Los jueces permiten a autónomos y pymes reclamar a sus empleados las dietas cobradas indebidamente

Muchos autónomos y pequeños negocios abonan dietas de comida a determinados trabajadores porque siempre se ha hecho así, porque lo venían haciendo anteriores responsables o porque asumen que cualquier empleado desplazado tiene automáticamente derecho a cobrarlas. Sin embargo, una reciente sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña recuerda que esta práctica puede ser incorrecta y acabar suponiendo un coste innecesario para la empresa.

La resolución confirma que las dietas no forman parte del salario, sino que tienen una finalidad exclusivamente compensatoria: resarcir al trabajador por los gastos de manutención o alojamiento que se vea obligado a asumir como consecuencia de un desplazamiento laboral. Por ello, cuando el empleado puede regresar a su domicilio para comer o no tiene que soportar realmente ese gasto, la empresa podría no estar obligada a abonarlas.

La sentencia abre la puerta a que autónomos, pequeños negocios y pymes revisen el pago de estas compensaciones. Luis San José Gras, abogado laboralista y profesor de Derecho en la Universidad Internacional de La Rioja (Unir), explicó que «la cuestión más relevante de la sentencia» es que, en determinados supuestos, los autónomos pueden incluso reclamar la devolución de las dietas abonadas, cuando no existía el gasto que las justificaba.

1. La dieta sólo compensa un gasto que el trabajador debe asumir por motivos laborales
2. La empresa podría dejar de pagar la dieta si no hay un gasto real para el trabajador
3. Los negocios no tienen que pagar dietas si el empleado puede volver a casa a comer
4. Los autónomos pueden reclamar la devolución de dietas cobradas de forma indebida
5. Los autónomos deben aportar pruebas para demostrar que una dieta no correspondía
   • También conviene documentar las reglas internas de la empresa

La dieta sólo compensa un gasto que el trabajador debe asumir por motivos laborales

Que un trabajador se desplace fuera de su centro habitual no significa automáticamente que tenga derecho a cobrar una dieta. De hecho, una de las principales conclusiones de la reciente sentencia del TSJ de Cataluña es que estas compensaciones no deben abonarse por rutina, sino solo cuando concurren las circunstancias que las justifican.

Según explicó Luis San José Gras, la dieta «no es un complemento automático, ni una mejora salarial encubierta». Se trata de una cantidad extrasalarial destinada a compensar gastos reales de manutención o alojamiento ocasionados por un desplazamiento.

En la misma línea, la sentencia recuerda que la dieta tiene una naturaleza «indemnizatoria o compensatoria» y que su finalidad es resarcir los gastos de manutención y alojamiento que el trabajador deba afrontar como consecuencia del servicio.

Por ello, para que exista derecho a percibir una dieta de comida deben concurrir tres requisitos fundamentales:

• Que exista un desplazamiento por razón del servicio.
• Que el trabajador se vea obligado a realizar la comida fuera de su domicilio o de su lugar habitual de trabajo.
• Que dicha situación le genere un gasto real que deba asumir.

Como señaló Luis San José, la clave está en que el trabajador esté realmente «obligado» a comer fuera. No basta con estar desplazado o trabajar fuera del centro habitual. Debe existir una necesidad derivada del propio trabajo que le impida razonablemente comer en su domicilio o hacerlo sin asumir un coste adicional.

La empresa podría dejar de pagar la dieta si no hay un gasto real para el trabajador

Partiendo de este criterio, existen situaciones en las que los autónomos y las pymes podrían no estar obligados a abonar la dieta de manutención:

• Cuando la propia empresa facilita la comida o asume directamente ese gasto. En estos supuestos desaparece la finalidad compensatoria de la dieta, ya que el trabajador no soporta ningún desembolso.
• Cuando el empleado no tiene que asumir realmente un gasto derivado del desplazamiento. En palabras de Luis San José, si la manutención «no le supuso coste» o si el trabajador puede atender esa comida sin necesidad de gastar dinero por motivos laborales, la dieta pierde su justificación indemnizatoria.

De hecho, el convenio analizado por el TSJ de Cataluña establece expresamente que las empresas no tienen obligación de abonar cantidades por desayuno, almuerzo o cena cuando la manutención del trabajador desplazado no le suponga coste alguno.

No obstante, el experto recomienda como siempre, antes de eliminar o modificar estas compensaciones, revisar el convenio colectivo aplicable, ya que éste puede establecer condiciones específicas para el devengo de las dietas o reconocer supuestos más amplios que los contemplados con carácter general.

Los negocios no tienen que pagar dietas si el empleado puede volver a casa a comer

La sentencia del TSJ de Cataluña analiza precisamente uno de los supuestos que más dudas genera entre autónomos y pymes: qué ocurre cuando el trabajador dispone de varias horas libres durante la jornada y puede regresar a su domicilio para comer.

Según explicó Luis San José, «la mera conveniencia personal no genera derecho a dieta». Así, el hecho de que un empleado prefiera comer en un restaurante, le resulte más cómodo quedarse cerca del lugar donde presta servicios o simplemente no quiera desplazarse hasta su domicilio no obliga a la empresa a asumir ese gasto.

Como señaló el laboralista, «la dieta no compensa una elección personal del trabajador, sino un gasto necesario provocado por la organización del trabajo o por el desplazamiento profesional». Por ello, cuando el desembolso deriva de una decisión voluntaria y no de una necesidad impuesta por el servicio, la empresa puede defender que no procede abonarla.

La resolución del TSJ de Cataluña mencionada afectaba a un conductor que disponía de seis horas de libre disposición entre una ruta y otra y regresaba diariamente a su domicilio durante ese tiempo.

Tras acreditarlo mediante registros de jornada, hojas de ruta y datos GPS, la Justicia concluyó que no tenía derecho a percibir la dieta de comida y confirmó que debía devolver parte de las cantidades cobradas indebidamente, concretamente 1.475,37 euros.

Para Luis San José, éste fue el elemento decisivo del caso: «si el trabajador dispone de tiempo suficiente y de libre disposición para volver a su domicilio, y efectivamente puede comer allí, no concurre el presupuesto que justifica la dieta de comida».

Los autónomos pueden reclamar la devolución de dietas cobradas de forma indebida

En este caso, la empresa llegó a reclamar 2.477,40 euros en dietas que consideraba indebidamente abonadas y el tribunal terminó avalando la devolución de parte de esa cantidad.

Como explicó el abogado, respecto al ejemplo analizado, el tribunal avaló la devolución porque se acreditó que las dietas «habían sido cobradas sin que concurriera el gasto que las justificaba».

La principal consecuencia práctica de la sentencia no es que aclare cuándo nace el derecho a dieta, sino que confirma que las empresas pueden recuperar el dinero abonado cuando acrediten que esa compensación nunca debió pagarse.

Luis San José destacó que ésta es precisamente «la cuestión más relevante de la sentencia».

No obstante, reclamar estas cantidades no resulta automático. Según explicó Luis San José, la carga de la prueba recae sobre la empresa, que deberá demostrar de forma rigurosa que el trabajador no tenía derecho a percibir las dietas.

Para ello, recomendó cumplir varios requisitos:

• Acreditar que el cobro fue indebido. La empresa debe demostrar que el trabajador no estaba obligado a comer fuera o que no tuvo que asumir realmente ese gasto.
• Identificar los períodos afectados. No basta con afirmar que las dietas se cobraron indebidamente. Deben concretarse los días, meses o períodos reclamados.
• Cuantificar correctamente las cantidades. Es necesario detallar el importe abonado, las cantidades ya compensadas y la suma que se reclama.
• Aportar documentación objetiva. Luis San José recordó que en este procedimiento fueron determinantes documentos como el contrato de trabajo, los registros de jornada, las hojas de ruta, el domicilio del trabajador y los datos GPS del vehículo.
• Actuar con cautela al descontar cantidades. Aunque la empresa pueda reclamar el dinero, el laboralista advirtió de que la compensación unilateral en nómina o finiquito puede generar conflictos. Por ello, recomendó comunicar previamente la reclamación, justificarla documentalmente y, si no existe acuerdo, acudir a los tribunales.

Según concluyó San José, cuando una dieta «se pagó por error, por rutina o porque la empresa desconocía que el trabajador no soportaba realmente ese gasto», la devolución puede reclamarse, aunque siempre será la empresa quien deba acreditar los hechos que justifican esa reclamación.

Los autónomos deben aportar pruebas para demostrar que una dieta no correspondía

La documentación puede ser decisiva para que una empresa consiga demostrar que una dieta fue abonada indebidamente.

San José detalló los documentos que conviene conservar:

• Contrato de trabajo. Debe reflejar las condiciones de prestación de servicios y, especialmente, cualquier referencia a desplazamientos o períodos entre servicios.
• Cláusulas sobre disponibilidad. Resulta importante que quede claro cuándo el trabajador está a disposición de la empresa y cuándo dispone libremente de su tiempo.
• Registro diario de jornada. Permite acreditar horarios de inicio, finalización, pausas e interrupciones de la actividad.
• Hojas de ruta, cuadrantes o partes de trabajo. Sirven para reconstruir los trayectos realizados, los horarios y los lugares donde se prestó el servicio.
• Sistemas GPS o de geolocalización. Pueden aportar información objetiva sobre los desplazamientos efectuados, siempre que el trabajador haya sido informado previamente de su existencia y finalidad.
• Domicilio del trabajador y distancias reales. Ayudan a determinar si era razonable que pudiera regresar a casa durante determinados intervalos de la jornada.
• Tickets, facturas o justificantes de manutención. Cuando la empresa exija justificar el gasto, conviene conservar toda la documentación aportada.

También conviene documentar las reglas internas de la empresa

Más allá de los registros diarios, Luis San José aconsejó disponer de documentación interna que permita acreditar cómo funciona el sistema de dietas dentro de la empresa.

Entre ella destacan:

• Una política interna de dietas por escrito, donde se especifique cuándo se generan, qué gastos cubren y qué documentación debe aportarse.
• Comunicaciones dirigidas a los trabajadores, ya sea mediante correos electrónicos, anexos contractuales o circulares internas, explicando los criterios aplicables para el cobro de estas compensaciones.

Como resumió el laboralista, «las dietas no deberían abonarse de forma automática, sino vinculadas a una causa concreta, verificable y documentada». Precisamente por ello, cuanto más completa sea la documentación conservada por el autónomo o la pyme, más sencillo resultará acreditar posteriormente si una dieta estaba o no justificada.