Como cada año por estas fechas, muchos negocios están presentando sus cuentas anuales. La mayoría de las pymes tienen hasta final de mes para cumplir con esta obligación. De no hacerlo, se arriesgan a consecuencias como el cierre de la hoja registral y la pérdida de credibilidad ante clientes e inversores.
Presentar las cuentas anuales es fundamental para dar una imagen de transparencia y confianza. El proceso sigue plazos muy definidos. Las empresas que cierran ejercicio el 31 de diciembre deben aprobar las cuentas en un plazo de seis meses, y tienen un mes más para depositarlas en el Registro Mercantil.
Según avanzo a este medio Jorge Capeans, secretario técnico del Registro de Economistas Contables (EC) del Consejo General de Economistas (CGE), hay dos novedades: este 2025 hay que reflejar el CNAE en estas cuentas anuales. Ya es obligatorio.
Y otra cosa es el código IRUS. «Si bien estaba estipulado que este código también fuera obligatorio para las cuentas anuales, se ha dejado como voluntario. De hecho, en la resolución de cuentas anuales aparece en el test de errores como no obligatorio. El IRUS no es motivo para que te rechacen las cuentas”, señaló.
¿Qué pasa si un negocio no presenta las cuentas anuales?
Antes de presentar el libro de cuentas, las sociedades mercantiles habrán tenido que elaborar y legalizar sus libros contables antes del 31 de abril y haber aprobado las cuentas del año anterior antes del 30 de junio. Por último, deberán depositarlas, como máximo, un mes después, hasta el 30 de julio.
Dentro del proceso de presentación de cuentas, el depósito de la contabilidad es el paso clave para cualquier negocio. No llevar a cabo en tiempo y forma esta gestión puede acarrear importantes sanciones, entre otras consecuencias. Sin embargo, “al posible procedimiento sancionador, que no es automático, es un poco aleatorio en función de la labor de inspección del ICAT que instruya ese procedimiento” explicó Capeans.
No cumplir en plazo con esta obligación puede acarrear graves consecuencias: los administradores se exponen a responder con su patrimonio personal por las deudas de la empresa. Además, la hoja registral puede cerrarse y la credibilidad del negocio verse seriamente dañada, poniendo en riesgo su viabilidad.
Responsabilidad de los administradores frente a las deudas
Uno de los efectos más notables de no presentar las cuentas es que los administradores pasen a ser considerados responsables de las deudas de la empresa. Por tanto, su patrimonio personal se vería afectado.
Si la sociedad termina en un concurso de acreedores, no tener al día la contabilidad puede suponer graves consecuencias. Jorge Capeans confirmó que “la incorrecta llevanza de las obligaciones contables y mercantiles puede ser un motivo suficiente para que el concurso sea declarado como culpable y el empresario tenga que asumir personalmente las deudas”.
Sanciones de hasta 60.000 euros
La Ley de Sociedades de Capital establece multas de entre 1.200 y 60.000 euros para los negocios que no presenten sus cuentas anuales, sanciones que impone el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC), regulado en la Ley de Auditoría y en su reglamento, el procedimiento sancionador.
Capeans aclaró que “el porcentaje de sanción va en función del patrimonio neto, de la cifra de negocios, si ha presentado impuesto de sociedades y se establece un mínimo”. Por eso, estas sanciones no suelen representar el mayor problema de incumplir con la obligación de presentar las cuentas en el Registro.
Cierre de la hoja registral
El cierre de la hoja registral, sin embargo, puede tener repercusiones graves para la continuidad del negocio, ya que, en estos casos, sólo se permitirían actos muy limitados que el registrador mercantil inscribe, aunque no se hayan presentado las cuentas anuales.
El artículo 378 del Reglamento del Registro Mercantil (RRM) establece que, si transcurre un año desde el cierre del ejercicio social sin que se haya depositado debidamente las cuentas anuales aprobadas, el Registrador Mercantil procederá a cerrar provisionalmente la hoja registral de la sociedad.
En ese momento, la firma de nuevos administradores o apoderados carecería de validez para cualquier gestión o trámite administrativo, ya que no podrían inscribirse en el Registro Mercantil hasta que se subsane la falta de depósito mediante la correspondiente liquidación. Esto también impediría modificar el domicilio social o cambiar de administradores durante ese tiempo.
Pérdida de confianza y riesgo para la viabilidad del negocio
Las cuentas anuales aportan credibilidad ante entidades financieras, clientes y posibles inversores. De forma indirecta, el mercado también puede penalizar la falta de depósito: un banco podría negarse a renovar una póliza si la empresa solicita financiación sin tener las cuentas presentadas en el Registro Mercantil. Y potenciales inversores podrían desistir de aportar capital.
Lo mismo puede ocurrir con proveedores o clientes, que podrían desconfiar de la solidez del negocio. “Estas son algunas repercusiones indirectas que, por supuesto, puede acarrear una contabilidad inadecuada”, concluyó el economista.
Revocación del NIF del negocio
Como ya avanzó este diario, entre las consecuencias de no presentar las cuentas se encuentra la revocación del Número de Identificación Fiscal (NIF), lo que, en la práctica, supone que la sociedad pierde su identidad jurídica y no puede operar: no puede vender, comprar ni cumplir con ninguna obligación fiscal o contable. Esta medida se introdujo con el Real Decreto 249/2023, que añadió el incumplimiento de las obligaciones contables como causa para retirar el NIF.
Si se produce esta situación, el empresario debe regularizar su posición para recuperar la operatividad del negocio. Para ello, deberá presentar toda la documentación contable de los ejercicios pendientes ante el Registro Mercantil y solicitar de nuevo a la Agencia Tributaria la activación del NIF retirado. Capeans explicó que “la no presentación de cuentas puede derivar en que la Agencia Tributaria vea que es una sociedad inactiva y te revoquen el NIF, pero no es automático”.
