La Inspección de Trabajo ha estrenado una nueva sede electrónica para que los autónomos gestionen sanciones y liquidaciones de cuotas de sus empleados con la Seguridad Social. Según explicó el Sindicato de Inspectores de Trabajo y Seguridad Social (SITSS), esta nueva plataforma puede ayudar a evitar algunos de los errores más habituales que cometen las pymes cuando intentan presentar escritos o recurrir un expediente.
La principal novedad es que «los expedientes sancionadores y de liquidación de cuotas que se inicien a partir del 8 de junio se tramitarán en la nueva sede electrónica propia del organismo estatal», explicaron. El objetivo es facilitar la tramitación mediante formularios adaptados a cada procedimiento y reducir las incidencias que podían producirse al presentar documentación por registros u órganos equivocados.
Sin embargo, los inspectores advirtieron de que los problemas más graves suelen producirse por otros motivos. Entre ellos, no revisar a tiempo las notificaciones electrónicas, esperar al último momento para presentar alegaciones o limitarse a mostrar desacuerdo con una sanción sin aportar pruebas que permitan rebatirla. El portavoz del SITSS, Jesús Prieto, fue claro en este sentido: «un expediente gestionado en plazo se puede defender; un plazo perdido no se recupera».
- Los autónomos ya reciben todas sus posibles sanciones y liquidaciones a través de la nueva sede
- Los tres errores más habituales de las empresas al intentar recurrir una sanción
- La principal recomendación de la Inspección: vigilar el buzón electrónico
Los autónomos ya reciben todas sus posibles sanciones y liquidaciones en la nueva sede
Una sanción puede discutirse. Lo que resulta mucho más difícil es defenderla si la documentación acaba presentada en el lugar equivocado. Precisamente éste es uno de los errores que la Inspección de Trabajo asegura haber detectado con frecuencia en los expedientes de alegaciones.
Para reducir este tipo de incidencias, desde el pasado 8 de junio, todos los expedientes sancionadores y de liquidación de cuotas que se inicien se tramitan a través de la nueva sede electrónica del Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social (OEITSS). Hasta ahora, estos trámites se realizaban a través de la sede del Ministerio de Trabajo o del Registro General de la Administración General del Estado.
Según explicó el SITSS, una de las ventajas de la nueva plataforma es que concentra los trámites en formularios específicos para cada procedimiento, lo que puede ayudar a evitar que las empresas presenten documentación por una vía incorrecta o ante un órgano que no corresponde.
No obstante, para la inspección, «el punto delicado» es que durante los próximos meses convivirán dos sistemas. Los expedientes iniciados antes del 8 de junio seguirán tramitándose por el Registro General de la Administración General del Estado hasta su finalización, mientras que los nuevos procedimientos deberán gestionarse a través de la nueva sede electrónica.
Según advirtieron los inspectores, las confusiones durante estos periodos transitorios suelen generar problemas tanto para las empresas como para la propia Administración y pidieron a la empresas «atención a ese detalle».
En el SITSS prefieren tranquilizar a autónomos, pymes y asesorías: «El procedimiento no cambia. Los plazos, las garantías y los derechos de defensa siguen siendo exactamente los mismos; lo que cambia es la ventanilla electrónica».
Los tres errores más habituales de las empresas al recurrir una sanción
Los inspectores aseguran que hay errores que pueden complicar seriamente las posibilidades de éxito de unas alegaciones, y aun así se repiten una y otra vez cuando una empresa intenta recurrir una sanción o una liquidación de cuotas. Algunos son tan frecuentes que la propia Inspección los ha señalado al explicar el funcionamiento de la nueva sede electrónica.
Dejar pasar el plazo para presentar alegaciones
Para la inspección, éste es el error más grave y también uno de los más habituales. Las actas de infracción y de liquidación disponen de un plazo de quince días hábiles para presentar alegaciones, pero los inspectores aseguran que muchas empresas descubren la notificación cuando ya es demasiado tarde para reaccionar.
Según explicó el SITSS, muchos de los problemas más graves que observan en los expedientes no nacen del fondo del asunto, sino de una notificación que no se leyó a tiempo. De hecho, Prieto recordó que «la notificación electrónica se entiende rechazada a los diez días naturales de su puesta a disposición, y el plazo sigue corriendo», aunque nadie la haya abierto.
Se trata de una situación similar a la que ya explicó este medio respecto a las notificaciones electrónicas de Hacienda, donde la Administración también considera practicada la comunicación una vez transcurridos diez días naturales sin acceder a ella. A partir de ese momento, los plazos continúan corriendo y la posibilidad de reaccionar puede reducirse o, incluso, desaparecer.
Presentar la documentación por el canal equivocado
Otro de los fallos que detectan con frecuencia es la presentación de escritos ante un órgano o por una vía que no corresponde. Según explicaron desde el organismo, este tipo de errores era más fácil de cometer cuando los trámites se realizaban a través de registros genéricos.
Precisamente, una de las utilidades que atribuyen a la nueva sede electrónica es la de facilitar la identificación del trámite correcto mediante formularios específicos para cada procedimiento.
Limitarse a discrepar sin aportar pruebas
La Inspección también advirtió de que muchas alegaciones se limitan a expresar desacuerdo con el contenido del acta sin acompañar documentación que respalde esa posición.
Según recordó el portavoz del SITTS, el tercer error es «contestar al acta con alegaciones genéricas y sin prueba, olvidando que el acta goza de presunción de certeza y que desvirtuarla exige documentación, no manifestaciones de disconformidad». Sin respaldo documental, las posibilidades de que prosperen las alegaciones se reducen considerablemente.
La principal recomendación de la Inspección: vigilar el buzón electrónico
Si los inspectores tuvieran que resumir todas sus recomendaciones en una sola, sería ésta: vigilar el buzón electrónico.
Según explicaron desde el SITSS, la mayoría de los problemas graves que detectan en los expedientes no se producen por el contenido de la sanción o de la liquidación, sino porque la notificación no se leyó a tiempo.
Como ya avanzó este medio al analizar el sistema de notificaciones electrónicas de Hacienda, las Administraciones pueden considerar practicada una comunicación aunque el destinatario no la haya abierto, por lo que confiar únicamente en los avisos automáticos no es suficiente.
Por ello, la Inspección recomendó expresamente:
- Mantener configurados y actualizados los avisos de notificación.
- Revisar periódicamente el buzón electrónico aunque no se espere ninguna comunicación.
- Contar los quince días hábiles desde el día siguiente a la notificación y actuar desde el primer momento cuando llegue un acta.
El portavoz del organismo también aconsejó a autónomos, pymes y asesorías verificar con antelación que sus certificados electrónicos siguen vigentes y que los apoderamientos que permiten actuar en nombre de una empresa continúan siendo válidos y cubren las actuaciones ante el Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social (OEITSS).
Jesús Prieto insistió en «hacer la revisión ahora, en frío, y no el día catorce del plazo». Como resumieron desde el SITSS, un expediente puede defenderse si se gestiona a tiempo, pero si se actúa tarde, se pierde la oportunidad de corregir el error.
