La Inspección de Trabajo revela el error con el registro horario por el que acaba multando a miles de autónomos

1. El error más frecuente de las pymes con el control horario: registros rellenados días después
2. La Inspección sospecha de los negocios cuando todos los horarios son idénticos
3. Las visitas por sorpresa siguen siendo la principal herramienta de control
4. La inspección reconoce límites: no revisa cámaras ni wasaps para comprobar horarios
5. Las multas pueden alcanzar los 7.500 euros

Uno de cada tres autónomos y pequeños negocios sigue registrando la jornada laboral de sus trabajadores en papel o mediante Excel. Cuando son los sistemas con los que la Inspección de Trabajo asegura detectar más incumplimientos. Mientras el Ministerio de Trabajo prepara el futuro registro horario digital obligatorio, muchos negocios continúan utilizando controles manuales que, según los inspectores, suelen rellenarse tarde, de forma incompleta o simplemente “para cubrir el expediente”.

Registros cumplimentados varios días después, trabajadores que apuntan la hora de salida nada más entrar o jornadas “perfectas”, idénticas todos los días son algunas de las situaciones que más hacen sospechar a la inspección durante las visitas a pequeños negocios y pymes. “Tiene que ser un registro vivo”, explicó a este diario Jesús Prieto, quien aseguró que muchos incumplimientos siguen apareciendo especialmente en empresas que todavía llevan el control horario “a bolígrafo y a mano”.

Sin embargo, desde la propia inspección advirtieron también de que las sospechas, por sí solas, no bastan para sancionar a un negocio. Aunque unos horarios idénticos o un registro excesivamente “perfecto” puedan levantar dudas, si los trabajadores confirman que reflejan su jornada real no tendría por qué existir infracción. Además, los inspectores reconocen que sus actuaciones también tienen límites: no revisan cámaras del negocio, ni mensajes de wasap, únicamente para comprobar si la jornada registrada coincide exactamente con las horas trabajadas.

Aun así, cuando la Inspección detecta que el registro no se rellena diariamente o que existen irregularidades reales en el control horario, las sanciones pueden ser importantes. La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) considera grave la transgresión de las normas sobre jornada y registro horario, con multas que pueden oscilar entre 751 y 7.500 euros, dependiendo de factores como el número de trabajadores afectados, la intencionalidad o la cifra de negocio de la empresa.

El error más frecuente de las pymes con el control horario: registros rellenados días después

Según explicó Jesús Prieto a Autónomos y Emprendedores, el principal problema que siguen encontrando durante las visitas inspectoras aparece, sobre todo, en pequeños negocios y pymes que todavía utilizan registros horarios manuales en papel.

“El primero: que no lo tengan hecho ese día”, explicó el inspector. Según señaló, muchas pequeñas empresas acumulan varios días sin rellenar el control horario y lo completan posteriormente. “No se lleva un registro diario real; lo tienen ahí para cubrir el expediente y no lo tienen hecho la mayoría de las ocasiones”, añadió.

Para la inspección, el problema no es únicamente formal. El registro horario constituye la principal herramienta para comprobar si un trabajador está realizando horas extraordinarias, si se respetan los descansos o si existen excesos de jornada. “Si tienes un pequeño negocio, lleva bien el registro horario. Es su derecho. Es la única manera de controlar si hacen horas extra o no”, afirmó Prieto.

Además, el inspector explicó que muchos negocios siguen utilizando sistemas rudimentarios, porque todavía no han implantado herramientas digitales de fichaje. Precisamente, un reciente estudio de TeamSystem reveló que el 35% de autónomos y pymes continúa registrando la jornada en papel o Excel, pese a la futura obligación de implantar sistemas digitales.

La Inspección sospecha de los negocios cuando todos los horarios son idénticos

Otro de los errores que más llaman la atención de los inspectores son los registros excesivamente perfectos. En especial, aquellos en los que todos los trabajadores entran y salen exactamente a la misma hora cada día durante semanas o meses.

“Si, por ejemplo, todos los horarios son idénticos, con entrada y salida a la misma hora exacta cada día, eso puede hacer sospechar que se han hecho todos a la vez y no día a día”, explicó Prieto.

Según el inspector, también es frecuente encontrar trabajadores que rellenan la hora de entrada y la de salida nada más comenzar la jornada. “Directamente, según llegan, ponen hora de entrada y hora de salida y hacen el trabajo diario de ocho horas. Y eso es como si no lo hicieran”, señaló.

Desde el punto de vista de la Inspección, el registro debe reflejar la jornada real mientras se está desarrollando. “Tiene que ser un registro abierto, un registro vivo”, aseguró Prieto. “En el momento en el que estés allí, solamente tiene que aparecer la hora de entrada. La salida se pondrá cuando el trabajador se marche”.

Aun así, el portavoz del SITSS también dejó claro que la mera sospecha no basta para imponer una sanción. Aunque los horarios idénticos o los registros “demasiado perfectos” puedan levantar dudas, si los trabajadores confirman durante la visita que esas jornadas son reales, la Inspección no entra automáticamente a cuestionarlo. “Si hablo con ellos y me dicen que está bien, les creo. La Inspección no entra a juzgar si son falsificaciones”, explicó.

De hecho, Prieto reconoció que incluso si un inspector llega a las 9:30h y el trabajador ya ha firmado haber entrado a las 9:00h, no puede sancionarse únicamente por esa circunstancia si el empleado valida el registro. “Yo no voy a dudar sobre algo que ya rellenó el trabajador”, afirmó.

Las visitas por sorpresa siguen siendo la principal herramienta de control

Gran parte de las actuaciones de la Inspección relacionadas con el registro horario siguen apoyándose en visitas presenciales a los centros de trabajo. “La visita lo es todo”, resumió Prieto. “Sin visita es muy difícil demostrar nada”.

Según explicó, las inspecciones laborales funcionan de manera muy distinta a otros controles administrativos basados únicamente en cruces de datos. En materia de jornada laboral, el factor clave sigue siendo lo que el inspector observa directamente y las declaraciones espontáneas de trabajadores y empresarios. “La gente te dice la verdad cuando está desprevenida”, afirmó. “Si tú dejas hablar a la gente, la gente habla”.

Por ello, cuando la Inspección sospecha de posibles horas extraordinarias no registradas, puede acudir fuera del horario habitual declarado por la empresa. “Si, por ejemplo, su jornada es de nueve a dos, yo voy a ir a las dos y media para ver si hacen horas extraordinarias y no las registran”, explicó.

Además, Prieto confirmó que los inspectores suelen hablar con los trabajadores por separado. “Siempre pedimos hablar a solas con el trabajador”, aseguró. “Si el empresario se queda delante, puede considerarse una obstrucción a la labor inspectora”.

Según añadió, muchas actuaciones relacionadas con horas extraordinarias surgen tras denuncias previas de trabajadores o terceros, aunque una parte importante de las visitas se realiza también dentro de campañas generales de control horario impulsadas por la propia Inspección.

La inspección reconoce límites: no revisa cámaras ni wasaps para comprobar horarios

Junto a las facultades de control, el inspector también quiso aclarar algunos límites que afectan a las actuaciones de la Inspección de Trabajo y que muchos negocios desconocen.

Según explicó Prieto, los inspectores no utilizan de forma habitual cámaras de videovigilancia, mensajes de wasap o cruces masivos de datos privados para comprobar si un trabajador ha realizado exactamente la jornada que aparece registrada. “No hacemos cruces de datos de eso”, afirmó. “Yo no voy a buscar que el registro horario se esté realizando debidamente mediante otro tipo de pruebas”.

El inspector aseguró que este tipo de actuaciones deben respetar siempre criterios de proporcionalidad, intimidad y protección de datos. “Un inspector no va a pedir cosas que excedan la proporcionalidad de lo que se está comprobando”, señaló. “Las grabaciones se pueden pedir si ha muerto alguien; para mirar unas horas no se piden”.

Según explicó, la Inspección basa gran parte de sus actuaciones en la observación directa durante la visita y en las declaraciones espontáneas realizadas en ese momento. “Eso es lo fundamental”, afirmó Prieto. “Luego, muchas veces, lo que se dice después ya está preparado”.

Las multas pueden alcanzar los 7.500 euros

La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) considera infracción grave la transgresión de las normas sobre jornada laboral, horas extraordinarias, descansos o registro horario.

En concreto, las sanciones pueden oscilar entre 751 y 7.500 euros, dependiendo de diferentes factores como la negligencia de la empresa, la intencionalidad, el número de trabajadores afectados, la cifra de negocio o la existencia de requerimientos previos de la Inspección.

“Lo único que tiene que saber la empresa es que el registro tiene que estar relleno cuando llegue la Inspección”, explicó Prieto. “Pero relleno hasta ese momento. La salida se rellena al salir”.

Además, el inspector recordó que la responsabilidad última sobre el control horario sigue recayendo sobre la empresa, incluso cuando sea el trabajador quien no complete correctamente el registro. “Si el trabajador no lo rellena, la sanción es siempre para la empresa”, concluyó.