En las últimas semanas, el reglamento de Verifactu y los programas de facturación han estado en boca de todos los autónomos. Hasta hace pocas semanas, las empresas iban a tener que adaptar sus softwares por uno homologado antes de enero, y los trabajadores por cuenta propia tendrían hasta julio de 2026.
A través del Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, el Consejo de Ministros propuso la ampliación de los plazos que tienen los autónomos y pymes para adaptarse a Verifactu y cambiar su programa de facturación por uno que cumpla los requisitos establecidos por Hacienda, una propuesta que fue validada por el Congreso. La prórroga llegó en el último minuto, a menos de un mes de que arrancara esta nueva obligación para las sociedades mercantiles.
Ahora, estas sociedades tienen un año más para adaptarse a esta nueva obligación e incorporar un programa de facturación que cumpla con los requisitos del nuevo reglamento, como por ejemplo llevar integrada la funcionalidad Verifactu o asegurar la trazabilidad de las facturas, entre otras. En el caso del resto de empresas y autónomos, contarán con algo más de tiempo.
Sea como sea, Verifactu sigue generando dudas en el colectivo. Por ello Wolters Kluwer, compañía de desarrollo de soluciones de software, información y servicios para despachos profesionales y empresas que ya ofrece herramientas de facturación adaptadas a las nuevas condiciones, explica las principales claves de esta obligación que llegará pronto para pymes y autónomos.
¿Qué es Verifactu y en qué se diferencia de la factura electrónica obligatoria?
Según recordaron desde Wolters Kluwer, Verifactu no es lo mismo que la factura electrónica. El Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación (RSIF), comúnmente conocido como Verifactu, establece una serie de requisitos técnicos para garantizar que las facturas emitidas sean íntegras, trazables e inalterables. Su principal objetivo es combatir el fraude fiscal.
Así, cada vez que se genera una factura, el sistema crea un registro digital con datos fiscales de la misma. La pyme o autónomo debe conservar este registro digital de facturación para ponerlo a disposición de la Agencia Tributaria cuando lo requiera, a no ser que se le envíe automáticamente y de forma voluntaria. Esta segunda opción, la del envío, es la que se conoce como Verifactu, una de las dos modalidades de funcionamiento que contempla el Reglamento y que marca el camino hacia una facturación más transparente y segura.
Por tanto, no se trata de una factura electrónica, que vendrá más adelante -cuando se apruebe el Reglamento de Facturación Electrónica-, sino del envío a la Agencia Tributaria de los registros digitales de las facturas emitidas.
Aunque la modalidad de envío de facturas automáticas a Hacienda es opcional para los negocios, cualquier autónomo o pyme que tenga un programa sí tendrá que adaptar su software a los requisitos del reglamento.
Para adaptarse a estos requisitos basta con actualizar su programa de facturación o incorporar uno nuevo con alguna compañía como Wolters Kluwer, que asegure el cumplimiento de todas las condiciones y certificados que exige la Agencia Tributaria.
¿Qué ventajas puede tener Verifactu para los negocios?
Más allá de cumplir con la ley, los programas adaptados a Verifactu sí pueden ofrecer ventajas para cualquier pyme o autónomo:
- Cumplimiento automático: el envío de los registros a la Agencia Tributaria en tiempo real implica el cumplimiento por defecto de la ley y reduce los requerimientos posteriores.
- Ahorro de tiempo y tranquilidad: el propio sistema garantiza que la facturación cumple los requisitos técnicos y legales.
- Transparencia que genera confianza: cada factura incorpora un código QR que permite a clientes y proveedores comprobar su autenticidad al instante. Solo si se ha optado por la modalidad Verifactu, constará que es una factura verificada por Hacienda.
- Mejor imagen y competitividad: en un entorno donde la transparencia es un valor diferencial, trabajar con Verifactu transmite confianza y refuerza la relación con los clientes.
- Un paso firme hacia la digitalización: optar por Verifactu supone modernizar los procesos de facturación y dar un salto hacia una gestión más ágil, segura y eficiente.
¿Pueden las empresas no usar Verifactu y cumplir la normativa?
Sí, es posible. El Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación establece una modalidad no verificable, pero igualmente válida. Si el autónomo no desea enviar los registros de forma inmediata a la AEAT, está obligado a conservar los registros de facturación y tenerlos a disposición de la Agencia Tributaria ante cualquier posible requerimiento.
Se trata de una modalidad menos sencilla y con más cargas de conservación y requerimientos que, además, exige más medidas de seguridad y controles adicionales ante posibles pérdidas de información como consecuencia, por ejemplo, del cambio de software o de un ciberataque.
En cualquier caso, sí es obligatorio actualizar el sistema que esté usando la empresa para facturar a un software que cumpla todos los requisitos del reglamento para programas de facturación.
¿Qué empresas deberán cumplir Verifactu y a partir de cuándo?
Desde el 29 de julio de 2025, los desarrolladores de software solo pueden ofrecer programas de facturación adaptados a esta nueva normativa.
Tras la aprobación del Real Decreto de principios de este mes de diciembre, finalmente los negocios tendrán un año más para adaptar los programas que usan para facturar a uno homologado.
Con estos nuevos plazos, las personas jurídicas tendrán para adaptarse hasta el 1 de enero de 2027 y las personas físicas hasta el 1 de julio del mismo año. Es decir: el cambio ya ha empezado, pero los negocios aún tienen tiempo para pensar si se decantan por Verifactu o por la modalidad no verificable.
