Nueve de cada diez autónomos del sector hostelero afirman que la burocracia les consume un tiempo valioso, que podrían dedicar a sus clientes y a su negocio. Un reciente estudio realizado por Square y American Express revela que la gran mayoría de los bares y restautrantes en España se encuentran sobrecargados por tareas administrativas, lo que frena su capacidad de expansión y mejora. Cada vez hay más leyes nuevas y se sienten impotentes a la hora de intentar cumplir todas las normativas.
El informe Recupera tu Tiempo señala que los propietarios de negocios hosteleros dedican una media de 38 horas semanales a tareas administrativas, que incluyen la supervisión, la formación de personal, la gestión del día a día y el cumplimiento de nuevas normativas de todo tipo. Esta carga burocrática no sólo limita el tiempo disponible para concentrarse en los aspectos más importantes de su negocio, sino que también representa una fuente de estrés considerable para los emprendedores. De hecho, por ejemplo, el 77% de los propietarios coinciden en que la gestión de personal es uno de los aspectos más agobiantes de su trabajo diario.
En los últimos años, nuevas normativas, como el reglamento de control de alérgenos, la de envases y residuos, la prohibición de la publicidad de bebidas alcohólicas o la inminente rebaja de la jornada laboral, han incrementado significativamente la carga administrativa para los pequeños negocios hosteleros. Además, la implantación del sistema de control y verificación de la facturación digital TicketBAI, que está siendo estableciendo en las provincias vascas, pero que puede extenderse a otras regiones, complica aún más la gestión diaria.
Juan Blázquez, dueño del madrileño bar-restaurante El Buen Sabor, lo explicó a este diario: “Mis hijas y yo nos pasamos el día con el papeleo. Ahora, con esto de los envases y los residuos, ya no sabemos ni por dónde empezar. Claro que querríamos poder emplear el tiempo en otras cosas, pero basta que te descuides para que llegue la inspección”.
La pasión sigue moviendo a los emprendedores que montan un negocio de hostelería.
Los autónomos de la hostelería dedican 14 horas a la semana a la gestión de sus equipos
La gestión del personal es otro de los puntos críticos que enfrenta el sector de la hostelería en España. Según el informe, los empresarios dedican en promedio 14 horas a la semana a tareas administrativas relacionadas con la gestión de sus equipos, lo que supone un reto considerable para los propietarios, especialmente para aquellos que tienen dificultades para encontrar personal cualificado.
El 44% de los encuestados asegura que uno de sus mayores desafíos es la dificultad para contratar empleados con las habilidades necesarias, y un 37% señala que la percepción de que los trabajos en hostelería son a corto plazo dificulta la retención de talento. Sin embargo, aquellos negocios que invierten en la formación y desarrollo de su personal logran retener a sus empleados cuatro meses más de media, lo que ayuda a reducir los costes asociados a la rotación de personal.
“Al final, lo más difícil es encontrar a alguien que quiera quedarse. Apenas terminan de aprender, se van; y ojo, que no siempre es por los sueldos, que los nuestros están por encima de la media del sector”, concluyó. “Nos gustaría que se queden más tiempo, porque invertimos en que aprendan bien el trabajo, y aunque la rotación no es desesperante, como les sucede a otros, sí que constituye un problema”.
Parece que el futuro de los negocios hosteleros en España reside en la capacidad de los autónomos para encontrar herramientas que les permitan optimizar su tiempo y liberar recursos, lo que podría traducirse en un mayor crecimiento y, desde luego, una mejora en la experiencia del cliente.
Los restaurantes están automatizando la gestión de inventarios para ahorrar tiempo, según un informe
No obstante, los propietarios no sólo se enfrentan a la sobrecarga administrativa, sino también a retos importantes en la gestión de inventarios y de recursos humanos. De acuerdo con el estudio, aquellos negocios que han logrado automatizar la gestión de inventarios ahorran en promedio hasta cuatro horas a la semana, lo que les permite liberar recursos para mejorar la atención al cliente o explorar nuevas oportunidades de crecimiento. “Es cierto que antes pasabas horas contando lo que te quedaba de género y lo que debías reponer. El programa de inventarios es de lo mejor que se ha diseñado, porque ahorramos tiempo y podemos dedicárselo y estar más pendiente de los clientes”, señaló el hostelero.
Seis de cada diez negocios hosteleros invertirán en mejorar la experiencia del cliente.
El informe señala que los negocios que han adoptado herramientas de automatización, como la gestión de inventarios o los sistemas de reservas automatizados, han experimentado una mejora significativa en sus operaciones. En promedio, los restaurantes que automatizan la gestión de inventarios ahorran hasta cuatro horas a la semana, y aquellos que utilizan pantallas para gestionar los pedidos en cocina ganan una hora semanal adicional. Este ahorro de tiempo se traduce en una reducción de la mencionada tarea burocrática, permitiendo a los pequeños negocios hosteleros dedicar más recursos a otras tareas, como la puesta en práctica de nuevas iniciativas.
“Todo esto de la tecnología nos ayuda a quitarnos cosas de encima, pero la verdad es que sigue habiendo mucho papeleo. Entre los impuestos, los nuevos reglamentos y normativas y todo lo demás, no te queda tiempo ni para respirar”, afirmó Juan Blázquez.
La tecnología permite identificar patrones de mejora en las opiniones de los clientes y optimizar la gestión del personal
Uno de los aspectos más destacados del informe es el creciente papel de la tecnología en la gestión de negocios hosteleros. El 93% de los empresarios encuestados afirma que el uso de tecnología tiene un impacto positivo en su negocio. Estas herramientas permiten obtener información clave sobre la rentabilidad de las operaciones, identificar patrones en las opiniones de los clientes y optimizar la gestión del personal.
Los negocios que han implementado soluciones tecnológicas, como pantallas que trasladan los pedidos en tiempo real al personal de cocina o sistemas de reservas online, han logrado un ahorro de tiempo significativo. Según el estudio, estos sistemas permiten ganar hasta una hora a la semana en la gestión del personal, lo que resulta en una mayor eficiencia y una experiencia de cliente más fluida. “Es cierto que ahora, con las pantallas, el personal de cocina ya sabe lo que debe hacer, sin necesidad de andar yendo y viniendo con las comandas. Y ayuda también a la hora de poder informar al cliente sobre los alérgenos”, comentó Juan Blázquez.
Además, este pequeño hostelero asegura que las soluciones tecnológicas permiten acceder a informes “que nos ayudan a mis hijas y a mí a identificar gastos ocultos, prever necesidades de personal y ajustar la oferta en función de la demanda real, y no la que tú puedas suponer, lo que repercute directamente en la rentabilidad del negocio”.
A pesar de los obstáculos, los hosteleros españoles mantienen una actitud bastante optimista frente al futuro. El 69% de los encuestados asegura que planea expandir sus actividades comerciales en los próximos dos años. Entre las estrategias más comunes para la expansión se encuentran el lanzamiento de nuevos productos o servicios (63%), la contratación de personal adicional (55%) y la inversión en nuevas tecnologías o equipos (49%).
El informe también destaca que un 78% de los empresarios del sector espera ver un incremento en sus beneficios durante los próximos 12 meses, lo que está motivando a muchos a invertir en la mejora de la experiencia del cliente (61%), la formación de su personal (51%) y la implementación de soluciones tecnológicas para mejorar la eficiencia operativa (49%).
