Después de un cambio de criterio publicado por la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública en diferentes momentos durante el 2023, en el que se establecía que para presentar electrónicamente el certificado de aprobación de las cuentas anuales no se admitirían certificados que hubieran sido fotocopiados y escaneados con firma a mano, los negocios presentan dudas acerca de cómo cumplir con esta obligación adecuadamente.
En concreto, como explicó a este medio Jorge Capéans, secretario técnico del Registro de Economistas Contables (EC), las Resoluciones del 09 de mayo y del 22 de diciembre de 2023 rechazan el depósito de cuentas de una sociedad, “así como la posible obligatoriedad de que el certificado del acta fuese firmado, en todos los casos, con certificado digital”.
Sin embargo, una segunda Resolución del 18 de mayo estableció que en los casos en que no se dispusiera de firma electrónica reconocida, sería admisible la certificación de aprobación de cuentas en formato PDF conteniendo la firma autógrafa.
Asimismo, habría registros mercantiles que aún admiten la firma manuscrita en la certificación de la Junta, como sucede con el Registro Mercantil (RM) de Madrid, según confirmaron fuentes del mismo a este medio.
Debido a esta situación, los negocios desconocen con plena seguridad qué formato es válido para poder llevar a cabo la presentación de las cuentas, así como si dejará de mantenerse vigente su depósito mediante firma manuscrita y fotocopia PDF en algún momento, dada la completa transición que se está llevando a cabo en las administraciones hacia el formato digitalizado.
Los economistas hacen recomendaciones para el certificado de aprobación de cuentas anuales
La aplicación desigual de criterios estaría creando inseguridad jurídica entre los negocios a la hora de llevar a cabo este procedimiento. Como señalaron desde el RM de Madrid, los negocios deben adaptarse a lo que está exigiendo cada registro mercantil provincial, según el caso.
Como ejemplo, en el caso del servicio de presentación de cuentas anuales del RM de Barcelona, se ofrecen dos opciones. Una para la presentación telemática completa, que incluye la certificación de aprobación de cuentas y la huella digital transcrita, y otra de tipo mixto, diseñada para aquellos casos en los que el certificado de aprobación de cuentas se presentará posteriormente en papel en el Registro.
La Resolución de 18 de mayo, mencionada anteriormente, por la que se modifican los modelos de cuentas anuales, establece concretamente sobre la presentación telemática del depósito en el RM que «cuando la persona o personas legitimadas para certificar la aprobación de las cuentas no dispongan de firma electrónica reconocida, el fichero comprimido ZIP y la certificación de aprobación de cuentas en formato PDF conteniendo la firma autógrafa del o de los certificantes y la huella digital del fichero ZIP a que se refiere el apartado II.1.2, se remitirán telemáticamente con la firma electrónica reconocida».
Teniendo en cuenta lo anterior, se permite que la certificación del acta sea firmada con firma autógrafa como se viene haciendo habitualmente. No obstante, entendemos que ofrece una mayor seguridad jurídica ir implementando la firma con certificado digital.
Sin embargo, a raíz de la falta de homogeneidad en la práctica, desde el Registro de Economistas Contables han estado recomendando desde entonces presentar el certificado con firma electrónica. “Nosotros por seguridad jurídica ya recomendábamos utilizar la firma digital”, señaló Capéans.
La aprobación de los nuevos modelos de cuentas anuales podrían traer cambios en el certificado
En cualquier caso, la aprobación de los nuevos modelos de cuentas anuales este 2025, de los que se espera su publicación próximamente, podría traer nuevos cambios en ese sentido.
Por ello, los negocios deberán estar atentos a las posibles modificaciones que puedan presentarse en el cumplimiento de esta obligación. Cabe recordar que la aprobación de las cuentas anuales por la Junta General de la Entidad tiene la fecha límite en el 30 de junio y su depósito en el RM el 30 de julio.
“Hay que tener en cuenta que mientras que no se aprueben los nuevos modelos de cuentas anuales, todavía sigue vigente la Resolución de 23 de abril de 2024, de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública, referida a los modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales”.
