La Agencia Tributaria aprobó a finales de octubre, tras más tres años de espera, la Orden Ministerial que recopila todos los requisitos que deberán cumplir los programas de facturación que usan los autónomos para ser legales. Y con ella, también están listas las certificaciones obligatorias que tendrán que incluir cada uno de estos software para cumplir con la Ley Antifraude.
Como ya avanzó este diario, este nuevo reglamento establece, entre otras cosas, las condiciones que va a tener que cumplir los programas que utilicen los negocios para no recibir una multa de hasta 50.000 euros. Al margen de las consecuencias para los fabricantes, la mera tenencia por parte de cualquier autónomo de un software que no cuente con el certificado de la Agencia Tributaria será sancionable.
En el caso de los usuarios, la obligación de contar con un programa de facturación certificado entrará en vigor a partir de enero de 2026 -si son sociedades mercantiles- o de julio de ese mismo año -si son autónomos persona física-. En cualquiera de los dos casos, sus software deberán cumplir con las «obligaciones tributarias formales» que se verificarán, entre otras cosas, a través de un nuevo certificado.
Según confirmaron fuentes de la Agencia Tributaria, este requisitos se traducirá en una «autocertificación del fabricante» del programa que utilice el autónomo. Se trata de una declaración responsable que hará la empresa encargada de fabricar el programa y que tendrá que contar con algunos datos básicos. Esta información debería ser revisada por todos los autónomos y empresas usuarias para evitar sanciones.
Cómo son los nuevos certificados que deberán tener todos los programas de facturación de los autónomos
Según el nuevo reglamento para los programas de facturación, esta certificación que van a tener que incluir los programas que usan los autónomos para facturar deberá «constar por escrito y de modo visible en el propio sistema informático en cada una de sus versiones», así como para «el cliente y el comercializador en el momento de la adquisición del producto».
En la certificación, los productores de sistemas y programas informáticos de facturación, además de asegurar que el sistema informático cumple con los nuevos requisitos de la Ley antifraude, deberán cumplir con algunas especificaciones.
Por ejemplo, incluir los datos referentes al sistema informático, que permitan identificarlo y saber su tipología, así como la composición y funcionalidades o la información identificativa y de localización del productor. También, por ejemplo, la fecha y lugar en que firma la correspondiente certificación mediante declaración responsable..
Información obligatoria que deben comprobar todos los autónomos
El detalle de todos estos datos que deberán incluir los nuevos certificados para los programas de facturación se encuentra en el artículo 15 del reglamento publicado el pasado octubre.
Algunas de estas obligaciones y especificaciones técnicas son:
- La declaración responsable comenzará con el título «DECLARACIÓN RESPONSABLE DEL SISTEMA INFORMÁTICO DE FACTURACIÓN».
- Nombre del sistema informático a que se refiere la declaración responsable.
- Código identificador del sistema informático. Se trata de una codificación a establecer por la persona o entidad productora del sistema informático que sirva para identificar al mismo de una forma breve
- Identificador completo de la versión concreta del sistema informático
- Componentes, hardware y software, de que consta el sistema informático junto con una breve descripción de lo que hace dicho sistema informático y de sus principales funcionalidades.
- Indicación de si el sistema informático se ha producido de tal manera que solo pueda funcionar como «VERI*FACTU» o si da la opción de activar o no esta función para enviar facturas en tiempo real a Hacienda
- Indicación de si el sistema informático permite ser usado por varios obligados tributarios
- Tipos de firma utilizados para firmar los registros de facturación y de evento en el caso de que el sistema informático a que se refiere la declaración responsable no sea utilizado como «VERI*FACTU».
- Nombre y apellidos de la persona o razón social de la entidad productora del sistema informático. También el número de identificación fiscal (NIF) y dirección postal completa de contacto de la persona o entidad productora del sistema
- La persona o entidad deberá hacer constar que dicho sistema informático, en la versión indicada en ella, cumple con lo dispuesto en el nuevo reglamento para programas de facturación
- Fecha y lugar en los que la persona o entidad productora del sistema informático suscribe la declaración responsable del programa
Sanciones para los autónomos por no tener un programa certificado a partir de 2026
El nuevo reglamento para los programas de facturación tiene tres entradas en vigor distintas. Por un lado, los fabricantes y comercializadores deberán adaptarse a los nuevos requisitos del reglamento -incluido el de tener un certificado para sus programas- a partir de julio de 2025.
Por otro lado, todos los programas que usan los negocios deberán cumplir con estos mismos requisitos a partir de enero de 2026 -si son sociedades mercantiles- o de julio de ese mismo año -si son autónomos persona física-.
En caso de incumplir en estos plazos cualquiera de los requisitos -incluido el de contar con un certificado-, la Ley General Tributaria prevé dos tipos de sanciones, ambas graves:
- A la fabricación, producción y comercialización de sistemas informáticos que no cumplan con el reglamento se impondrá una sanción de 150.000 euros fijos por cada ejercicio económico en el que se hayan producido ventas de este tipo de sistemas informáticos y por cada tipo distinto de estos que sea objeto de la infracción.
- Por otro lado, cuando no se certifiquen dichos sistemas informáticos estando obligados a ello, se sancionará con 1.000 euros por sistema informático comercializado sin dicha certificación.
- Para los autónomos y empresas, ya será sancionable con 50.000 euros el mero hecho de tener sistemas informáticos que no se ajusten a lo establecido en el reglamento, cuando no estén debidamente certificados o cuando se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados.
