- Los autónomos del transporte deberán digitalizar sus documentos de control antes de octubre
- Los nuevos documentos deberán incluir un código QR para las inspecciones
- Costes para los transportistas de digitalizar sus documentos y abandonar el papel
- La documentación deberá estar accesible en todo momento
- Una preparación para las futuras obligaciones europeas
El Gobierno obligará a miles de autónomos del sector del transporte a abandonar el papel y digitalizar una buena parte de sus procesos. El Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible ha aprobado las características técnicas que deberán cumplir los nuevos documentos electrónicos de control que utilizarán los transportistas de mercancías y viajeros a partir del próximo 5 de octubre.
La medida afectará a miles de autónomos y pequeñas empresas del sector, que realizan servicios de transporte dentro de España. Desde esa fecha, los tradicionales documentos de control en papel deberán sustituirse por archivos digitales con un formato específico, accesibles mediante códigos QR y preparados para ser consultados por los agentes durante las inspecciones en carretera.
El objetivo, según el Ministerio, es avanzar hacia un modelo de transporte más eficiente, seguro y transparente, reduciendo trámites administrativos y preparando al sector para futuras exigencias europeas de intercambio digital de información.
Sin embargo, para muchos transportistas la medida supondrá también una nueva adaptación tecnológica, la necesidad de utilizar aplicaciones informáticas específicas y el abandono definitivo de procedimientos que todavía se gestionan en papel en buena parte de las pequeñas empresas del sector.
Los autónomos del transporte deberán digitalizar sus documentos de control antes de octubre
La obligación afecta a los denominados documentos de control administrativo, una documentación que ya es obligatoria en numerosos servicios de transporte por carretera y que sirve para acreditar aspectos esenciales de cada operación.
Estos documentos son habituales tanto en el transporte público de mercancías como en determinados servicios de viajeros. Incluyen información sobre el cargador, el transportista, el servicio realizado, el origen y destino de la mercancía o las características del viaje.
Hasta ahora, gran parte de esta documentación podía gestionarse mediante formularios impresos o documentos físicos que acompañaban al conductor durante el servicio. Sin embargo, a partir del próximo 5 de octubre, la documentación deberá generarse de forma electrónica antes de iniciar el transporte.
La nueva normativa afecta a los transportes interiores cuyo origen y destino se encuentren dentro de España, incluidas las operaciones de cabotaje realizadas por empresas extranjeras dentro del territorio nacional. Por el contrario, los transportes internacionales quedan fuera de esta obligación.
El ministerio ha explicado que las aplicaciones informáticas utilizadas por los transportistas deberán transformar toda la información necesaria en un fichero electrónico denominado Documento Electrónico de Control Administrativo (DeCA).
Este documento deberá generarse en cuanto los datos del servicio sean conocidos y, en cualquier caso, antes del inicio efectivo del transporte.
Los nuevos documentos deberán incluir un código QR para las inspecciones
Una de las principales novedades será la incorporación obligatoria de códigos QR en cada documento digital.
La resolución establece que el DeCA deberá generarse en formato PDF a partir de datos estructurados. Es decir, no será válido escanear un documento en papel o fotografiarlo para convertirlo en archivo digital. El documento tendrá que originarse directamente desde una aplicación informática preparada para ello.
Cada archivo contará además con una dirección web única o URL donde quedará almacenado durante el servicio. Esa dirección estará vinculada a un código QR que deberá figurar en el propio documento.
Gracias a este sistema, los agentes encargados de la vigilancia e inspección del transporte podrán acceder directamente al documento durante los controles en carretera simplemente escaneando el código QR.
De hecho, la normativa prevé que, durante una inspección, el conductor pueda mostrar únicamente el código QR, sin necesidad de enseñar el documento completo, siempre que éste permita acceder correctamente a la información requerida.
Además, si durante el servicio se producen modificaciones, será posible actualizar el documento o generar uno nuevo con un QR distinto, siempre dejando constancia de los cambios realizados.
El Ministerio considera que este sistema reducirá errores administrativos, facilitará las comprobaciones y mejorará la trazabilidad de los servicios de transporte.
Costes para los transportistas de digitalizar sus documentos y abandonar el papel
Aunque la Administración presenta la medida como una simplificación administrativa, la realidad es que muchos autónomos deberán adaptar parte de sus sistemas de gestión para cumplir con las nuevas obligaciones.
El primer requisito será disponer de una herramienta informática capaz de generar los nuevos documentos electrónicos conforme a las especificaciones técnicas aprobadas por Transportes.
Las empresas más grandes ya cuentan habitualmente con programas de gestión de flotas, transporte o logística que podrían incorporar estas funcionalidades mediante actualizaciones. Sin embargo, muchos autónomos y pequeñas empresas todavía utilizan procedimientos más sencillos basados en documentos impresos, hojas de cálculo o programas básicos de administración.
Para estos profesionales, la digitalización supondrá la necesidad de contratar nuevos servicios informáticos o actualizar los que ya utilizan.
La documentación deberá estar accesible en todo momento
Además, los documentos deberán almacenarse en repositorios accesibles durante la realización del servicio, lo que implica disponer de sistemas capaces de alojar la documentación y generar las URL necesarias para cada operación.
Aunque el Ministerio no ha cuantificado el coste económico de esta adaptación, el impacto será muy diferente según el tamaño de cada empresa y el nivel de digitalización previo.
Los autónomos que ya utilizan programas avanzados probablemente afrontarán una transición relativamente sencilla. En cambio, aquellos que continúan gestionando la documentación de forma manual podrían verse obligados a invertir en software específico o en servicios tecnológicos externos.
A ello se suma la necesidad de formación. Muchos conductores y pequeños empresarios deberán familiarizarse con nuevos procedimientos digitales, gestión de documentos electrónicos y utilización de códigos QR durante los controles en carretera.
Una preparación para las futuras obligaciones europeas
La digitalización que entrará en vigor en octubre no será el último cambio que afronten los transportistas.
Según ha explicado el ministerio, esta primera fase servirá como paso previo a la implantación del futuro sistema europeo eFTI (Electronic Freight Transport Information), que obligará a las autoridades de los Estados miembros a aceptar información de transporte completamente digitalizada a partir de julio de 2027.
El modelo europeo irá un paso más allá, ya que dejará de basarse en documentos PDF para trabajar directamente con datos estructurados intercambiados electrónicamente entre empresas y administraciones.
Por ello, Transportes considera que la implantación de los DeCA y los códigos QR permitirá que miles de autónomos y empresas comiencen a adaptarse progresivamente a un entorno donde la documentación física será cada vez menos habitual.
