En 2024, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) impuso multas por un total de 27 millones de euros, y el 72% de estas sanciones recayeron en autónomos y pequeños negocios.
Este medio ya informó sobre casos como el de una gestoría sancionada con 3.000 euros por enviar por error documentación de un cliente a otro. O un taller multado con la misma cantidad por añadir sin consentimiento a 151 personas a un grupo de WhatsApp. Situaciones que demuestran que los errores cotidianos –e incluso inocentes– pueden tener consecuencias para el bolsillo de los autónomos.
Cualquier autónomo que maneje información personal de sus clientes debe cumplir la normativa de protección de datos. Según la memoria de 2024 que acaba de publicar la AEPD, se registraron 2.933 notificaciones de brechas de datos que afectaban a 100 millones de personas, lo que refleja la escala de los riesgos.
Los errores más comunes entre los profesionales incluyen no informar adecuadamente sobre el uso de datos, enviar comunicaciones comerciales sin consentimiento o no proteger la información frente a ciberataques. Estas infracciones, muchas veces por desconocimiento, pueden acarrear multas de hasta 40.000 euros para faltas leves y hasta 300.000 euros para las graves.
La buena noticia es que cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) no tiene por qué ser complicado ni costoso. La propia AEPD ofrece herramientas gratuitas para que los autónomos protejan los datos de sus clientes y eviten sanciones.
Herramientas gratuitas al alcance de los autónomos
La Agencia de Protección de Datos ha desarrollado herramientas específicas para facilitar el cumplimiento del RGPD, especialmente para autónomos y pequeñas empresas con recursos limitados. Conforme al balance de 2024 de la Agencia, estas herramientas tuvieron un uso masivo el pasado año, demostrando su utilidad. Éstas son las más relevantes y útiles para trabajadores por cuenta propia:
Facilita RGPD
Se trata de una herramienta online que ayuda a autónomos y pymes a evaluar si sus actividades de tratamiento de datos cumplen con el RGPD. Genera documentos personalizados, como políticas de privacidad o contratos de encargo de tratamiento.
Para utilizarla los autónomos sólo tienen que acceder al sitio oficial y responder un breve cuestionario sobre los datos que manejan (por ejemplo, datos de clientes, proveedores o empleados). La herramienta analiza el nivel de riesgo y proporciona documentos adaptados, como un registro de actividades de tratamiento o cláusulas legales para su negocio.
En la práctica, Facilita RGPD puede ayudar a un trabajador por cuenta propia a crear una política de privacidad para la web de su negocio, asegurándose de informar a sus clientes sobre cómo usa sus correos electrónicos y nombres.
Facilita EMPRENDE
Este recurso en línea está diseñado para emprendedores y startups porque adapta el cumplimiento del RGPD a proyectos tecnológicos o innovadores.
Los emprendedores pueden usarla para obtener una recomendación respecto a la aproximación a la gestión del riesgo que deberían seguir.
A través de Facilita EMPRENDE un autónomo podría, por ejemplo, revisar si su sistema de registro de usuarios cumple con las exigencias de consentimiento y seguridad.
GESTIONA RGPD
Orientada a responsables y delegados de protección de datos, esta herramienta ayuda a identificar riesgos en el tratamiento de datos y propone medidas para mitigarlos. Además, ahora con nuevas funcionalidades que ayudan a la generación del inventario de actividades de tratamiento.
El uso de esta herramienta es similar a las anteriores: basta con responder sobre los procesos de tratamiento que sigue un autónomo y GESTIONA RGPD indicará si necesita realizar una evaluación de impacto en protección de datos (EIPD) y qué medidas implementar.
Puede resultar muy útil para aquellos negocios que manejan datos sensibles como los médicos. Un autónomo que tenga una consulta de fitoterapia puede recurrir a GESTIONA RGPD para asegurarse de que el historial de sus pacientes está protegido contra accesos no autorizados.
Comunica-Brecha y Asesora-Brecha RGPD
Estas dos aplicaciones son dos caras de la misma moneda. Por un lado Comunica-Brecha RGPD ayuda a determinar si el responsable de un negocio debe informar a los afectados por una brecha de datos. Por el otro, Asesora-Brecha RGPD evalúa si es necesario notificarlo a la AEPD.
Si un profesional sufre un incidente relacionado con la información de sus clientes (por ejemplo, un hackeo o la pérdida de un dispositivo que almacena datos), puede recurrir a estas herramientas para saber cómo actuar y cumplir con la normativa y, así, evitar sanciones por no notificar a tiempo.
ValidaCripto
Esta herramienta orienta a los autónomos sobre el uso de criptografía para proteger datos personales, reduciendo el riesgos de brechas de seguridad.
Respondiendo a una serie de preguntas, ValidaCripto recomendará las técnicas de cifrado más adecuadas para un negocio.
Por ejemplo, un trabajador por cuenta propia que envía facturas por correo electrónico puede usar ValidaCripto para aprender a cifrar archivos PDF, protegiendo la información de sus clientes.
Recomendaciones de la AEPD para evitar multas
Además, la AEPD publicó diferentes guías en 2024 como la del uso de cookies para herramientas de medición de audiencia. También recomienda a los autónomos seguir las siguientes pautas básicas:
Informar claramente sobre el uso de la información personal
Los autónomos deben asegurarse de que sus clientes saben qué datos recogen, para qué y cómo los usan. Mantener la política de privacidad visible en la web del negocio o en los contratos es un requisito indispensable.
Obtener consentimiento previo
La Agencia Española de Protección de Datos recuerda que no se deben enviar correos comerciales ni compartir datos sin el permiso explícito del cliente. Un error común, como el caso del taller sancionado por el grupo de WhatsApp, es asumir que ya se tiene la autorización sin confirmarla.
Proteger los datos
Usar contraseñas seguras, actualizar los dispositivos y cifrar la información sensible. Las brechas de datos, que sumaron 12,8 millones de euros en multas durante 2024, según la memoria de la AEDP, suelen ocurrir por falta de medidas de seguridad.
Responder a los derechos de los clientes
El plazo para atender a las solicitudes de acceso, modificación o eliminación de los datos de un cliente es de 30 días. Ignorar estas solicitudes puede derivar en denuncias para el responsable del negocio.
Notificar brechas a tiempo
En el caso de detectar una brecha de seguridad, la AEDP recuerda que ofrece herramientas gratuitas para actuar rápido y con conocimiento. La Agencia recibió 2.933 notificaciones en 2024, y no informar a tiempo puede agravar las sanciones. La notificación a la autoridad de control debe realizarse “sin dilación indebida y a más tardar en 72 horas desde que la organización tiene constancia de la brecha”.
Con estas recomendaciones elementales, cumplir con los requisitos básicos del RGPD no requiere grandes inversiones ni conocer al detalle la rigurosa normativa de protección de datos.
Para los autónomos con recursos y tiempo limitado, las pautas y las herramientas gratuitas que facilita la Agencia Española de Protección de Datos pueden ser un buen punto de partida para tratar de forma acertada los datos de sus clientes.
