Acaba de comenzar la campaña de la RENTA y miles de autónomos tendrán que presentar como cada año todos sus ingresos y los gastos fiscalmente deducibles que tuvieron el ejercicio pasado.
Este 2025, todos los autónomos sin excepción tendrán que presentar la declaración si estuvieron dados de alta en 2024, independientemente de sus ingresos.
Como cada año, una de las dudas más recurrentes entre el colectivo es qué gastos se puede deducir en la RENTA sin riesgo de inspección y cuáles no.
Como ocurre en el resto de los impuestos -como Sociedades e IVA- todo dependerá de si el desembolso tiene relación con la actividad y si hay una factura para justificarlo.
Sin embargo, y al margen de esta regla, hay algunos gastos que por ley está prohibido deducirse. Otros, como el vehículo o las invitaciones a clientes, están permitidos, pero implican un riesgo importante ante Hacienda.
A continuación, se desgranan los desembolsos imposibles de deducir y aquellos que, estando permitidos, son difíciles de justificar ante el fisco.
Gastos prácticamente imposibles de deducir en la RENTA
Que cualquier gasto no es susceptible de ser deducido en la RENTA parece una obviedad. Sin embargo, aún son algunos los autónomos que, ya sea por desconocimiento o por otras razones, tratan de justificar gastos que en ningún caso serán aceptados por Hacienda.
Según explicó María Orea, «una de las cosas que no hacen la mayoría de los autónomos es hacer una estimación de lo que van a pagar en impuestos antes de terminar el año. ¿Estoy incurriendo en gastos que no puedo deducir y no lo sé? Más vale ir previendo todo eso. Por ejemplo, si estoy aplicando incentivos fiscales o no, por puro desconocimiento», aclaró.
Según Arturo González, asesor fiscal y CEO de Cross asesores, estas deducciones, además de no estar permitidas, no son en absoluto recomendables ya que pueden despertar sospechas y motivar una inspección.
En cuanto a los gastos que en ningún caso podrán deducirse se encuentran aquellos que van dirigidos al uso y disfrute personal, así como los viajes y comidas -que no sean exclusivamente de trabajo-, entre otros.
Más concretamente, como gastos imposibles, se encuentran los siguientes:
- Desplazamientos, viajes, hostelería o restauración en ciertos días o circunstancias: no se consideran deducibles a menos que puedan justificarse como necesarios para la actividad económica y se admitan como deducción en el IRPF o en el Impuesto sobre Sociedades. Un ejemplo claro serían las dietas diarias de los autónomos -hasta un máximo de 26,67 euros en territorio nacional-, siempre que estén vinculadas a la actividad. En cambio, una comida realizada en un día festivo, cuando el negocio permanece cerrado, no sería deducible. Tampoco lo sería un viaje si no se acredita adecuadamente que tuvo una finalidad profesional, como asistir a una reunión con un cliente o participar en un evento del sector.
- Gastos destinados a atenciones con clientes o terceros: entradas a espectáculos, estancias en hoteles o comida han sido tradicionalmente rechazados en el IRPF y el Impuesto sobre Sociedades, al considerarse “liberalidades”. No obstante, desde 2021, el Tribunal Supremo cambió el criterio al establecer que pueden ser deducibles si tienen una finalidad promocional relacionada con la actividad, ya sea de forma directa o indirecta. La clave está en la justificación que aporte el autónomo: por ejemplo, si la comida con el cliente formaba parte de una estrategia para cerrar un acuerdo comercial o impulsar un proyecto conjunto.
- Gastos no relacionados con el desarrollo de la actividad económica del autónomo: tampoco se consideran deducibles los gastos relacionados con la adquisición de joyas, los productos alimenticios, bebidas o tabaco destinados al consumo personal, ni aquellos vinculados a espectáculos o servicios recreativos.
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Desplazamientos, viajes y gastos asociados al vehículo
Los gastos relacionados con el uso del vehículo -combustible, reparaciones, peajes o parkings- también presentan importantes complicaciones a la hora de justificar su carácter profesional.“Sólo serán fiscalmente deducibles cuando se justifique el uso al 100% profesional. Por ejemplo, echar combustible en el vehículo justificar los kilómetros que se hacen, para qué se han hecho y de donde a donde. Esto, lógicamente, no resulta fácil de demostrar», explicó Arturo González.
Hacienda suele poner en duda si el combustible se ha empleado únicamente en trayectos profesionales o si una reparación era imprescindible para el desarrollo de la actividad.
Respecto al IVA, solo se puede deducir el 100% del impuesto en la compra de un vehículo si el profesional se dedica de forma exclusiva a actividades directamente vinculadas al transporte. Hacienda contempla algunos casos específicos en los que esta deducción total es posible:
- Vehículos mixtos destinados al transporte de mercancías.
- Vehículos utilizados para prestar servicios de transporte de viajeros (como taxis).
- Vehículos de autoescuela empleados para enseñanza de la conducción.
- Turismos usados para pruebas, demostraciones o acciones promocionales.
- Vehículos empleados en desplazamientos de representantes comerciales.
- Vehículos destinados a servicios de vigilancia y seguridad.
- Si el autónomo no encaja en ninguno de estos supuestos, en teoría puede intentar deducir el 100% del IVA, pero deberá demostrar que el uso del vehículo es exclusivo para la actividad profesional. Aunque, según los expertos, esto es prácticamente imposible en la mayoría de los casos.
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También los viajes de trabajo plantean dificultades. Billetes de tren o avión, estancias en hoteles o desplazamientos en taxi pueden ser rechazados si no se justifica adecuadamente la relación con la actividad.
Se han dado casos en los que Hacienda ha denegado la deducción de un billete de tren a un abogado que debía acudir a un juicio en otra ciudad, por no poder demostrar el motivo del viaje ni acreditar que el billete era suyo.
Con los taxis sucede algo similar: si no se puede probar que el trayecto tenía una finalidad laboral, no se admite el gasto. Y los gastos de aparcamiento, en la mayoría de los casos, también suelen ser rechazados por el Fisco.
Gastos que los autónomos pueden deducir, pero con muchas pegas
Según los expertos consultados, si no se puede acreditar de forma clara y completa que un gasto está vinculado a la actividad profesional del autónomo, lo más prudente es no incluirlo en la declaración a Hacienda.
Por este motivo, ciertos tipos de gasto merecen un análisis aparte. Aunque en apariencia puedan estar ligados a la actividad económica, no siempre son deducibles. Lo determinante es que el autónomo pueda justificar ante Hacienda su vinculación directa con el negocio.
No existen muchas deducciones imposibles, pero sí bastantes que resultan difíciles de defender, según aclaró el experto fiscalista y CEO de Cross Asesores, Arturo González.
Son aquellas que no cumplen con el principio de correlación entre gasto y actividad, ya sea por su naturaleza o por la forma en que se presentan. En estos casos, Hacienda suele rechazar las pruebas aportadas como insuficientes.
El teléfono móvil
Uno de los gastos más difíciles de justificar para un autónomo es el del uso del teléfono móvil. Rara vez se puede probar que su uso está destinado únicamente a la actividad profesional.
En muchas ocasiones, Hacienda exige demostrar que las llamadas realizadas estaban vinculadas a la actividad -por ejemplo, con clientes- o que se producían exclusivamente en días laborables. Sin embargo, según los expertos consultados, esto resulta prácticamente inviable.
Errores formales en las facturas
Los defectos en las facturas son una de las causas más frecuentes por las que Hacienda puede rechazar la deducción de un gasto.
Omisiones como no incluir el tipo impositivo o calcularlo de forma incorrecta, no reflejar todos los datos del destinatario, o no numerar adecuadamente la factura son errores habituales que pueden dificultar o impedir la deducción.
Ropa de trabajo
Otro gasto controvertido es el de la ropa para el desempeño de la actividad. Domingo Gallego, asesor jurídico de ATA, señaló en anteriores declaraciones a este medio que este tipo de gasto suele considerarse de uso particular, incluso cuando el autónomo necesita vestimenta específica para su trabajo, como un traje.
“Salvo que se trate de ropa adquirida en comercios especializados en vestuario profesional, su deducción resulta muy difícil de justificar”, afirmó.
