A partir de julio de 2025 terminará el primer plazo de adaptación al reglamento para los programas de facturación. Desde ese momento todos los softwares que se vendan en España van a tener que dar la opción a los negocios de activar VERI*FACTU, el sistema para remitir automáticamente las facturas a Hacienda
Según la orden ministerial publicada a finales de 2024, entre los muchos requisitos que se establecen, está la obligación de que todos los softwares ofrezcan obligatoriamente la posibilidad de remitir de manera automática y en tiempo real todas las facturas a Hacienda. De hecho, los desarrolladores y empresas que vendan estos programas sólo tienen hasta julio para actualizar sus sistemas e introducir esta funcionalidad.
Esto significa que en apenas siete meses todos los programas de facturación que se comercialicen en España deberán dar la opción a los autónomos de activar este sistema de «facturas verificables». Con VERI*FACTU, Hacienda conocerá datos como las operaciones y los impuestos que están pagando los autónomos desde el mismo momento de la emisión.
Para aclarar todas las dudas que tienen los autónomos respecto a este nuevo sistema, su funcionamiento y sus implicaciones, la Agencia Tributaria ha publicado una guía de preguntas frecuentes sobre VERI*FACTU. A continuación, se resumen las principales dudas del colectivo y sus respuestas
Preguntas frecuentes sobre VERI*FACTU que más interesan a los autónomos
¿Qué es un sistema VERI*FACTU y cómo se diferencia de uno que no lo es?
A partir de julio de 2025, con la entrada en vigor de los nuevos programas de facturación, los autónomos tendrán la posibilidad de elegir entre dos modalidades para gestionar sus facturas: VERI*FACTU y no VERI*FACTU.
El sistema VERI*FACTU está diseñado para que las facturas generadas se envíen automáticamente a la Agencia Tributaria en tiempo real. Es una opción pensada para autónomos que quieren simplificar su gestión fiscal y garantizar el cumplimiento normativo sin preocupaciones adicionales. Sus principales características son:
- Remisión automática: Cada factura expedida se transmite directamente a Hacienda, de manera instantánea y segura.
- Trazabilidad garantizada: La Agencia Tributaria recibe los datos de forma ordenada, consecutiva y sin omisiones ni alteraciones.
- Menos margen de error: Al automatizarse el envío, se reducen los riesgos de incumplimientos o errores fiscales.
La otra opción que ofrecen los nuevos programas de facturación es el sistema no VERI*FACTU, más flexible, pero que requiere un mayor control por parte del trabajador por cuenta propia. En este caso, las facturas no se envían automáticamente a Hacienda, sino que se almacenan en el propio programa, y el autónomo es el responsable de garantizar su correcta conservación y cumplimiento. Sus características son:
- Almacenamiento interno: Las facturas se guardan en el software y deben estar accesibles y protegidas durante el periodo legal de prescripción fiscal.
- Integridad y trazabilidad: Los registros no pueden ser modificados sin dejar constancia de los cambios realizados.
- Mayor control manual: Es el autónomo quien se asegura de que todo esté en regla en caso de una inspección fiscal.
¿Cuándo y cómo puede elegirse el sistema VERI*FACTU?
Elegir el sistema VERI*FACTU no requiere ningún trámite formal ni aviso a Hacienda. Se considera que el autónomo ha optado por este sistema de forma automática si empieza a enviar sus facturas de manera continuada y sistemática a la Agencia Tributaria a través de su sede electrónica.
¿Es posible el cambio de modalidad?
Sí, los autónomos pueden cambiar al sistema VERI*FACTU en cualquier momento del año, incluso si empezaron usando un sistema no verificable.
La elección del sistema VERI*FACTU tendrá vigencia, como mínimo, hasta el final del año natural en el que se realice el primer envío. Por ejemplo, si un autónomo empieza a utilizar este sistema en septiembre de 2025, estará comprometido a seguir usándolo al menos hasta el 31 de diciembre de 2025
¿Qué ocurriría en caso de corte de energía o fallo?
Si se produce un corte de energía, un fallo técnico u otra incidencia que impida enviar las facturas a Hacienda a través del sistema VERI*FACTU:
- Plazo ampliado: Se permite retrasar el envío de facturas hasta que se resuelva la incidencia.
- Marcado especial: Los registros enviados posteriormente deben incluir la marca «S» en el campo de «Incidencia».
- Facturación continua: Las empresas pueden –y deben- seguir facturando con normalidad y enviar los registros más tarde.
- Decisión del empresario: Si el fallo impide operar, el empresario decide si sigue facturando manualmente, pero deberá recuperar y remitir la información lo antes posible.
¿Se pueden enviar facturas electrónicamente con VERI*FACTU?
Aunque no es necesario incluir firma electrónica en los registros enviados con VERI*FACTU -lo que es una ventaja del sistema- sí es posible hacerlo si el usuario lo desea.
Sí sería obligatoria bajo ciertas circunstancias:
- Por requerimiento de Hacienda.
- Si las facturas se han almacenado sin usar VERI*FACTU, en sistemas que las almacenan localmente.
¿Qué ventajas tiene VERI*FACTU frente a no VERI*FACTU?
Según explicaron desde la Agencia Tributaria, el sistema VERI*FACTU ofrece varias ventajas para los autónomos y empresas que lo utilicen. Estas son las principales:
- Simplificación en la gestión de facturación: No necesitan almacenar, exportar ni conservar accesibles los registros de facturación durante años. Esto reduce las tareas administrativas y aporta tranquilidad en el cumplimiento fiscal.
- Menos requerimientos de Hacienda: Hacienda no solicitará registros posteriores de facturación ya enviados, lo que ahorra tiempo y costes administrativos. Este ahorro puede incluir gastos en personal especializado o servicios externos y acelerar devoluciones fiscales.
- Sin control del reloj del sistema: No es necesario garantizar que el reloj del sistema tenga una hora exacta, eliminando una tarea técnica que sí es obligatoria en los sistemas no verificables.
- Mayor transparencia para los clientes: Las facturas incluirán un código QR y la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”. Esto permite a los clientes verificar que la factura ha sido registrada en Hacienda, lo que puede usarse como un distintivo de calidad y cumplimiento fiscal.
- Facilidades en libros de registro y autoliquidaciones: Hacienda proporcionará servicios electrónicos para completar libros de registro y ayudas para autoliquidaciones, utilizando la información enviada previamente a través de VERI*FACTU.
- Menos requisitos técnicos: Los sistemas VERI*FACTU son más sencillos de implementar que los no verificables, ya que requieren menos medidas de seguridad y especificaciones técnicas.
¿Permitirá la agencia Tributaria descargar todas las facturas presentadas por un autónomo si usa VERI*FACTU?
Sí, la AEAT tiene previsto implementar un servicio que permitirá descargar tanto las facturas enviadas por el autónomo como las emitidas por sus proveedores que también usen VERI*FACTU.
¿Debe imprimirse el código QR?
Sí, todas las facturas generadas con un SIF, ya sea VERI*FACTU o no, deben incluir el código QR impreso, tal como establece el Real Decreto 1007/2023.
¿Para qué sirve el código QR?
El código QR refuerza la transparencia fiscal del emisor y genera confianza en el cumplimiento tributario.
- Con VERI*FACTU: Permite al cliente verificar si el registro de facturación está en poder de la Agencia Tributaria.
- Sin VERI*FACTU: El cliente puede enviar la información del QR a Hacienda para constatar la existencia y contenido de la factura.
¿Tanto para transacciones comerciales como con consumidores es necesario imprimir en papel la factura y en ellas incluir el QR o la firma electrónica?
No, no es obligatorio imprimir en papel la factura siempre que se utilicen sistemas de facturación electrónica. Sin embargo, hay algunos matices según el tipo de factura:
- Facturación electrónica estructurada: no necesita incluir la imagen del QR, pero debe contener su información en forma de URL que dirija a la sede electrónica habilitada.
- Facturación electrónica no estructurada o en papel: Cualquier factura (en papel o visualizada en formato digital) debe incluir el QR visible junto con la información requerida.
¿Dónde debe figurar el código QR dentro de la factura?
El código QR tributario debe aparecer al principio de la factura, antes de cualquier otro contenido y se ubicará según el formato:
- Formato vertical: situado cerca del margen superior, preferiblemente centrado o en el margen superior izquierdo.
- Formato horizontal (apaisado): colocado en el margen superior izquierdo o, si no es posible, centrado respecto a los márgenes superior e inferior.
Además, el QR debe aparecer solo una vez en toda la factura, siempre en la primera página, incluso si esta ocupa varias páginas. Y si la factura incluye elementos preimpresos (como el logotipo), estos pueden mantenerse en su lugar, pero el QR debe ser el primer elemento del contenido generado por el SIF.
La ubicación siempre debe garantizar que el QR sea visible, claro y distinguible de cualquier otro código o elemento en la factura.
