Inspección vigila que las pymes que trabajan con otras coordinen bien sus políticas de prevención de riesgos

1. La coordinación preventiva se ha convertido en un foco creciente de sanciones en entornos con varias empresas
2. En realidad, muchos pequeños negocios desconocen que deben cumplir esta obligación
3. Errores documentales y falta de coordinación concentran la mayoría de sanciones en pequeños negocios
4. La presión inspectora y la digitalización están elevando la detección de incumplimientos en prevención

La Inspección de Trabajo está intensificando el control en un ámbito concreto de la prevención laboral: la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE), es decir, la obligación de organizar de forma conjunta la vigilancia de posibles riesgos cuando coinciden varias pymes o autónomos en un mismo lugar de trabajo. De hecho, el aumento de la exigencia documental está elevando la detección de errores que antes pasaban desapercibidos.

Y aunque muchos sigan creyendo que se trata de una exigencia propia de grandes compañías, las sanciones por fallos en este terreno afectan también a pequeños negocios que trabajan con contratas, subcontratas o dentro de las instalaciones de otra empresa, y pueden alcanzar hasta 983.736 euros en los casos muy graves.

“Conviene recordar que la CAE no solo se basa en disponer de documentos, sino en garantizar una coordinación efectiva en el terreno”, recordó a este diario Valentín Díaz Espada, consultor del Instituto Europeo de Innovación y Negocios. Para quien de poco sirve tener toda la documentación en regla, “si, en la práctica, no existe una comunicación fluida entre las empresas concurrentes”.

El problema no es nuevo, pero sí está adquiriendo mayor impacto económico para pequeños negocios que operan en entornos compartidos, como obras, centros logísticos, instalaciones industriales o servicios externalizados, en los que la coordinación preventiva es obligatoria. La normativa establece sanciones desde 2.451 euros en infracciones habituales, hasta el citado máximo en las muy graves, especialmente cuando se produce un accidente y se demuestra falta de coordinación o documentación preventiva.

La coordinación preventiva se ha convertido en un foco creciente de sanciones en entornos con varias empresas

“Este punto evidencia la importancia de que las pymes y los autónomos incorporen la CAE en su gestión habitual, y no solo cuando ocurre un accidente”, comentó Díaz Espada. El consejo del experto es que la prevención “debe anticiparse a los riesgos desde la planificación del trabajo compartido”.

Muchos incumplimientos sancionados se repiten con frecuencia y tienen que ver con cuestiones básicas, como no disponer de la evaluación de riesgos actualizada, no acreditar la formación preventiva, no intercambiar información entre empresas concurrentes o trabajar sin la documentación exigida. Estos errores, que a menudo se consideran meros trámites administrativos, pueden derivar en responsabilidades económicas relevantes e incluso en la paralización de la actividad si la Inspección detecta riesgo grave para la seguridad.

La CAE es la obligación legal de organizar la prevención cuando coinciden varias empresas o autónomos en un mismo centro de trabajo, con el objetivo de evitar riesgos derivados de esa concurrencia. La normativa exige intercambiar información sobre riesgos, coordinar medidas preventivas y garantizar que los trabajadores están formados, incluso cuando el autónomo no tiene empleados a su cargo.

En realidad, muchos pequeños negocios desconocen que deben cumplir esta obligación

En la práctica, muchos pequeños negocios desconocen que deben cumplir esta obligación cuando trabajan como proveedores, instaladores, técnicos o subcontratistas dentro de las instalaciones de otra empresa, lo que les expone a sanciones, aunque su actividad sea puntual. La responsabilidad no recae únicamente en la empresa principal, sino también en cada empresa concurrente, incluidos los autónomos que intervienen en el trabajo.

Uno de los factores que está aumentando la detección de incumplimientos es la digitalización de la gestión documental, ya que muchas empresas utilizan plataformas que registran la entrega y validez de la documentación preventiva. Esta trazabilidad facilita a la Inspeccióncomprobar si la documentación está caducada, incompleta o no se ha intercambiado correctamente entre las partes.

“La digitalización es una gran aliada para la trazabilidad, pero también exige rigor en la gestión documental”, recordó Díaz Espada. Para quien automatizar procesos, “sin validar la coherencia de los datos, puede generar una falsa sensación de cumplimiento”.

Además, las campañas de control en sectores con alta concurrencia de empresas, como construcción, industria, mantenimiento o logística, han incrementado la presión inspectora en materia preventiva. En estos ámbitos, la falta de coordinación suele aparecer vinculada a accidentes laborales, lo que eleva la gravedad de la infracción y el importe de la sanción.

Errores documentales y falta de coordinación concentran la mayoría de sanciones en pequeños negocios

“Entre los incumplimientos más habituales figura no disponer de evaluación de riesgos específica para el trabajo que se va a realizar, utilizar documentación genérica o no actualizarla cuando cambian las condiciones del servicio”, recordó el experto. Si bien, es frecuente también no acreditar la formación preventiva obligatoria o no designar recursos preventivos cuando la actividad lo requiere.

Otro error recurrente es no intercambiar información sobre riesgos entre empresas concurrentes, especialmente cuando varias contratas coinciden en un mismo espacio o cuando el autónomo accede a instalaciones de un cliente con riesgos específicos. La normativa exige que todas las partes conozcan los riesgos del entorno y las medidas preventivas antes de iniciar el trabajo.

La falta de control sobre la vigencia de la documentación es otra causa frecuente de sanción, “ya que certificados médicos, formaciones, seguros o evaluaciones caducadas se consideran incumplimiento, aunque el resto de requisitos se haya cumplido”, según el experto. En entornos digitalizados, estos fallos son más fáciles de detectar y suelen derivar en requerimientos o sanciones si no se corrigen a tiempo.

Cuando se produce un accidente laboral y se demuestra ausencia de coordinación preventiva, la infracción puede calificarse como grave o muy grave, lo que incrementa de forma notable la sanción. En estos casos,además del impacto económico, se pueden derivar responsabilidades adicionales y la suspensión temporal de la actividad, si existe riesgo para la seguridad.

La presión inspectora y la digitalización están elevando la detección de incumplimientos en prevención

La Inspección de Trabajo no solo revisa la existencia de documentación, sino también su coherencia con la actividad realizada y la coordinación real entre empresas concurrentes, lo que obliga a pequeños negocios a reforzar el control preventivo. La tendencia apunta a una mayor exigencia documental y a una supervisión más sistemática en sectores donde coinciden varias actividades.

Para muchos autónomos, la coordinación preventiva sigue percibiéndose como un trámite administrativo, pero en la práctica tiene consecuencias económicas relevantes cuando no se cumple correctamente. “Sin duda, la CAE se está consolidando como un indicador clave de madurez preventiva”, concluyó Díaz Espada. Según él, las pymes que logren integrarla en su cultura organizacional “no solo evitarán sanciones, sino que fortalecerán su reputación y seguridad operativa”.