Los programas con los que las asesorías contabilizan las facturas y preparan los impuestos de sus clientes quedan fuera de las obligaciones de Verifactu. La propia Dirección General de Tributos ha aclarado que no tendrán que adaptarse, porque se limitan a registrar documentos ya emitidos y no intervienen en su creación.
El criterio evita que los despachos tengan que sustituir o modificar su software por llevar los libros fiscales, calcular los impuestos y presentar las autoliquidaciones de autónomos y pequeños negocios. Así lo establece la consulta V0817-26, planteada por una asesoría que realiza estas tareas para sus clientes.
Sin embargo, la respuesta no permite que el autónomo se desentienda de Verifactu por haber delegado la contabilidad en un asesor. Si utiliza un programa para crear sus facturas, deberá comprobar que esté adaptado antes del 1 de julio de 2027; y si la asesoría las emite en su nombre, también tendrá que hacerlo mediante un sistema que cumpla los requisitos.
- Tributos distingue entre crear una factura y contabilizarla posteriormente
- El autónomo sigue siendo responsable aunque delegue la facturación
- Las sociedades deberán adaptarse antes que los autónomos
- Usar Verifactu para enviar los registros será una de las opciones
Tributos distingue entre crear una factura y contabilizarla posteriormente
La consulta fue planteada por una asesoría que se encarga de contabilizar las operaciones de sus clientes, llevar los libros registro de facturas emitidas y presentar sus autoliquidaciones. El negocio quería saber si debía desarrollar o adquirir un programa de facturación adaptado para continuar prestando esos servicios.
Tributos recuerda que la Ley General Tributaria permite exigir determinados requisitos a los programas utilizados en los procesos contables, de facturación o de gestión. Sin embargo, el desarrollo reglamentario aprobado hasta ahora se ha centrado específicamente en los sistemas que soportan la emisión de facturas, dejando fuera los procesos puramente contables.
Por ello, la asesoría no queda sometida al reglamento por recibir una factura ya creada, introducir sus datos en la contabilidad y utilizarlos para preparar los impuestos del cliente. La respuesta cambiaría cuando la propia asesoría utilizase un programa para expedir materialmente las facturas por cuenta del autónomo, porque entonces sí estaría interviniendo en el proceso de facturación.
El autónomo sigue siendo responsable aunque delegue la facturación
Encargar la emisión de las facturas a una asesoría no libera al negocio de sus obligaciones fiscales, ya que el empresario o profesional continúa siendo responsable de que se documenten correctamente sus operaciones. Si el asesor factura en su nombre, ambos deberán comprobar qué herramienta se utiliza y si cumple las condiciones establecidas por Hacienda.
Los sistemas adaptados deben garantizar que los registros sean íntegros, accesibles, legibles, trazables y no puedan modificarse sin dejar constancia. El objetivo consiste en impedir que un negocio borre ventas, cambie importes o altere facturas después de haberlas generado sin que el programa conserve el rastro de lo ocurrido.
Cada factura emitida mediante uno de estos sistemas generará un registro informático con sus principales datos y quedará vinculada a los registros anteriores. El programa también deberá incorporar un código QR en las facturas y contar con una declaración responsable del fabricante que confirme el cumplimiento de la normativa.
Las sociedades deberán adaptarse antes que los autónomos
Las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades deberán tener adaptados sus programas antes del 1 de enero de 2027. Para los autónomos y los restantes obligados incluidos en el reglamento, el plazo se prolongará hasta el 1 de julio de 2027, según el calendario vigente.
La norma se dirige principalmente a empresarios y profesionales que utilicen un sistema informático para facturar y tributen en el territorio común. Quedan fuera, entre otros supuestos, quienes llevan los libros del IVA mediante el Suministro Inmediato de Información, porque ya remiten electrónicamente sus registros a la Agencia Tributaria.
El reglamento permite utilizar un programa privado adaptado o la aplicación de facturación que facilite Hacienda para los negocios con operaciones más sencillas.
Cuando un mismo sistema sea utilizado por una asesoría para facturar en nombre de varios clientes, deberá mantener separados los registros correspondientes a cada autónomo o empresa.
Usar Verifactu para enviar los registros será una de las opciones
Aunque habitualmente se denomina Verifactu a toda la nueva normativa, no todos los programas adaptados estarán obligados a enviar automáticamente las facturas a Hacienda.
Los negocios podrán emplear un sistema que conserve los registros bajo mayores medidas de seguridad o utilizar la modalidad Verifactu, que los remitirá a la Agencia Tributaria al generarlos.
Las facturas expedidas mediante la modalidad de envío incorporarán una indicación de que pueden verificarse en la sede electrónica de la Agencia Tributaria. El cliente también podrá leer el código QR para comprobar que el registro correspondiente ha sido remitido, aunque esa verificación no supone que Hacienda confirme la deducibilidad del gasto.
Tributos añade que las facturas elaboradas verdaderamente a mano no están sujetas al reglamento, porque no interviene ningún sistema informático. Word o Excel también pueden quedar fuera cuando se utilizan como una simple máquina de escribir, pero pasan a estar afectados si procesan los datos, calculan importes, generan libros o reutilizan la información para producir las facturas.
