El uso cotidiano de herramientas de inteligencia artificial en pequeños negocios, desde redactar correos hasta gestionar clientes, ha dejado de ser una simple ayuda tecnológica para convertirse en una obligación con implicaciones legales. El Reglamento de Inteligencia Artificial de la Unión Europea, conocido como AI Act, exige que cualquier empresa que utilice estas herramientas digitales garantice que su personal tiene una formación mínima para usarlas de forma segura, aunque se trate de aplicaciones básicas.
Esta norma comunitaria, que se aplica directamente en todos los países sin necesidad de que cada uno la apruebe por separado, ya no distingue por tamaño ni sector: afecta tanto a autónomos como a micropymes que utilicen inteligencia artificial en su día a día, incluso de forma puntual. La clave no está en la herramienta, sino en su uso. Si un negocio emplea IA para comunicarse con clientes, generar contenidos o automatizar tareas, deberá poder demostrar a partir de este 2 de agosto, que conoce sus riesgos y que ha formado a quienes la utilizan.
El problema es que muchos autónomos y pequeñas empresas no son conscientes aún de que ya están dentro de esta obligación, porque no se trata de una ley futura, ni tampoco está pendiente de aprobación en España. Al ser un reglamento europeo, se aplica directamente y marca un calendario claro que culmina a mediados de este próximo verano, cuando comenzarán las sanciones.
Hasta entonces, las pymes tienen margen para adaptarse, pero también la responsabilidad de empezar a documentar cómo usan la IA y qué medidas han tomado para evitar errores, sesgos o problemas legales.
El nuevo reglamento afecta incluso a los usos más básicos de la IA
La inteligencia artificial ya forma parte del día a día de miles de pequeñas empresas, pero su uso sin control puede convertirse en un problema legal en cuestión de meses. En concreto, su Artículo 4, de Alfabetización en IA, que indica que todos “los proveedores e implantadores europeos de estos sistemas deben adoptar medidas para garantizar un nivel suficiente de conocimientos dentro de su plantilla y de cualquier persona que utilice esos sistemas en su nombre”.
La clave es que la definición de “implantador” es extremadamente amplia. En la práctica, abarca a cualquier pyme o autónomo que utilice un sistema de IA dentro de su actividad profesional, aunque no lo haya desarrollado.
Por otra parte, no es necesario que el uso la IA esté directamente asociado a la naturaleza del negocio; basta con que intervenga en alguno de sus procesos, por secundario que sea. Así, el primer error sería confiar en que el uso de IA, por ser habitual, queda fuera de la norma, cuando este detalle es lo que explica por qué miles de pymes están afectadas sin saberlo.
Es decir, los emprendedores quedan dentro del radar de la norma en cuanto ese tipo de herramientas tienen un uso profesional y organizado. Desde una agencia gráfica que genere imágenes con IA para un proyecto hasta una clínica dental que emplee una aplicación con funciones inteligentes para organizar las citas. La propia Comisión Europea pone incluso el ejemplo de una pyme cuyos trabajadores utilizan ChatGPT para traducir textos publicitarios, y deja claro que también debe cumplir con el Artículo 4.
Además, explica que una herramienta puede considerarse un sistema de IA aunque esté integrada en otro programa independiente. Por ejemplo, una aplicación de contabilidad o un cliente de correo electrónico que incluya un asistente como Copilot. En este sentido, la CE ha publicado directrices específicas para ayudar a identificar cuándo un software entra en esa categoría.
Ley de IA extiende la responsabilidad a aquellas personas que operan o usan esos sistemas por cuenta de la empresa o actúan en su nombre, como contratistas, proveedores o colaboradores. Esto obliga a tener en cuenta no solo al personal interno, sino también a terceros que utilicen herramientas de IA dentro de la operativa del negocio.
Cómo deben prepararse las pymes y los autónomos
Lejos de lo que podría parecer, cumplir con la obligación de formar en IA no exige medidas demasiado complejas ni, por tanto, grandes inversiones ni estructuras. De hecho, la CE no impone requisitos rígidos ni cursos obligatorios estandarizados, pero sí fija un mínimo.
En este caso, se trata de entender qué es la IA, qué herramientas se usan en el negocio, qué papel desempeñan, si la empresa desarrolla o simplemente utiliza sistemas de terceros, y qué riesgos concretos existen según el contexto y el sector.
Sí existe una diferenciación en el caso de sistemas que se consideran de mayor riesgo, para los que pueden hacer falta medidas adicionales que permitan a la plantilla manejar la herramienta correctamente y mantener la supervisión humana. Es el caso de, por ejemplo, programas que analizan datos de clientes para tomar decisiones automatizadas, los que evalúan candidatos en procesos de selección o aquellos que influyen en la concesión de servicios como financiación, seguros o acceso a determinadas prestaciones.
En este sentido, no es lo mismo quien usa ChatGPT para escribir una newsletter que quien introduce los datos de clientes en una aplicación para registrar incidencias. La CE insiste en que el contexto, el sector y el tipo de servicio importan, y que la alfabetización debe responder a esa realidad concreta.
Así, los pasos a seguir serían:
- Identificar qué herramientas de IA se están utilizando realmente en la empresa, incluidas aquellas integradas en otros programas.
- Clasificar esos sistemas según su nivel de riesgo y su impacto en clientes, empleados o decisiones del negocio.
- Establecer una formación básica adaptada a cada perfil. No se trata de convertir a los trabajadores en expertos, sino de asegurar que entienden qué hace la herramienta y qué perjuicios puede implicar su uso.
- Dejar constancia de todo lo anterior. La norma no solo exige actuar, sino poder demostrar que se ha actuado mediante documentación.
Así pueden demostrar las pequeñas empresas que cumplen la ley de IA
Al respecto de esta documentación, y en términos prácticos, no se exige un certificado específico ni cumplimentar papeleo. Una pequeña empresa puede limitarse a disponer de tres documentos sencillos: un inventario básico de herramientas de IA, una nota interna con reglas de uso y un registro de formación por equipos o por puestos. Junto a esto, hacer una revisión periódica, aunque sea semestral, ayuda a demostrar que existe cierto seguimiento.
La CE mantiene además un repositorio de prácticas de alfabetización en IA, precisamente para mostrar ejemplos ya usados por organizaciones europeas distintos tamaños y sectores, incluidas micro, pequeñas y medianas empresas.
También recuerda que los Centros Europeos de Innovación Digital (EDIH) pueden funcionar como punto de apoyo para los negocios con menos recursos. Estas “ventanillas únicas” para la transformación digital agrupan a múltiples organizaciones que prestan asistencia a pymes de cualquier sector en su proceso de adopción tecnológica, pudiendo encontrarse en este catálogo online.
