- ¿Cómo cambiarán los programas de facturación que usan los autónomos desde el próximo 1 de julio?
- Los autónomos ya podrán usar Verifactu y remitir sus facturas en tiempo real a Hacienda
- Sanciones para los autónomos y para los fabricantes de programas de facturación
Los programas que usan miles de autónomos para emitir cada día sus facturas electrónicas van a tener que adaptarse en una semana a las nuevas exigencias de la Ley Antifraude. Esta normativa se aprobó hace cuatro años, pero la mayor parte de sus medidas para aumentar el control fiscal y evitar infracciones en la facturación no entrarán en vigor hasta el próximo martes.
A partir del 1 de julio se empezará a aplicar la Orden Ministerial que recopila todos los requisitos que deberán cumplir los programas de facturación que usan los autónomos para ser legales. Y con ella, también entrarán en vigor las certificaciones obligatorias que tendrán que incluir cada uno de estos software para cumplir con la Ley Antifraude.
Además, desde este mismo martes todos los software deberán ofrecer la opción de que el autónomo comience a usar voluntariamente Verifactu y pueda remitir sus facturas en tiempo real a la Agencia Tributaria, si así lo desea.
Como ya avanzó este diario, este nuevo reglamento establece, entre otras cosas, las condiciones que van a tener que cumplir los programas que utilicen los negocios para no recibir una multa de hasta 50.000 euros. Si bien es cierto que las nuevas obligaciones de contar con un programa de facturación adaptado a la Ley Antifraude no afectarán directamente a los autónomos y empresarios hasta 2026, a nivel práctico, todos sus software van a quedar automáticamente adaptados a la nueva normativa desde este próximo martes. Y además, facilitarán un mayor control por parte de la Agencia Tributaria.
¿Cómo cambiarán los programas de facturación que usan los autónomos desde el próximo 1 de julio?
A partir de la semana que viene, los proveedores de software estarán obligados a vender programas que aseguren la trazabilidad de todas las operaciones, incluyan Verifactu o que impidan manipular las facturas sin que quede registrado en el sistema, entre otras cosas.
Según explicaron desde la Agencia Tributaria, la orden que regula los requisitos para los programas de facturación tiene tres fechas de implantación. La primera de ellas va a entrar en vigor el 1 de julio y afectará a los fabricantes. Desde ese momento, todos los software que se comercialicen deberán cumplir los requisitos de la Ley Antifraude. En caso de que no sea así, la sanción será para el fabricante, no para el usuario.
Sin embargo, a partir de 2026, la mera tenencia de un programa que no cuente con uno de estos certificados sí será sancionable para los empresarios (desde el 1 de enero) y para los autónomos (desde el 25 de julio).
De momento, lo que sí cambiará será la responsabilidad de los proveedores de que los programas que están vendiendo a los negocios cuenten con la certificación de la Agencia Tributaria y cumplan los requisitos técnicos de la Ley Antifraude. La mayoría de veces, estos software consisten en una plataforma online y se comercializan a través de licencias mensuales que suelen costar entre 20 y 100 euros mensuales y dan acceso a un sistema de facturación electrónica. También, en muchos casos, ofrecen servicios integrados de contabilidad y de gestión del negocio.
Por ejemplo, permiten contabilizar todos los ingresos y gastos, prever los impuestos que se pagarán cada trimestre e incluso gestionar las facturas impagadas con determinados clientes.
Nueva certificación a partir del 1 de julio
Según el reglamento, la certificación que van a tener que incluir estos programas que usan los autónomos para facturar deberá «constar por escrito y de modo visible en el propio sistema informático en cada una de sus versiones», así como para «el cliente y el comercializador en el momento de la adquisición del producto».
En la certificación, los productores de sistemas y programas informáticos de facturación, además de asegurar que el sistema informático cumple con los nuevos requisitos de la Ley Antifraude, deberán cumplir con algunas especificaciones.
Por ejemplo, incluir los datos referentes al sistema informático, que permitan identificarlo y saber su tipología, así como la composición y funcionalidades o la información identificativa y de localización del productor. También, por ejemplo, la fecha y lugar en que firma la correspondiente certificación mediante declaración responsable..
El detalle de todos estos datos que deberán incluir los nuevos certificados para los programas de facturación se encuentra en el artículo 15 del reglamento publicado el pasado octubre.
Los autónomos ya podrán usar Verifactu y remitir sus facturas en tiempo real a Hacienda
Otra de las novedades que entrará en vigor a partir del 1 de julio es que los programas que utilizan los autónomos deberán ofrecer obligatoriamente la opción al usuario de utilizar el conocido sistema Verifactu. Esta herramienta permite a los negocios remitir de forma automática todas sus facturas a la Agencia Tributaria. Esto, según distintas fuentes expertas, redundará en un mayor control de los contribuyentes, pero a cambio ofrecerá mayor transparencia a los negocios y, más adelante, facilidades a la hora de autocompletar sus impuestos.
La Agencia Tributaria ya habilitó en abril la plataforma de recepción de facturas verificables para que los proveedores de software de facturación pudieran empezar a remitir los primeros datos de los autónomos y empresas que quieran adherirse a Verifactu. Este nuevo sistema ahora es opcional para los negocios y les permitirá enviar en tiempo real sus registros de facturación a Hacienda.
Hasta ahora, la plataforma estaba en una especie de ‘periodo de prueba’ para que las empresas de programas de facturación pudieran empezar a remitir facturas de los usuarios que hayan decidido adherirse e ir ajustando el funcionamiento con «envíos reales». A partir de este martes, todos los software ya estarán obligados a tener operativo y sin fallos este sistema.
Funcionamiento del sistema opcional para remitir facturas a Hacienda
Verifactu va a funcionar de forma parecida al Sistema Inmediato de Información (SII), al que ya están obligadas determinadas empresas que facturan más de seis millones de euros anuales, o Ticket BAI, también obligatorio para los negocios del País Vasco. A diferencia de ellos, de momento, la adhesión a Verifactu es voluntaria para los autónomos.
Según explica la orden ministerial, para los autónomos que elijan la opción de ‘activar’ Verifactu en su programa, la remisión de registros de facturación a la Agencia Tributaria se realizará mediante mensajes en formato XML con los contenidos y estructura establecidos en la ley. Además, estos sistemas informáticos deberán implementar un mecanismo de control basado en el tiempo de espera entre envíos, el cual tomará inicialmente el valor de 60 segundos.
El funcionamiento del nuevo sistema sería el siguiente: el programa informático realizará el envío del primer conjunto de registros de facturación a la Agencia Tributaria. La Administración devolverá, entre otros datos, un valor actualizado del tiempo de espera entre envíos.
Una vez recibidos, los ficheros remitidos a la Agencia serán sometidos a diversas validaciones de calidad En caso de que todo esté correcto y la factura supere el filtro, se recibirá la respuesta afirmativa por parte de Hacienda, aunque esto no impide que pueda haber posteriores validaciones por parte de la Inspección.
Sanciones para los autónomos y para los fabricantes de programas de facturación
El nuevo reglamento para los programas de facturación tiene tres entradas en vigor distintas. Por un lado, los fabricantes y comercializadores deberán adaptarse a los nuevos requisitos del reglamento –incluido el de tener un certificado para sus programas– a partir de julio de 2025.
Por otro lado, todos los programas que usan los negocios deberán cumplir con estos mismos requisitos a partir de enero de 2026 (si son sociedades mercantiles) o de julio de ese mismo año (si son personas físicas).
En caso de incumplir en estos plazos cualquiera de los requisitos -incluido el de contar con un certificado-, la Ley General Tributaria prevé dos tipos de sanciones, ambas graves:
- A la fabricación, producción y comercialización de sistemas informáticos que no cumplan con el reglamento se impondrá una sanción de 150.000 euros fijos por cada ejercicio económico en el que se hayan producido ventas de este tipo de sistemas informáticos y por cada tipo distinto de estos que sea objeto de la infracción.
- Por otro lado, cuando no se certifiquen dichos sistemas informáticos estando obligados a ello, se sancionará con 1.000 euros por sistema informático comercializado sin dicha certificación.
- Para los autónomos y empresas, ya será sancionable con 50.000 euros el mero hecho de tener sistemas informáticos que no se ajusten a lo establecido en el reglamento, cuando no estén debidamente certificados o cuando se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados.
