La Dirección General de Tributos (DGT) ha aclarado nuevas dudas de los autónomos ante la inminente entrada en vigor del nuevo reglamento de facturación electrónica. En este caso, Hacienda aclara si los autónomos que elaboren y envíen sus recibos mediante sistemas informáticos no estructurados, como hojas de cálculo de Excel, también tendrán que cumplir con las nuevas obligaciones recogidas en el Reglamento Verifactu.
Entre otras cuestiones, a partir de 2026 los autónomos y las empresas deberán cumplir con nuevas obligaciones, como incluir un código QR en todas sus facturas. También los programas externos que utilizan para elaborar y enviar sus recibos tendrán que cumplir nuevos requisitos a partir de julio de este año.
Se trata de una cuestión importante, que ha generado multitud de dudas entre el colectivo. Por ejemplo, si los autónomos que utilizan hojas de cálculo o procesadores de texto para emitir facturas en el ejercicio de su actividad también estarán obligados a cumplir con estas obligaciones.
Al respecto, Tributos ha respondido que estos autónomos también estarán sujetos al Reglamento Verifactu, puesto que los documentos de Excel o los PDF son consideradas utilidades de procesamiento de datos y conservación, por lo que se enmarcan dentro de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) incluidos en el reglamento.
Los autónomos que facturen con hojas de cálculo deberán cumplir con el reglamento de facturación electrónica
El caso al que alude la consulta de Tributos, del pasado 27 de diciembre, corresponde a una autónoma que, en el ejercicio de su actividad, “emite un escaso número de facturas mensualmente que son elaboradas a partir de una hoja de cálculo que envía a sus clientes.”
En este caso, la consultante pregunta si le resultarán aplicables “los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación.”
Al respecto, la Dirección General de Tributos hace referencia al artículo 1.2 del Reglamento Verifactu, que se aprobó dentro del Real Decreto 1007/2023, donde se establece que “se considera sistema informático de facturación -y por tanto, sujeto a las obligaciones- el conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas mediante la realización de las siguientes acciones”:
- Admitir la entrada de información de facturación por cualquier método.
- Conservar la información de facturación, ya sea mediante su almacenamiento en el propio sistema informático de facturación o mediante su salida al exterior en un soporte físico de cualquier tipo y naturaleza o a través de la remisión telemática a otro sistema informático, sea o no de facturación.
- Procesar la información de facturación mediante cualquier procedimiento para producir otros resultados derivados, independientemente de dónde se realice este proceso, pudiendo ser en el propio sistema informático de facturación o en otro sistema informático previa remisión de la información al mismo por cualquier vía directa o indirecta.
Por ello, desde Tributos consideraron que las hojas de cálculo que miles de autónomos utilizan para enviar sus facturas -por ejemplo, mediante Microsoft Excel- constituyen “utilidades de procesamiento de datos y conservación que pueden implicar su consideración como Sistemas Informáticos de Facturación (SIF).”
Por el contrario, “en el caso de que la consultante no utilizara ningún sistema informático de facturación para la expedición de sus facturas y dicha expedición se hiciera de manera manual, no estaría obligada”, estableció la Dirección General de Tributos.
Nuevas obligaciones que tendrán que cumplir los autónomos sobre la factura electrónica
Como ha venido contando este diario, la Ley Antifraude ha sido impulsada por el Ministerio de Hacienda con el objetivo de prevenir el fraude fiscal. Para conseguirlo, el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación fija una serie de requisitos técnicos que deben cumplir los programas de facturación para garantizar que no se puedan manipular las facturas.
Esta normativa, que entrará en vigor en diferentes fases durante los próximos meses, afectará tanto a las pymes y los autónomos que emiten facturas utilizando un software de facturación -u otros sistemas informáticos de facturación- como a los desarrolladores y distribuidores de estos programas informáticos.
Como explicaron a este diario los expertos, una de las principales novedades será que, por cada factura que se emita, los programas informáticos deberán generar un registro de facturación que la pyme o autónomo deberá conservar a disposición de la Agencia Tributaria o bien enviarlo de forma voluntaria a Hacienda, la modalidad conocida como Verifactu.
Asimismo, las facturas también deberán incluir un código QR a partir de enero -si son pymes- o julio de 2026, si son autónomos. Una obligación que también afectará a aquellos que utilicen sistemas digitales y no estructurados, como podrían ser las hojas de cálculo de Excel o un documento PDF.
