cuentas en el Registro Mercantil -en julio de 2025-, que también deberá incluir la instancia de presentación de las cuentas, la hoja de datos de identificación, o el informe de auditoría y certificación acreditativa de que las cuentas depositadas corresponden con las auditadas -cuando estén obligadas a ello-, entre otros.
Como señalaron los economistas, en el caso de aquellas sociedades que pueden presentar el Balance y la Memoria abreviada, o que pueden presentar el Plan General Contable para Pymes no es obligatorio incluir el Estado de Flujos de Efectivo y el Estado de Cambios en el Patrimonio.
Los plazos de formulación y presentación siempre van a estar ajustados en función del cierre del ejercicio, independientemente del momento del año en que este se produzca, siendo el calendario el siguiente:
- Formulación de las cuentas anuales: tres meses desde el cierre del ejercicio.
- Aprobación de las cuentas anuales: tres meses desde la formulación de las cuentas anuales.
- Presentación de libros ante el Registro Mercantil: cuatro meses desde el cierre del ejercicio.
- Depósito de cuentas anuales ante el Registro Mercantil: un mes desde la aprobación de las cuentas anuales.
Los deberes contables son de carácter obligatorio, por lo que su incumplimiento puede, como añaden los economistas, derivar en responsabilidades hacia los administradores, “especialmente en procedimientos concursales”, ya que podrían tener que hacerse cargo personalmente de las deudas, así como esperar una mayor investigación por parte de Hacienda, quien puede llegar a revocar el NIF en los casos donde se concluya la escasa actividad económica de la sociedad, así como el incumplimiento de estas obligaciones y de otras fiscales.
Además, también es posible que se enfrenten a sanciones de 60.000 euros, que el Registro Mercantil proceda al cierre de la hoja registral, o que encuentren dificultades para acceder a crédito.
Algunas sociedades pueden presentar sus cuentas anuales abreviadas
Como establece el RD 1514/2007, para que una empresa pueda presentar cuentas anuales abreviadas, deberán cumplir una serie de requisitos.
En el caso del balance, estado de cambios en el patrimonio neto y memoria abreviados, deberán cumplir dos de las circunstancias siguientes:
- Que el total de las partidas del activo no supere los cuatro millones de euros. A estos efectos, se entenderá por total activo el total que figura en el modelo del balance.
- Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los ocho millones de euros.
- Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50.
En el caso de la cuenta de pérdidas y ganancias abreviada, al fin del ejercicio deberán cumplir como mínimo, dos de las siguientes condiciones:
- Que el total de las partidas del activo no supere los 11,4 millones de euros euros. A estos efectos, se entenderá por total activo el total que figura en el modelo del balance.
- Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 22,8 millones de euros.
- Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 250.
En el caso de las cuentas anuales para Pequeñas y Medianas Empresas, la información contable sólo contiene el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria. Dicho Plan General de Contabilidad podrá ser presentado por las sociedades que reúnan, durante el cierre de dos ejercicios seguidos, al menos dos de las circunstancias siguientes:
- Que el total de las partidas del activo no supere los cuatro millones de euros.
- Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los ocho millones de euros.
- Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50.
