Los a autónomos y empresas reciben cada año más de 700.000 requerimientos por parte de la Agencia Tributaria. Y, según un estudio del software fiscal declarando, alrededor del 10% de estos avisos se deben a simples errores formales en las facturas..
Según Declarando, se estima que las empresas reciben cada año entorno a 70.000 avisos de Hacienda por errores básicos y evitables en las facturas. El impacto económico de estos requerimientos, que algunas veces terminan en sanción, superaría los 21 millones de euros entre costes de gestión, tiempo perdido, recargos y problemas de liquidez.
La abogada fiscal Mónica Serra, especialista en autónomos de la firma, aclaró a este diario que no hablamos de fraude, “sino de fallos administrativos; un matiz que explica por qué muchos expedientes terminan resolviéndose sin sanción grave”, aunque el contribuyente soporte consecuencias económicas reales. En su análisis, subraya que estos errores formales están detrás de miles de procedimientos que podrían evitarse con cambios simples en la facturación y el control interno.
Según la experta, la mayoría de los requerimientos no se debe a conductas irregulares deliberadas, sino a descuidos administrativos que la normativa considera infracción. Lo que obliga al autónomo a responder, justificar y, en muchos casos, corregir documentación ya presentada. Este fenómeno afecta especialmente a pequeños negocios que no cuentan con asesoramiento constante y cuya carga administrativa se multiplica cuando llega un aviso de Hacienda.
- Pequeños errores administrativos originan miles de requerimientos de Hacienda cada año
- Costes económicos reales incluso cuando no hay fraude
- Mayor detección de errores formales por control automatizado y complejidad fiscal
- Medidas prácticas para reducir el riesgo de recibir un requerimiento
Pequeños errores administrativos originan miles de requerimientos de Hacienda cada año
Serra explica que los fallos más comunes no son complejos, ni sofisticados, sino pequeños errores formales que, eso sí, acumulados, activan los mecanismos de control tributario, como datos incorrectos o incompletos en la factura. “Se trata, sobre todo, de omisiones o datos incorrectos en el NIF del cliente o del emisor, así como saltos en la numeración de las facturas”, señaló, añadiendo que también son frecuentes las descripciones demasiado genéricas de los servicios prestados.
A estos fallos se suman errores en la fecha de expedición, pequeñas incorrecciones en la consignación de impuestos o facturas emitidas sin cumplir todos los requisitos formales, aspectos que el sistema detecta automáticamente al cruzar datos. La experta insiste en que en la mayoría de los casos “no existe fraude, sino descuidos administrativos que, sin embargo, la normativa tipifica como infracción”.
Aunque no existe un dato cerrado sobre cuántos expedientes se archivan finalmente, Serra explica que muchos requerimientos se resuelven mediante subsanación o alegaciones. En especial, cuando el error es técnico o interpretativo. Entre los casos más habituales menciona la aplicación incorrecta del tipo impositivo, la inversión del sujeto pasivo mal entendida o las operaciones intracomunitarias sin acreditación adecuada. Lo que obliga a preparar alegaciones fundamentadas o aportar documentación adicional para justificar correctamente la operación.
Costes económicos reales incluso cuando no hay fraude
Incluso cuando el expediente termina archivándose o se acepta la alegación del contribuyente, el proceso genera costes que impactan directamente en la actividad del autónomo, especialmente en negocios pequeños con tesorería limitada. “El autónomo soporta consecuencias económicas reales durante el proceso”, afirmó Serra, señalando que el impacto no desaparece aunque no haya sanción.
Entre esos costes, la experta menciona el gasto en asesoramiento y defensa técnica, la preparación de alegaciones o la aportación de documentación adicional, que requieren tiempo y recursos. También advierte de posibles recargos o intereses de demora cuando el contribuyente decide regularizar voluntariamente para reducir riesgos, lo que puede suponer recargos o intereses de demora, si el contribuyente opta por corregir antes de que avance el procedimiento.
Otro efecto frecuente es el bloqueo de devoluciones de IVA, que puede afectar directamente a la liquidez del negocio y comprometer su operativa diaria, además del tiempo y la carga administrativa que implica gestionar el procedimiento. Serra subraya que aun cuando no exista fraude, “el procedimiento genera un coste financiero y psicológico significativo para el autónomo”.
Mayor detección de errores formales por control automatizado y complejidad fiscal
La experta indica que en los últimos años se aprecia un incremento progresivo de este tipo de requerimientos, especialmente los vinculados a la correcta aplicación del IVA en operaciones concretas. Según explica, este aumento no se debe necesariamente a más fraude, sino a una mayor capacidad de detección por parte de la Administración, lo que refleja un incremento progresivo en este tipo de requerimientos relacionados con incoherencias formales.
“El incremento se relaciona con el control automatizado y los cruces masivos de datos, que generan avisos de forma casi automática ante incoherencias formales”, afirma Serra, en referencia al uso de sistemas de información y análisis digital. La digitalización creciente de la facturación y la contabilidad facilita la detección de discrepancias entre lo declarado por distintos obligados tributarios, lo que permite generar requerimientos de forma casi automática ante cualquier incoherencia detectada por el sistema.
A ello se suma la complejidad normativa, especialmente en materia de IVA internacional, servicios digitales, marketplaces u operaciones intracomunitarias. Ámbitos en los que muchos pequeños negocios no disponen de conocimientos técnicos suficientes para aplicar correctamente la normativa. Según la experta, el resultado es un aumento de la capacidad de detección de errores técnicos, más que del fraude real.
Medidas prácticas para reducir el riesgo de recibir un requerimiento
Desde un punto de vista práctico, Serra propone medidas concretas que pueden reducir significativamente el riesgo de recibir un requerimiento por errores formales, empezando por el control previo de la facturación. “La primera medida es utilizar un software que bloquee errores formales antes de emitir la factura, porque es la forma más eficaz de prevenirlos”.
La segunda recomendación consiste en establecer una revisión mensual sistemática antes de presentar el IVA, comprobando numeración correlativa, NIF y coherencia de importes, lo que permite detectar fallos antes de que la Administración lo haga. La experta considera que este control periódico es especialmente útil para autónomos sin asesoramiento continuo, ya que permite establecer una revisión mensual sistemática antes de presentar las declaraciones fiscales.
Por último, insiste en la importancia de actuar con rapidez cuando se detecta un error, emitiendo de inmediato una factura rectificativa para evitar consecuencias mayores. “Si el fallo se corrige antes de que Hacienda lo notifique, la norma no prevé sanción”, concluyó, destacando que la prevención y la reacción temprana son claves para evitar costes innecesarios.
