- Los autónomos tienen hasta el 30 de junio para aprovechar gastos olvidados de 2022
- Qué gastos antiguos pueden revisar todavía los autónomos antes de presentar la renta
- Intentar deducir gastos prescritos o no afectos a la actividades un error
- Los autónomos deben revisar bien su documentación antes de que termine la campaña de la renta
- Revisar correos, mensajes o archivos puede sacar a la luz gastos olvidados
Mientras miles de autónomos ultiman estos días la presentación de su Declaración de la Renta, muchos podrían estar a punto de perder una oportunidad para reducir su factura fiscal. El próximo 30 de junio no solo finaliza la campaña correspondiente al ejercicio 2025, sino que marca además, en numerosos casos, el último día para aprovechar determinados gastos olvidados de 2022.
Es relativamente frecuente que, al revisar la documentación para presentar la declaración, aparezcan facturas que nunca llegaron a contabilizarse, gastos que se quedaron fuera de una autoliquidación o errores detectados años después. Sin embargo, la normativa tributaria establece límites temporales para regularizar estas situaciones y aprovechar fiscalmente esos importes.
Según recordó la fiscalista María Orea, en declaraciones anteriores a este medio, cuando han pasado más de cuatro años desde el ejercicio correspondiente, el autónomo puede haber perdido el derecho a aplicar la deducción por prescripción. Esto significa que algunos autónomos que todavía tengan gastos pendientes de 2022 disponen únicamente hasta el cierre de esta campaña para analizar si pueden incorporarlos o rectificar declaraciones anteriores.
Eso sí, los expertos advierten de que no siempre basta con incluir un gasto antiguo en la declaración actual. En algunos casos concretos, puede resultar más conveniente rectificar una renta ya presentada o incluso no realizar ninguna modificación si el posible ahorro fiscal no compensa los riesgos o las consecuencias de una revisión posterior por parte de Hacienda.
Los autónomos tienen hasta el 30 de junio para aprovechar gastos olvidados de 2022
La cuenta atrás para presentar la declaración de la renta no sólo afecta a quienes todavía no han cumplido con Hacienda. También puede ser la última oportunidad para que algunos autónomos recuperen gastos que quedaron fuera de declaraciones anteriores.
La Agencia Tributaria fija el próximo 30 de junio como fecha límite para presentar la declaración del IRPF correspondiente al ejercicio 2025. Sin embargo, ese día también adquiere relevancia para quienes hayan detectado recientemente facturas o gastos de ejercicios anteriores que nunca llegaron a deducirse.
Según explicó anteriormente a este medio la fiscalista María Orea, uno de los principales límites que existen en estos casos es el plazo de cuatro años. Como recordó la experta, los problemas suelen aparecer «cuando son anteriores a 4 años y por tanto el derecho ya ha prescrito».
Por este motivo, 2022 se convierte en el último ejercicio del que todavía es posible deducirse desembolsos relacionados con la actividad. Los autónomos que todavía tengan gastos pendientes de aquel año disponen de los últimos días de esta campaña para analizar su situación y comprobar si todavía pueden regularizarlos conforme a la normativa tributaria.
A partir del 1 de julio muchos de estos gastos podrán perderse
Una vez finalice la campaña de la renta, muchos de estos gastos podrían quedar fuera del alcance de los contribuyentes. Es decir, algunos autónomos perderán la posibilidad de utilizarlos para reducir su tributación si dejan pasar el plazo sin revisar previamente todos sus documentos antiguos.
Por ello, los asesores fiscales recomiendan no dejar pasar las últimas semanas de campaña y ponerse a revisar facturas, justificantes y registros contables de ejercicios anteriores. Especialmente cuando existan dudas sobre si algún gasto quedó sin incluir en su momento o se detectan errores al preparar la declaración.
Como siempre, el hecho de que una factura corresponda a 2022 no significa automáticamente que pueda deducirse sin más. La posibilidad de hacerlo dependerá de cada caso concreto, del tipo de gasto y de la forma en que se pretenda regularizar ante Hacienda.
Qué gastos antiguos pueden revisar todavía los autónomos antes de presentar la renta
Al revisar con detalle la documentación fiscal, no es raro encontrarse con facturas que nunca llegaron a contabilizarse y gastos que pasaron desapercibidos en ejercicios anteriores.
Para casi cualquier autónomo, olvidar una factura puede ser relativamente frecuente, especialmente en pequeños negocios que gestionan un volumen importante de documentación. A veces aparece al revisar correos electrónicos antiguos, mientras se prepara la propia Declaración de la Renta o incluso al revisar los bolsillos de una vieja chaqueta.
Los expertos en fiscalidad insisten que la regla general es que los gastos deben imputarse al ejercicio al que corresponden. Sin embargo, la normativa tributaria permite, en determinadas circunstancias, regularizar posteriormente algunos gastos que no se incluyeron en su momento.
Entre los supuestos más habituales se encuentran:
- Facturas de proveedores que nunca llegaron a registrarse.
- Gastos profesionales correctamente justificados que fueron omitidos por error.
- Importes que, pese a estar relacionados con la actividad, no se reflejaron en las declaraciones presentadas.
También pueden detectarse errores de contabilización o discrepancias entre la documentación conservada por el autónomo y la información finalmente incorporada a sus autoliquidaciones. En estos casos, todavía puede existir margen para corregir la situación si no ha transcurrido el plazo legal establecido, concretamente, cuatro años.
Eso sí, los fiscalistas recuerdan que no todas las facturas antiguas pueden aprovecharse automáticamente. Para que un gasto sea considerado deducible, Es muy importante que, además de respetar los plazos:
- Esté debidamente justificado.
- Guarde relación con la actividad económica.
- Cumpla con los requisitos exigidos por la normativa fiscal para que pueda ser considerado deducible.
Intentar deducir gastos prescritos o no afectos a la actividades un error
Aunque la normativa permite regularizar determinados gastos de ejercicios anteriores, no todas las deducciones son válidas. De hecho, algunos errores frecuentes pueden provocar que Hacienda rechace el gasto e incluso puede obligar al autónomo a ingresar el importe que dejó de pagar por esa deducción, junto con intereses o sanciones.
Según explicó en su momento María Orea, uno de los fallos más habituales es intentar deducir gastos que ya han quedado fuera del plazo legal o que no cumplen los requisitos exigidos por la normativa.
Entre los errores más frecuentes se encuentran:
- Intentar deducir gastos ya prescritos. La fiscalista recordó que los problemas suelen aparecer cuando han transcurrido más de cuatro años y el derecho a regularizar la situación ya ha prescrito.
- Incluir gastos que no están relacionados con la actividad económica. Un gasto sólo puede deducirse si guarda una vinculación real con el negocio o la actividad profesional del autónomo.
- No disponer de una factura válida. En muchos casos, un simple ticket o justificante no resulta suficiente para acreditar el derecho a la deducción.
- No poder demostrar que el gasto se pagó realmente. Hacienda puede solicitar justificantes bancarios, extractos o cualquier otra prueba que acredite la realidad de la operación.
- Intentar deducir gastos parcialmente afectos a la actividad. Son situaciones habituales en determinados suministros, inmuebles o bienes de uso mixto, donde puede discutirse qué porcentaje corresponde realmente al negocio.
- Declarar gastos especialmente controvertidos. María Orea señaló que algunos conceptos generan más conflictos que otros, como ocurre con determinados vehículos, combustible, desplazamientos o bienes cuyo uso profesional no queda claramente acreditado.
Los autónomos deben revisar bien su documentación antes de que termine la campaña de la renta
Antes de intentar regularizar un gasto antiguo, conviene que cada trabajador por cuenta ajena compruebe que tiene la documentación necesaria disponible y puede demostrarlo sin problemas ante Hacienda en caso de una futura comprobación.
Evidentemente, la prueba principal sigue siendo la factura, ya que permite identificar la operación realizada y verificar que el gasto cumple los requisitos exigidos por la normativa tributaria. Pero también es cierto que, en determinados casos, también resulta conveniente conservar documentación adicional que ayude a acreditar la realidad de la operación.
Entre los documentos que conviene revisar se encuentran:
- Las facturas correspondientes al gasto que se pretende regularizar.
- Los justificantes de pago que acrediten que la operación se realizó efectivamente.
- Cualquier documentación adicional relacionada con el gasto, en caso de que posteriormente sea requerida por Hacienda.
No obstante, María Orea recomendó prudencia a la hora de aportar documentación adicional sin que la Administración la solicite expresamente. Según explicó anteriormente a este medio, no es necesario presentar «correos electrónicos y pruebas» junto con la declaración y añadió que «como mucho la factura», dejando el resto de la documentación para el caso de que Hacienda requiera más información durante una comprobación.
La fiscalista recordó además que no existe una solución universal para todos los contribuyentes. Una misma factura puede tener consecuencias fiscales muy distintas dependiendo de su importe, del tiempo transcurrido, del tipo de gasto o de cómo afecte al resultado final de la declaración. Por ello, insistió en que cada caso particular debe analizarse individualmente antes de tomar una decisión.
Revisar correos, mensajes o archivos puede sacar a la luz gastos olvidados
Antes de dar por perdido un gasto antiguo, puede resultar conveniente revisar toda la documentación relacionada con la actividad. A veces no aparece directamente la factura, pero sí indicios que permiten reconstruir la operación. Un correo electrónico, una conversación con un proveedor, una anotación contable o incluso un tichet de compra pueden ayudar a identificar la fecha exacta en la que se realizó el gasto.
Con esa información, el autónomo podría dirigirse al establecimiento o al proveedor correspondiente para solicitar una copia de la factura y comprobar si todavía existe margen para regularizarla antes de que expire el plazo.
