La transformación digital de la Administración Pública española se ha convertido en un pilar esencial para el funcionamiento cotidiano de miles de pymes y autónomos. De hecho, hoy en día, y según los datos que ofrece el informe El papel del certificado digital en la Administración Pública, elaborado por Redtrust, el 88% de las gestiones y acciones administrativas dependen directa o indirectamente del certificado digital.
Se trata de una herramienta que se ha vuelto imprescindible para presentar impuestos, solicitar ayudas, firmar documentación o, en general, relacionarse con cualquier organismo público. Y sin embargo, esta digitalización exigida a los ciudadanos no avanza al mismo ritmo en la otra dirección: la de la Administración.
Y es que el mismo informe asegura que el 47% de los organismos públicos sigue gestionando estos certificados de forma manual. Es decir, mientras se exige a empresas y autónomos una operativa obligatoriamente digital, una parte relevante del propio sistema administrativo continúa funcionando con procesos internos poco automatizados.
- La ‘burocracia invisible’: la digitalización no reduce el tiempo de los trámites para los autónomos
- Esta gestión manual implica procesos más lentos, y mayor dependencia del factor humano
- Una carga de tiempo y costes para las pymes en un sistema incompleto
- Una brecha entre la importancia del certificado y su gestión real
La ‘burocracia invisible’: la digitalización no reduce el tiempo de los trámites para los autónomos
La digitalización administrativa se ha presentado durante años como una solución para reducir plazos, simplificar procesos y mejorar la eficiencia del sistema público. Sin embargo, la experiencia de muchos autónomos muestra una realidad más compleja, que es que la carga burocrática no siempre disminuye, sino que se transforma.
Un ejemplo claro es la concesión de licencias de actividad o apertura, donde los plazos pueden prolongarse durante semanas o incluso meses dependiendo del municipio y del tipo de actividad, ya que son necesarios informes técnicos y urbanísticos previos, según el régimen de intervención administrativo establecido en la normativa urbanística y de procedimiento administrativo vigente.
Y aunque existen ciertas iniciativas, como la sustitución de licencias por declaraciones responsables (impulsadas en el marco de reformas administrativas recientes), que pretenden agilizar el proceso, lo cierto es que la implementación sigue siendo desigual entre territorios y depende de cada administración local.
Otro ejemplo muy claro se encuentra en la relación habitual de autónomos y pymes con la Agencia Tributaria. Y es que trámites como la presentación del IVA, las altas o modificaciones censales o la gestión de notificaciones electrónicas también se realizan de manera digital, específicamente con el certificado digital, aunque ello no haya supuesto una reducción real de la carga administrativa.
Esta gestión manual implica procesos más lentos, y mayor dependencia del factor humano
En este contexto, el informe de Redtrust señala lo que es el elemento clave: la falta de automatización interna. El hecho de que casi la mitad de los organismos gestione manualmente los certificados digitales implica procesos más lentos, mayor dependencia del factor humano y también más riesgo de indicaciones.
Esto se traduce, como es lógico, en tiempos de respuesta más largos y en una mayor incertidumbre para empresas y autónomos. En ese sentido, la Comisión Europea ha advertido en distintos informes sobre administración electrónica que la digitalización no sólo depende de la adopción de herramientas, sino de su integración real en los procesos internos.
En la misma línea, la CEOE ha señalado en varias ocasiones que la «excesiva carga administrativa» sigue siendo uno de los principales obstáculos para el crecimiento empresarial en España, especialmente en el caso de las pequeñas y medianas empresas.
Una carga de tiempo y costes para las pymes en un sistema incompleto
El impacto de esta situación no es menor. Más allá de la percepción de complejidad, la burocracia tiene un coste económico directo. Y es que diversos estudios dentro del ámbito económico europeo, presentados precisamente por la Comisión Europea, han estimado que las pequeñas y medianas empresas destinan entre el 1% y el 2% de su facturación anual a la gestión de trámites administrativos, una cifra que incluye tanto recursos humanos como tiempo perdido en procesos que no son productivos.
En el caso español, este refuerzo se concentra especialmente en obligaciones digitales como el uso del certificado electrónico, la facturación a la Administración o la gestión de permisos y licencias, entre otras muchas cosas. Y aunque el objetivo de estas herramientas es, al menos en principio, simplificar la relación con lo público, la realidad que se extrae del informe de RedTrust es que la carga operativa recae casi por completo en el tejido empresarial.
El mismo informe también resalta un elemento crítico: la percepción de riesgo en torno a la identidad digital es elevada, con un 4,1 sobre 5 en nivel de preocupación entre los profesionales del sector público. A ello se suma que el 59% de ellos considera insuficiente la inversión en este ámbito, lo que refuerza la idea de que la digitalización avanza, pero sin los recursos necesarios para consolidarse.
Una brecha entre la importancia del certificado y su gestión real
Así las cosas, el certificado digital se ha convertido en los últimos años en una infraestructura esencial en la relación que cada persona tiene con el sistema administrativo español. Su uso es prácticamente obligatorio para realizar cualquier interacción con las páginas web oficiales, lo que lo convierte en un punto de dependencia crítica tanto para empresas como para las propias instituciones.
El problema, según el propio informe de Redtrust, no es su implantación, sino su gobernanza. La ausencia de sistemas totalmente automatizados en una parte significativa de los organismos públicos genera una brecha entre la importancia del certificado y su gestión real.
Además, otros estudios europeos sobre digitalización pública insisten en que la modernización de la Administración no puede limitarse a trasladar procesos analógicos a plataformas digitales, sino que debe implicar una reorganización profunda de los flujos internos.
Y es que son las personas que forman parte de la propia Administración las que aseguran que las instituciones públicas, en su amplia mayoría, no están preparadas para escenarios con más uso tecnológico. Mientras se obliga a todos los ciudadanos, y específicamente a autónomos y pymes a operar digitalmente, los propios sistemas en los que operan no están preparados para los retos tecnológicos que siguen viniendo, y que deberían ayudar a que todos los procesos se acortasen y se simplificasen.
