Muchos autónomos creen que sus obligaciones con Hacienda se limitan a presentar impuestos periódicos. Sin embargo, gestionar una actividad implica cumplir con una cadena mucho más amplia de trámites que, si se pasan por alto, pueden derivar en errores, sanciones o pérdidas de derechos desde el primer momento.
El ejercicio de una actividad económica conlleva obligaciones que comienzan incluso antes de darse de alta, se mantienen durante todo el desarrollo del negocio y continúan hasta su cese. La Agencia Tributaria ha recopilado todos estos pasos en su manual de actividades económicas, donde detalla de forma sistemática qué deben hacer las personas físicas, las sociedades y otras entidades en cada fase.
En este sentido, fuentes de la Agencia Tributaria explicaron a este medio que este manual resulta útil “para muchas circunstancias”, ya que permite tener una visión completa de todas las obligaciones fiscales. “Habla de temas censales, renta, IVA, Sociedades, impuestos especiales… Es el detalle de cómo tributa todo lo que afecta a empresarios y profesionales en un sentido amplio”, señalaron.
Obligaciones fiscales de los negocios: antes, durante y después de la actividad
El manual de la Agencia Tributaria deja claro que las obligaciones fiscales de un negocio no se limitan a presentar impuestos periódicos, sino que se extienden a lo largo de toda su vida: desde el alta, pasando por el ejercicio de la actividad, hasta su cierre.
Antes de iniciar la actividad, todos los contribuyentes -ya sean autónomos, sociedades o entidades sin personalidad jurídica- deben presentar la declaración censal (modelo 036). En el caso de las personas físicas, también pueden utilizar el modelo 030, mientras que las personas jurídicas deben solicitar previamente el NIF.
Durante la actividad, se concentra la mayor carga de obligaciones. Todos los perfiles deben comunicar cualquier cambio mediante el modelo 036 y, en función de su situación, cumplir con distintos impuestos:
Los autónomos tributan principalmente por IRPF (modelos 130 o 131), mientras que las sociedades lo hacen por el Impuesto sobre Sociedades (modelos 200, 202 o 222).
En materia de IVA, tanto autónomos como empresas deben presentar autoliquidaciones periódicas (modelo 303) y resúmenes anuales (modelo 390).
Si tienen trabajadores o realizan determinadas operaciones, también deberán presentar retenciones (modelos 111 o 190).
Además, cuando se superan ciertos límites de facturación o se realizan determinadas operaciones, deben cumplir con obligaciones adicionales como el IAE (modelos 840 y 848) o la declaración anual de operaciones con terceros (modelo 347).
Tras el cese de la actividad, las obligaciones no desaparecen de inmediato. Todos los contribuyentes deben presentar la baja censal (modelo 036) y, en su caso, comunicar también la baja en el IAE mediante el modelo 840.
Libros y obligaciones contables de los autónomos según su régimen fiscal
La Agencia Tributaria distingue claramente las obligaciones contables y registrales de los autónomos en función del régimen de tributación en el que desarrollen su actividad, así como de si actúan como empresarios o profesionales.
En estimación directa, tanto en su modalidad normal como simplificada, los empresarios deben llevar una contabilidad más completa.
En actividades mercantiles, incluso puede ser obligatoria una contabilidad ajustada al Código de Comercio, mientras que en otros casos esta exigencia es opcional. Además, estos autónomos deben mantener de forma habitual varios libros registro clave:
- Libro de ventas e ingresos
- Libro de compras y gastos
- Libro de bienes de inversión
Por su parte, los profesionales en estimación directa tienen un esquema similar, aunque adaptado a su actividad. En su caso, deben llevar:
- Libro de ingresos
- Libro de gastos
- Libro de bienes de inversión
- Libro de provisiones de fondos y suplidos, específico de este colectivo
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Resumen de obligaciones formales en personas físicas. Fuente: AEAT
En el régimen de estimación objetiva (módulos), las obligaciones se reducen notablemente. No es obligatorio llevar una contabilidad completa y, en muchos casos, basta con conservar determinados registros. Por ejemplo, sólo será necesario el libro de ventas o ingresos cuando el rendimiento se calcule en función del volumen de operaciones, y el de bienes de inversión cuando se practiquen amortizaciones.
Qué libros de IVA deben llevar los autónomos según su régimen
Las obligaciones de registro en materia de IVA también varían de forma significativa en función del régimen en el que tributen los autónomos y del tipo de actividad que desarrollen.
En el régimen general de IVA, tanto empresarios como autónomos están obligados a llevar un control completo de su facturación. Esto incluye el libro registro de facturas emitidas, el de facturas recibidas y el de bienes de inversión. Además, cuando realizan operaciones con otros países de la Unión Europea, deben registrar también las operaciones intracomunitarias.
En el caso del régimen simplificado, las obligaciones se reducen, aunque sigue siendo necesario llevar el libro de facturas recibidas, ya que es clave para justificar gastos y deducciones.
Por su parte, los autónomos acogidos al recargo de equivalencia o al régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca (REAGP) no tienen, en general, las mismas obligaciones registrales que en el régimen general. Sin embargo, si desarrollan actividades adicionales en otros regímenes, sí deberán llevar el libro de facturas recibidas por esas operaciones.
Además, en el caso específico del REAGP, se exige un registro adicional para determinadas operaciones vinculadas a este régimen especial.
Qué obligaciones contables y registros deben cumplir las sociedades y entidades sin personalidad jurídica
Las personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica están sujetas a un nivel de exigencia contable mucho más elevado que los autónomos, especialmente cuando desarrollan actividades mercantiles.
En estos casos, deben llevar una contabilidad ajustada al Código de Comercio y al Plan General de Contabilidad, lo que implica un control completo y ordenado de su actividad económica.
Además, estas entidades están obligadas a mantener una serie de libros contables y societarios fundamentales, entre los que destacan:
- El libro de inventarios y cuentas anuales
- El libro diario, donde se registran todas las operaciones
- El libro de actas, que recoge las decisiones de los órganos sociales
- El libro de acciones nominativas, en el caso de sociedades anónimas
- El libro registro de socios, en las sociedades limitadas
En materia de IVA, también deben cumplir con las mismas obligaciones registrales que en el régimen general. Esto incluye:
- El libro registro de facturas emitidas
- El libro de facturas recibidas
- El libro de bienes de inversión
- El registro de operaciones intracomunitarias, cuando corresponda
En conjunto, la normativa exige a estas entidades un control mucho más exhaustivo de su actividad, tanto desde el punto de vista contable como fiscal, lo que implica una mayor carga administrativa y un cumplimiento más riguroso de sus obligaciones formales.
