- Solo un 10% de las pymes y autónomos fichan a través de una aplicación
- Posibles ventajas y costes de implantar un sistema de registro horario
- Solo un 23% de las pymes creen que el registro digital mejorará su negocio
El 35% de autónomos y pymes continúa registrando la jornada de sus empleados en papel o Excel, aunque el nuevo registro horario que quiere aprobar la ministra de Trabajo, Yolanda Díaz, lo impediría. Es una de las principales conclusiones del “Observatorio TeamSystem: Radiografía y diagnóstico de pymes, autónomos y asesorías”, primer informe independiente elaborado por Ipsos para TeamSystem a partir de 1.200 entrevistas realizadas a negocios y asesores.
Según el informe de la compañía de software de control horario, uno de cada tres negocios sigue haciendo el control horario en papel y tan sólo un 10% de las pequeñas empresas fichas a través de una aplicación, como se supone que exigirá la normativa.
La compañía TeamSystem explica que el Real Decreto, cuya aprobación se esperaba para 2025, pero va a terminar posponiéndose al año que viene, establecerá la exigencia de soporte digital y la prohibición de métodos no trazables.
Y aclara que, si bien no afectará a la duración máxima de la jornada, ni a los descansos o a las horas extraordinarias, este nuevo control horario por medios digitales sí deberá permitir comprobar que se respeta la jornada y los descansos, así como que se retribuye correctamente a los empleados. De hecho, la Inspección de Trabajo podrá acceder en remoto a las aplicaciones de los negocios.
Solo un 10% de las pymes y autónomos fichan a través de una aplicación
El estudio, realizado con 1.200 entrevistas, refleja que actualmente sólo un 10% de las pymes y autónomos disponen de aplicaciones móviles para el registro horario. Y muestra un déficit de preparación que comprometería el cumplimiento de la norma, así como un alarmante desconocimiento, pues el 34% ignora la obligatoriedad del registro digital y apenas un 23% están adecuadamente informados.
El Informe también arroja un grave problema: el bajo grado de conciencia entre las asesorías. Y es que la mayoría de autónomos aseguran que delegarán su cumplimiento con el registro horario en el gestor, pero sólo uno de cada tres asesores planea ofrecer el fichaje digital integrado a sus clientes.
Esto resulta especialmente preocupante, pues el nuevo control horario dejará de ser un trámite interno para convertirse en un documento con valor jurídico imprescindible para evitar multas de hasta 10.000 euros por trabajador en los casos más graves de manipulación o falseamiento de los datos. Las sanciones se aplicarán por cada trabajador afectado. Las infracciones leves -errores menores en los registros- acarrearán multas de hasta 750 euros; y las graves -ausencia de registro o registro inadecuado- serán sancionadas con hasta 7.500 euros.
En cualquier caso, el nuevo registro horario no debe ser visto como un mecanismo de sanción. Y aunque las multas a trabajadores únicamente se aplicarán en casos de incumplimiento individual, la responsabilidad principal seguirá siendo de la empresa.
Posibles ventajas y costes de implantar un sistema de registro horario
TeamSystem considera que esta tecnología permite optimizar la gestión de los tiempos laborales, reducir riesgos legales y mejorar la satisfacción de los empleados gracias a la mayor transparencia y accesibilidad del sistema. Aunque eso sí, para muchos negocios, supondrá un coste extra que tendrán que asumir.
Según los expertos consultados, la mayoría de los autónomos y pymes podrían adaptarse al nuevo control horario digital con una inversión anual de entre 400 y 1.000 euros, dependiendo del proveedor y del número de empleados.
Un coste nada despreciable para muchos autónomos y dueños de pequeños negocios que superan el día a día, en muchas ocasiones, con el agua al cuello.
Viendo el lado positivo, las ventajas a medio plazo (como evitar sanciones, automatizar tareas y modernizar la gestión) podrían llegar a compensar la inversión inicial en algunos casos, especialmente en plantillas con más de diez trabajadores. Además, la mayor parte de las empresas de software permiten acceder a través de distintos dispositivos, como móviles o tabletas.
Solo un 23% de las pymes creen que el registro digital mejorará su negocio
Sin embargo, los resultados del estudio son poco halagüeños. En líneas generales, debido al peso de las micropymes en el tejido empresarial, las herramientas de fichaje apenas se tienen en cuenta. Cumplir con la norma será uno de los principales desafíos en 2026 para el 37% de las pymes y autónomos, un reto solo superado por la preocupación ante la competencia y la presión del mercado.
En este sentido, la mitad de los autónomos y pymes no asocia todavía estas medidas con una mayor eficiencia y solo un 23% considera que podrían mejorar su situación.
Entre los optimistas, el 72% de los autónomos y pymes piensan que el nuevo fichaje digital permitiría un mejor control de las horas y el 45% que les ahorraría tiempo en gestiones y corregir errores.
