Las pymes españolas estarían perdiendo miles de euros al año por trabajador simplemente por el tiempo que dedican sus empleados y directivos a tareas administrativas y papeleo. Un nuevo informe elaborado por la tecnológica Factorial, a partir del análisis de más de 16.000 empresas, concluye que cada empleado supone un coste medio anual de unos 5.500 euros en gestiones burocráticas y administrativas “sin valor”.
Traducido al tamaño medio de una empresa de cien trabajadores, que es lo que se ha tomado como muestra, el coste se dispara hasta los 550.000 euros anuales, según el estudio. Una cifra que no responde a multas, errores de gestión o pérdidas comerciales, sino al salario destinado a procesos internos, aprobaciones, seguimientos, documentación o tareas administrativas que desvían tiempo de funciones productivas.
Se trata además de un problema que lleva años denunciando el colectivo de autónomos y pequeñas empresas. Organizaciones representativas del sector, como ATA, vienen alertando del incremento constante de las cargas regulatorias y burocráticas que soportan los negocios; desde nuevas obligaciones de registro hasta comunicaciones administrativas, cotizaciones, prevención, fiscalidad o trámites laborales. Según ha venido denunciando la federación, en numerosas ocasiones, buena parte del tiempo de muchos pequeños empresarios se consume en cumplir requisitos administrativos en lugar de dedicarse a generar negocio o captar clientes.
- La mitad de los directivos dedican más de cinco horas semanales a simples trámites
- La burocracia aumenta el estrés y dificulta la captación de talento
La mitad de los directivos dedican más de cinco horas semanales a simples trámites
El informe de Factorial pone cifras a una sensación compartida por muchos negocios: la burocracia ya no es sólo una molestia, sino un coste estructural que afecta directamente a la productividad de las empresas.
De acuerdo con el análisis, el 46% de los mandos intermedios o directivos en España dedica más de cinco horas semanales a tareas administrativas que no forman parte de sus funciones principales. Es decir, prácticamente una jornada laboral al mes dedicada exclusivamente a aprobar documentos, revisar incidencias, hacer seguimientos internos o resolver cuestiones burocráticas.
La situación tiene además un efecto directo sobre la organización de los equipos. El 75% de los responsables encuestados reconoce que esta sobrecarga genera errores, retrasos o problemas operativos dentro de la empresa.
Para el cofundador y consejero delegado de Factorial, Jordi Romero, el impacto económico del problema está todavía infravalorado. “En España se pierden unos 550.000 euros al año por este fenómeno. Y no hablamos de multas o proyectos fallidos, sino de gasto salarial invertido en tareas administrativas en lugar de en trabajo de valor”, explicó.
Uno de los elementos más llamativos del informe es que la digitalización, lejos de haber eliminado completamente esta carga, parece haberla transformado. Según explica el estudio, documentos digitales, aprobaciones online o herramientas en la nube conviven ahora con duplicidades, procesos manuales y sistemas que no siempre están integrados entre sí.
En otras palabras, el problema ya no es únicamente el exceso de papel, sino el tiempo invertido en supervisar procesos internos que siguen siendo lentos o excesivamente complejos.
La burocracia aumenta el estrés y dificulta la captación de talento
Más allá del coste económico, el exceso de tareas administrativas también estaría teniendo un impacto creciente sobre la salud laboral y la retención de profesionales dentro de las empresas.
Según el informe de Factorial, el 48% de los managers percibe el papeleo y los procesos internos excesivamente complejos como una fuente de estrés o ansiedad en su trabajo diario.
Y las consecuencias no son menores. Hasta el 67% de los responsables encuestados reconoce haberse planteado abandonar su puesto de trabajo debido a procesos internos “caóticos, lentos o demasiado manuales”. De hecho, un 22% asegura haber dejado ya alguna empresa por este motivo.
Este factor puede convertirse además en un problema añadido para pymes y pequeños negocios, especialmente en un contexto de dificultades crecientes para captar perfiles cualificados.
La complejidad administrativa, las tareas repetitivas o la falta de herramientas ágiles terminan afectando al atractivo de muchas compañías, especialmente entre perfiles de gestión, recursos humanos o mandos intermedios que buscan entornos más eficientes y digitalizados.
En muchos pequeños negocios, además, este peso burocrático recae directamente sobre el propio autónomo o gerente, que termina asumiendo tareas administrativas, fiscales, laborales y de organización interna al mismo tiempo.
