La mayoría de los pequeños negocios no están al día sobre las futuras obligaciones de la factura electrónica que entrarán en vigor en unos meses.
Según un informe publicado por el software de facturación SAGE, seis de cada diez pequeñas empresas no se sienten preparadas para afrontar los cambios que llegan en la facturación a todos los niveles.
De hecho, la compañía asegura en su informe que la mayoría de las pymes no sabe cómo le afectará la nueva normativa. Muchas de estas empresas admiten no estar preparadas y otras tantas no han tomado medidas para adaptarse ni cuentan con un software admitido por Hacienda.
Esto último es todavía más preocupante puesto que el reglamento para estos programas va a exigir en pocos meses que todos los sistemas que se usan para emitir facturas cumplan determinadas condiciones. Bajo riesgo de sanciones de hasta 50.000 euros.
El 65% de las empresas no saben cómo les afectarán las nuevas normas de facturación
Los cambios que vienen a nivel de facturación llegarán por el lado de la Ley Antifraude -cuyo reglamento recién aprobado obligará pronto a actualizar los sistemas de facturación- y la Ley Crea y Crece -cuyo reglamento aún sin aprobar obligará en unos años a emitir facturas exclusivamente electrónicas-.
A pesar de que la primera ley afectará a los autónomos a partir de julio de 2026 -desde enero si son sociedades- y la segunda se empezará aplicar seguramente desde 2027, la mayoría ni si quiera saben en qué les afectarán exactamente estas leyes.
Concretamente, el 65% de las pymes aún desconoce el impacto de estas normativas y qué deberán hacer para cumplir con ellas. Así lo reveló el roadshow “Sage Factura Show”, en el que han participado más de 2.000 pymes españolas.
Además, un 22% de las pymes admiten no estar preparadas para estas obligaciones de facturación y consideran que las nuevas exigencias son demasiado complejas.
Por otro lado, el 37% de aquellas que sí están al tanto aún no ha tomado medidas para adaptarse.
Los datos también revelan que el uso actual de la factura electrónica es muy bajo: sólo el 4% de las pymes ya la emplea, y apenas el 31% cuenta con un software certificado y adaptado a la normativa. Estas cifras reflejan la necesidad urgente de formación y asesoramiento, para que las empresas puedan adaptarse sin dificultades a esta nueva digitalización -y evitar sanciones por no hacerlo-.
Fechas para adaptarse a las nuevas normativas
Las nuevas normativas de facturación van a tener distintas fechas de aplicación. Por un lado está la Ley antifraude y su obligación de utilizar programas de facturación que cumplan con la normativa -trazabilidad, incluir Verifactu, etc-.
En este primer caso, los productores van a tener que adaptar sus programas a partir de julio de 2025. Por su lado, las sociedades jurídicas deberán tener actualizados sus sistemas antes de enero de 2026 y los autónomos persona física en julio de ese mismo año.
Por otro lado, está la Ley Crea y Crece que obligará a todos los autónomos y empresas a emitir facturas electrónicas. Esta obligación depende de un reglamento que todavía no está aprobado.
Cuando se apruebe, dará un plazo de un año a las empresas con facturación superior a ocho millones de euros para empezar a emitir facturas electrónicas. Los autónomos y pymes con menos de esta cifra tendrán dos años para adaptarse.
Posibles beneficios de la facturación electrónica
Más allá de su obligatoriedad, la factura electrónica aporta ventajas que pueden mejorar significativamente la gestión de las empresas. Según un estudio de Sage y Analistas Financieros Internacionales (AFI), su implementación puede suponer:
- Reducción del 44% del tiempo dedicado a la facturación, lo que permite a las empresas optimizar su carga administrativa.
- Un ahorro medio de 10.300 euros anuales por empresa, al disminuir costes asociados a papel, impresión y almacenamiento.
- Mayor seguridad en las transacciones y reducción de errores, ya que minimiza riesgos de extravío o alteración de facturas.
- Automatización de procesos y optimización de la contabilidad, facilitando un mejor control financiero y cumplimiento fiscal.
La factura electrónica nació con el objetivo de mejorar la transparencia y la eficiencia en la gestión empresarial. Su implantación busca optimizar los procesos administrativos y reforzar el control fiscal, reduciendo prácticas como la evasión de impuestos o la economía sumergida.
Entre sus principales ventajas se encuentran:
- Mayor trazabilidad de las transacciones, lo que contribuye a reducir la economía sumergida y mejorar la recaudación fiscal.
- Optimización de la gestión contable, al eliminar errores, automatizar procesos y facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
- Impulso a la digitalización, permitiendo a las empresas mejorar su competitividad y adaptarse a un entorno económico más tecnológico.
