- Las empresas deben comunicar los días reales de prácticas cada mes
- Fechas clave para comunicar los días de prácticas
- Cómo deben comunicar los días: ejemplos reales de la Seguridad Social
- No comunicar los días correctamente puede generar deudas a los negocios
- El alta y baja de los alumnos en prácticas debe comunicarse dentro de los 10 días siguientes
- Cómo se presentan las liquidaciones y cuándo se pagan las cuotas
- Cómo se calcula la cotización en prácticas no remuneradas
- Errores frecuentes que generan deudas a los negocios
- Seguridad Social genera una deuda automática a las empresas que no cumplen
Abril trae una obligación poco conocida para negocios con becarios en prácticas: comunicar a la Seguridad Social los días reales en los que han realizado actividad. El plazo para hacerlo respecto al primer trimestre termina el 29 de abril, aunque muchas empresas lo desconocen. Desde el organismo advierten de que los errores ya están generando liquidaciones indebidas.
Desde el 1 de enero de 2024, todos los estudiantes en prácticas, incluso cuando no son remuneradas, cotizan a la Seguridad Social. Este cambio ha incorporado nuevas obligaciones para empresas, centros formativos y entidades que los acogen, obligándoles a gestionar altas, bajas y cotizaciones.
Sin embargo, el principal fallo no siempre está en estos trámites básicos, sino en la comunicación de los días en los que realizan prácticas los becarios. Según explicó a este medio el abogado laboralista Jaume Barcons, hay negocios que no informan correctamente, y “si no se comunican los días de prácticas, no se puede calcular correctamente la cotización, porque la Seguridad Social no tiene esa información”.
La consecuencia es inmediata: si no se comunican esos días, la Seguridad Social calcula la cotización como si el alumno hubiera estado activo todos los días en alta. Esto genera liquidaciones superiores a las que corresponderían y puede dar lugar a deudas innecesarias.
A esta obligación se suman otras, como tramitar altas y bajas o presentar las liquidaciones trimestrales, pero todo el sistema gira en torno a un punto clave: comunicar bien y a tiempo los días reales de prácticas.
Las empresas deben comunicar los días reales de prácticas cada mes
Los autónomos, empresas, centros formativos o entidades que acojan alumnos en prácticas no remuneradas están obligados a comunicar cada mes a la Seguridad Social la actividad real de estos estudiantes.
El organismo advierte de que este envío de información es obligatorio en todos los casos y es la base sobre la que se calcula la cotización.
En concreto, deben informar de:
- El número de días efectivos en los que se han realizado prácticas
- Los casos en los que no se ha realizado ningún día de prácticas, aunque el alumno siga dado de alta
- Las situaciones especiales, como incapacidad temporal, nacimiento o riesgo durante el embarazo o lactancia, en las que deberán comunicar los días previstos de prácticas
Además, el letrado advirtió de que no realizar estas comunicaciones a tiempo puede tener consecuencias más allá de la propia regularización económica. “El principal riesgo de estar al corriente de pago es que, si el alumno sufre un accidente y no se ha cotizado correctamente, pueden surgir problemas con la cotización y con la cobertura”, explicó. Y añadió que “en estos casos, la empresa podría tener que asumir el coste de la prestación si no estaba al corriente de pago en el momento del hecho causante”.
También deben comunicar los días aunque el alumno cobre el paro
Autónomos y pymes deben tener en cuenta que la obligación de comunicar los días de prácticas no desaparece, aunque el alumno esté en otras situaciones. En principio, no existe ningún supuesto en el que deba omitirse esta comunicación.
Por ejemplo, si el estudiante está percibiendo una prestación por desempleo, ya sea contributiva o asistencial, la Seguridad Social explica que la empresa debe igualmente:
- Tramitar el alta y la baja
- Comunicar los días reales de prácticas
Fechas clave para comunicar los días de prácticas
Como ya se ha contado, la comunicación de los días de prácticas está vinculada al sistema de liquidación trimestral. Resulta obvio pensar que esta obligación no sólo afecta al mes de abril, sino a todos los trimestres en los que se tengan alumnos en prácticas.
La regla es clara: debe hacerse antes de solicitar el cálculo de la liquidación:
- Prácticas de enero a marzo: hasta el 29 de abril
- Prácticas de abril a junio: hasta el 30 de julio
- Prácticas de julio a septiembre: hasta el 30 de octubre
- Prácticas de octubre a diciembre: hasta el 30 de enero
Cómo deben comunicar los días: ejemplos reales de la Seguridad Social
En su sección de dudas frecuentes, la Seguridad Social ha resuelto distintos supuestos que muestran cómo deben actuar las empresas en cada situación.
Estos ejemplos dejan claro que la comunicación debe ajustarse siempre a la actividad real, mes a mes, y que no basta con mantener al alumno de alta.
Por ejemplo, si un alumno realiza 10 días de prácticas en enero y 12 en marzo, pero no hace ninguna en febrero, la empresa deberá:
- Comunicar 10 días en enero
- Informar de 0 días en febrero
- Comunicar 12 días en marzo
En otro caso, si un alumno realiza 10 días en enero, pero en febrero sufre una incapacidad temporal y sólo puede hacer 2 de los 10 días previstos, la empresa tendrá que:
- Comunicar 10 días en enero
- Informar de 2 días realizados y 8 previstos en febrero, además de la situación de IT
- Comunicar 0 días en marzo, si no hubo actividad
También puede ocurrir que un alumno realice prácticas de forma regular, por ejemplo 10 días cada mes. En ese caso, simplemente se comunicarán esos días en cada periodo.
Otro supuesto habitual es el de un alumno que combine prácticas con un trabajo. Si realiza 10 días en enero, 10 en febrero y sólo 8 en marzo porque empieza a trabajar, la empresa deberá comunicar esos 8 días en marzo. Sin embargo, en este caso concreto, no existirá obligación de cotizar por ese mes si el alumno ha estado de alta en otro régimen durante todo ese periodo.
No comunicar los días correctamente puede generar deudas a los negocios
Desde la propia Seguridad Social advierten de que no comunicar esta información tiene una consecuencia directa en la cotización. Según explicó Barcons, cuando esto ocurre, la Administración puede actuar por su cuenta para regularizar la situación. “Si no se comunican los días, la Seguridad Social puede emitir una liquidación complementaria y reclamar las cantidades pendientes, aplicando además un recargo del 20 %”, explicó.
Si la empresa no informa de los días reales de prácticas, la Tesorería calculará la cuota como si el alumno hubiera realizado prácticas todos los días en los que ha estado de alta durante ese mes.
Esto se traduce en liquidaciones superiores a las que corresponderían. En la práctica, supone pagar por días en los que el alumno no ha ido al centro de trabajo. En este sentido, el abogado laboralista confirmó que “tanto no comunicar los días como no presentar correctamente la liquidación pueden acabar generando una regularización y una deuda para la empresa”.
El alta y baja de los alumnos en prácticas debe comunicarse dentro de los 10 días siguientes
Además de la comunicación de los días, las empresas deben cumplir con la obligación básica de dar de alta y de baja a los alumnos en prácticas en la Seguridad Social.
- El alta debe tramitarse al inicio de las prácticas
- La baja, al finalizar
El plazo general para realizar ambos trámites es de 10 días naturales desde que se produce el inicio o la finalización.
Esta obligación se aplica en todos los casos, con independencia de la situación del alumno. Incluso si el estudiante está percibiendo una prestación por desempleo, la empresa debe tramitar igualmente el alta, la baja y la comunicación de los días de prácticas.
Cómo se presentan las liquidaciones y cuándo se pagan las cuotas
El sistema de cotización de las prácticas no remuneradas funciona de forma trimestral.
Las empresas deben presentar la liquidación y realizar el ingreso de las cuotas en el mes siguiente a cada trimestre natural:
- Enero, febrero y marzo: se pagan en abril
- Abril, mayo y junio: en julio
- Julio, agosto y septiembre: en octubre
- Octubre, noviembre y diciembre: en enero del año siguiente
Cómo se calcula la cotización en prácticas no remuneradas
En las prácticas no remuneradas, la cotización se basa en un sistema sencillo:
- Se aplica una cuota fija por cada día de prácticas
- El coste corresponde íntegramente a la empresa o autónomo responsable
Cabe reseñar que, estas cuotas cuentan con una reducción del 95% en contingencias comunes, lo que reduce de forma significativa el coste.
En el caso de prácticas remuneradas, el sistema es distinto, ya que se cotiza conforme a las reglas de los contratos formativos. Sin embargo, en ambos casos existe obligación de alta, comunicación y cotización.
Errores frecuentes que generan deudas a los negocios
Según explicó el abogado laboralista Jaume Barcons a este medio, los negocios pueden cometer fallos que no son meramente formales, ya que afectan directamente al cálculo de las cuotas y pueden derivar en liquidaciones superiores a las que corresponderían.
En concreto, el expertó confirmó que entre los errores más frecuentes que pueden darse al aplcar este sistema están:
- No comunicar los días reales de prácticas
- No informar de meses sin actividad
- Comunicar los días fuera de plazo
- No solicitar el borrador de la liquidación
- Enviar ficheros de bases cuando no corresponde
A diferencia de otros regímenes, las entidades no calculan directamente la cuota. Deben pedir a la Tesorería General de la Seguridad Social el cálculo mediante una solicitud de borrador de la liquidación.
Según explica Seguridad Social, uno de los errores más frecuentes es el envío de ficheros de bases en lugar de solicitar este borrador, lo que da lugar a incidencias. Este procedimiento sólo es correcto en casos muy concretos, como cuando el alumno está en incapacidad temporal por accidente de trabajo o enfermedad profesional.
Seguridad Social genera una deuda automática a las empresas que no cumplen
La Seguridad Social explica que cuando una empresa no cumple con sus obligaciones, se aplica un sistema automático de cálculo de la deuda. Barcons precisó cómo funciona ese mecanismo: “Si no se paga de forma voluntaria, la Seguridad Social genera una deuda de forma automática. No obstante, la empresa puede ponerse al corriente voluntariamente. El problema es cuando no lo hace, que es cuando le requieren”.
Esto significa que, si no se han comunicado los días de prácticas, la cotización se calcula como si el alumno hubiera realizado actividad todos los días en los que ha estado de alta durante el mes. “Si no se han comunicado los días, la cotización se calcula por todo el periodo de alta. En cambio, si los días están informados pero no se paga, la liquidación se hace en función de esos días comunicados”, explicó el abogado laboralista.
En cambio, si los días sí se han comunicado pero no se ha presentado la liquidación, la deuda se calcula en función de los días informados, aplicando la cuota fija correspondiente.
Según explicó Jaume Barcons, “en ambos casos, el resultado es una liquidación de oficio que puede obligar a la empresa a asumir un coste mayor del previsto”.
Por tanto, este mecanismo obliga a los negocios a regularizar correctamente la cotización de los alumnos. Comunicar bien y en plazo los días de prácticas es fundamental para evitar asumir sobrecostes.
