- ¿Quedan Excel y Word fuera del ámbito de aplicación de Verifactu para Hacienda?
- ¿Excel o Word pueden ser considerados como ‘software de doble uso’?
Una consulta reciente de la Dirección General de Tributos (en concreto, la DGT V2045-25) aclara qué sucederá con los autónomos que emiten sus facturas empleando programas o aplicaciones de uso general, como Excel y Word, en línea con el criterio que ya confirmó Hacienda a este medio el año pasado.
Estas herramientas, aún empleadas por muchos trabajadores por cuenta propia, pueden presentar trabas o complicaciones a la hora de ser empleados para facturar electrónicamente cuando entre en vigor la normativa de programas de facturación o Verifactu (RRSIF).
Principalmente, los nuevos programas de facturación que utilicen los autónomos tendrán que cumplir requisitos firmes de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros emitidos, a fin de evitar manipulaciones o alteraciones. Lo que podría añadir mayores cargas para demostrar el cumplimiento de la normativa pese a su uso.
Asimismo, a pesar de que la obligación de cumplir el reglamento de programas de facturación se retrasó a finales del año pasado hasta 2027 (tanto para autónomos como para sociedades), los trabajadores por cuenta propia deben ir preparándose para su implementación definitiva a partir del próximo año.
En ese sentido, según estimaciones de la Agencia Tributaria, se prevé que la obligación de cumplir con el RRSIF o Verifactu afecte a 2,5 millones de autónomos y 2,1 millones de empresas en nuestro país, quienes deberán cumplir con todos los requerimientos el año que viene para poder seguir facturando.
¿Podrán los autónomos seguir usando Excel y Word cuando llegue Verifactu?
En la consulta, una autónoma, abogada y asesora fiscal y laboral, emite sus facturas utilizando programas como Word y Excel. Estos soportes los usa como “meras plantillas” para la confección y archivo de las facturas.
Luego, toma los datos de cada factura y los introduce manualmente en un programa de contabilidad desde el que gestiona la contabilidad y los libros de registro obligatorios para la actividad por cuenta propia. Debido a ello, envía las siguientes preguntas a la DGT:
- En primer lugar, si este procedimiento de facturación queda fuera del ámbito de aplicación del Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023 (RSIF);
- En segundo lugar, si el uso de Word o Excel en estas condiciones puede considerarse un “programa de doble uso” a efectos del art. 29.2.j) de la Ley 58/2003 (LGT), con el consiguiente riesgo de infracción previsto en el art. 201 bis de la misma norma.
Según explica la DGT al respecto, el reglamento de programas de facturación o Verifactu (Real Decreto 1007/2023) regula los requisitos que deben cumplir los programas y sistemas de facturación, afectando a los autónomos que desarrollan actividades económicas y tributan en el Impuesto de la Renta sobre las Personas Físicas, afectando a la consultante.
En esta norma, no se especifican los medios concretos que deben emplearse para la facturación en sí, sino las exigencias técnicas y operativas que estos deben cumplir para poder ser utilizados como sistemas de facturación válidos o legales.
En ese sentido, Tributos aclara que el criterio administrativo distingue entre facturación manual –como sucede con las facturas manuscritas–, que quedarían fuera del ámbito de aplicación del reglamento, y el uso de herramientas informáticas que permitan la entrada, conservación y procesamiento de los datos de las facturas.
Verifactu podría afectar a Word y Excell en ciertos casos
A raíz de esta diferenciación, “no puede afirmarse de manera automática que el uso de hojas de cálculo o procesadores de texto quede excluido del Reglamento”, ya que, a partir de esas descripciones, estas herramientas digitales pueden contar con funcionalidades que las conviertan, bajo la norma, en sistemas informáticos de facturación.
Es decir, que es posible que estas aplicaciones se utilicen bajo los parámetros recogidos y exigidos en la normativa, no siendo posible discriminar su uso por incumplimiento. Sin embargo, la respuesta final dependerá de si Excel y Word:
- Permiten funciones de tratamiento y conservación estructurada de los registros de facturación, según las exigencias del reglamento.
- Se emplean en la práctica diaria en operaciones que incumplen la normativa y no garantizan, bajo estos términos, la integridad de los registros de facturación.
Como señala la DGT, el uso de Word o Excel para emitir facturas “no queda automáticamente excluido” de la aplicación del RD, pero este criterio «dependerá de si dichas herramientas actúan materialmente como sistemas informáticos de facturación conforme a la definición reglamentaria y de si cumplen las exigencias técnicas establecidas”.
¿Excel o Word pueden ser considerados «‘software’ de doble uso»?
Adicionalmente, el organismo recuerda que “la eventual consideración” de herramientas como Excel o Word como programas de doble uso y la imposición de sanciones corresponderá a la Administración. Esta analizará bajo su criterio si se incurre en incumplimientos o delitos en el uso de estas aplicaciones.
Estos supuestos “solo podrán apreciarse tras un análisis específico por parte de la Administración tributaria competente, no pudiendo establecerse una conclusión general y abstracta al respecto”.
Cabe recordar que el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria tipifica como infracción grave la fabricación, comercialización o tenencia de programas que permitan llevar contabilidades B o paralelas; omitir o alterar operaciones o que incumplan las exigencias técnicas específicas que garantizan la integridad de los registros de facturación.
A este respecto, Tributos manifiesta que las sanciones asociadas a estas conductas son “especialmente severas, lo que pone de manifiesto la relevancia que el legislador atribuye a la lucha contra el denominado ‘software de doble uso’”. Aunque, en cualquier caso, no corresponde al organismo determinar en cada caso particular la existencia de una infracción tributaria. Esta es competencia de los órganos de aplicación de los tributos.
Por ello, añade que “en términos generales, herramientas estándar como Word o Excel no están diseñadas específicamente para ocultar o manipular información contable o de facturación, si bien su uso deberá analizarse en función de las circunstancias concretas y del cumplimiento efectivo de los requisitos legales”.
