Los programas de facturación que adquieran los autónomos deberán contar con una declaración responsable para poder certificar que cumplen la normativa; es decir, con la Ley Antifraude. Sin esta certificación, el programa no será válido para facturar, lo que podría propiciar sanciones para trabajadores por cuenta propia y pymes. Éstos deben asegurarse de que el software que adquieren cuenta con la certificación, cuyos modelos ha subido Hacienda a su sede electrónica.
Según señalaron fuentes de Hacienda, la declaración responsable formará parte de las especificaciones técnicas que deben cumplir estos software de facturación para acreditar la certificación mencionada, siendo es indispensable para proteger a los trabajadores por cuenta propia ante el producto que adquieren.
En concreto, el documento valida que el software cumple con la trazabilidad, integridad, inalterabilidad y conservación de los registros de facturación electrónicos, preservando la seguridad y legalidad en las operaciones que realicen autónomos y empresas.
Aquellas empresas que facturan más de ocho millones de euros deberán contar con programas de facturación certificados a partir del próximo 1 de enero. Mientras que para los trabajadores por cuenta propia y las empresas de menor tamaño este momento llegará a partir del próximo 1 de julio.
- La declaración responsable es esencial para que los autónomos y empresas puedan certificar sus programas
- Información obligatoria que debe incluir la declaración responsable en los programas de facturación
- Los autónomos pueden necesitar más de una declaración responsable por programa
- Los programas de facturación solo pueden ser Verifactu o duales
- Las empresas que desarrollen y utilicen su propio software de facturación también tendrán que certificarlo
La declaración responsable es esencial para que los autónomos y empresas puedan certificar sus programas
Los sistemas de facturación o SIF que empleen los trabajadores por cuenta propia y las empresas, como señala el Reglamento de Requisitos de Sistemas de Facturación, tienen que integrar una certificación.
Éste requisito sólo se cumple a través de la declaración responsable, que tendrá que aparecer por escrito y de modo visible en el propio sistema informático, en cada una de sus versiones utilizadas, y también se otorgará al trabajador por cuenta propia —y al comercializador— cuando compre el producto.
Para que los autónomos y las empresas puedan tener seguridad a la hora de adquirir los software y saber cómo es el contenido de la declaración responsable, Hacienda ha publicado ejemplos como este.
Aunque los responsables del cumplimiento de los requisitos de los programas de facturación recaen en los fabricantes y distribuidores, los autónomos deben cerciorarse de que adquieren un producto que sea legal.
De esta forma, si los autónomos adquieren un software de facturación, lo prueban, y no cumple los requerimientos, quedarán respaldados por la declaración responsable. Ahora bien, la declaración responsable no los protegerá si realizan un mal uso del mismo. “No los exime del mal uso o la manipulación del programa”, aclararon desde Hacienda.
Información obligatoria que debe incluir la declaración responsable en los programas de facturación
La declaración responsable incluirá el nombre del sistema informático; el código identificador del sistema informático, que contiene una numeración; el identificador completo de la versión concreta del sistema informático; componentes, hardware y software con los que cuenta; indicación sobre si es un sistema que permite ser usado por varios obligados tributarios; y aclaración sobre si opera solo como Verifactu o permite la opción de activar esta funcionalidad.
Además, contendrá nombre y apellidos de la persona o razón social productora, el NIF, la dirección postal, fecha y lugar del momento en que se suscribe la declaración responsable e indicación de que la versión cumple con el RRSIF.
Los autónomos pueden necesitar más de una declaración responsable por programa
La declaración responsable deberá ajustarse a las condiciones del producto que se adquiere, que puede tener unas condiciones específicas por su fabricación.
Como ejemplo, si el autónomo adquiere un programa de facturación con varios componentes, cada uno desarrollado e implementado por una empresa distinta, cada uno de estos componentes deberá estar certificado. Es decir, tendrá que disponer de una declaración responsable por cada uno de los componentes, y todas deberán estar disponibles para el trabajador por cuenta propia.
Los programas de facturación solo pueden ser Verifactu o duales
Como recordaron estas fuentes de Hacienda, los programas que compren los autónomos o las empresas solo pueden ser Verifactu o duales. Es decir, que cuando adquieran el software certificado tendrán que asegurarse de que contengan estas características.
“Los software de facturación solo pueden ser Verifactu o duales. Un SIF que no permita Verifactu no es válido”, explicaron.
Aunque los autónomos y las empresas pueden decidir si operar o no con la funcionalidad Verifactu, todos los software que se adquieran deben permitir esta opción, independientemente de la alternativa que escoja al final el usuario.
Cabe destacar que también deberán incluir declaración responsable todos los programas de facturación que únicamente funcionen con la modalidad Verifactu.
Las empresas que desarrollen y utilicen su propio software de facturación también tendrán que certificarlo
Como cada sistema de facturación tiene que disponer de la certificación, acreditada a través de la declaración responsable, en estos casos la propia empresa será la que tenga que certificar siguiendo la normativa (artículo 13 del RRSIF).
Es responsabilidad de autónomos y empresas que el programa esté actualizado
Como señalaron, aunque es responsabilidad de fabricantes y comercializadores que los software cumplan todas sus especificaciones, sí es responsabilidad de los trabajadores por cuenta propia utilizar programas de facturación adaptados y actualizados cuando corresponda.
La declaración responsable en el momento de la adquisición no les avala para utilizar software de los que ya no se ofrezca mantenimiento y que, por tanto, queden desactualizados.
