- Gestión de facturas de proveedor integrada en ‘software’
- Preparación de ofertas y pedidos para clientes
Trabajadores por cuenta propia y pymes están delegando ya algunas funciones a los denominados agentes autónomos, que se está materializando en llevar a cabo tareas claras y repetitivas. Como sucede con la gestión de facturas o la preparación de ofertas y pedidos a partir de los correos que los clientes envían al negocio.
Como señala la consultora Arbentia, estos agentes se centran en la automatización de las tareas operativas más allá de pilotos aislados. A pesar de que la integración de la inteligencia artificial está avanzando más despacio de lo esperado por el mercado.
Para Eduardo Aramburu, líder en la práctica de inteligencia artificial (IA) de la consultoría, pese a que las pymes continúan probando la IA, aún son pocos los casos donde se ha implementado la herramienta en procesos “suficientemente claros, repetibles y rentables” como para que ello permita su implantación de manera generalizada en la empresa.
Sin embargo, sí hay empresas comenzando a integrar agentes autónomos directamente en sus herramientas de gestión, para que lleven a cabo determinadas tareas. “Lo que empieza a verse ahora es que los grandes proveedores de tecnología están incorporando agentes autónomos directamente en las herramientas de gestión que ya utilizan las empresas. Lo que facilita su adopción masiva, mediante tareas muy concretas que actúan, con supervisión humana, dentro de los flujos operativos habituales».
Gestión de facturas de proveedor integrada en ‘software’
Uno de los primeros procesos donde se ha introducido esta herramienta es en la gestión de facturas de proveedor. En la mayor parte de los negocios, las facturas continúan llegando por correo electrónico a través de documentos adjuntos, que deben ser tratados antes de incorporar la información al sistema contable.
Actualmente, en las empresas que ya integran el agente, este actúa dentro del sistema de gestión manteniendo un flujo definido de tareas. Por ejemplo, monitoriza el buzón dedicado a las facturas, detecta la entrada de nuevos emails, y busca los documentos válidos descartando el resto.
De este forma, extrae la información necesaria de los documentos para dar los con los datos clave de la factura, identificar a los proveedores y cruzar esta información con los datos ya almacenados en el software de facturación. Con ello, propone las cuentas contables y genera un borrador de la factura en el sistema.
Después, el proceso se detiene en ese punto para que el equipo financiero revise la información antes de confirmar los datos del borrador. El personal valida los datos, corrige posibles errores y decide si la factura se registra o no. Así, se elimina la necesidad de introducir información manual, dejando que el equipo humano solo tenga que controlar y supervisar el resultado y manteniendo, a su vez, el flujo del proceso dentro del sistema de trabajo.
Preparación de ofertas y pedidos para clientes
Asimismo, los negocios también están implementando completamente ese tipo de agentes en el área comercial o para tratar con los clientes. En este caso, procesan la información de las solicitudes que llegan de los clientes por correo electrónico, para poder llevar a cabo peticiones de presupuesto, solicitud de disponibilidad, o modificaciones de pedidos.
Esta información muchas veces llegan por correo electrónico sin una estructura clara, ya sea en el propio cuerpo del mensaje o en documentos adjuntos, por lo que esta herramienta de IA monitoriza la bandeja de entrada para identificar a los remitentes y analizar el contenido de los correos y sus posibles documentos adjuntos.
Con esta información, puede interpretar los datos obtenidos (cantidades, productos y condiciones) y cruzar los datos con la información disponible en el software de facturación de la empresa. De esta forma, es capaz de preparar una propuesta estructurada que responda a las necesidades de la petición del cliente, ya sea como oferta o pedido.
El proceso se vuelve a detener el punto de revisión, para que el equipo comercial revise la propuesta elaborada por el agente de IA, a fin de ajustar los aspectos necesarios y decidir si se continúa con el siguiente paso. En este último, el que el sistema envía la documentación al cliente y realiza el seguimiento posterior.
A este respecto, los expertos señalan que la clave para emplear estas herramientas no es tanto buscar la tecnología más avanzada, sino saber cómo y en qué emplearlas. «Cuando los agentes autónomos se utilizan de forma continuada en tareas como el tratamiento de facturas o la preparación de ofertas y pasan a formar parte del funcionamiento habitual de la empresa, es cuando la adopción empieza a funcionar de verdad”, apuntó Aramburu.
