Cuando un pequeño negocio empieza a crecer, muchos autónomos se enfrentan al mismo dilema: necesitan ayuda, pero no pueden permitirse contratar a nadie. Y es que un contrato a jornada completa por el salario mínimo interprofesional cuesta casi 2.000 euros al mes, con el riesgo añadido de que la persona no funcione, por el motivo que sea, y haya que afrontar una indemnización.
“Y todo para que trabaje ocho horas cuando, en realidad, igual sólo necesita, a lo mejor, dos o tres al día”, explicó a este diario Aránzazu Durá, fundadora y directora de Aristaff, una empresa especializada en apoyo administrativo remoto, que se ha convertido en un verdadero salvavidas para muchos emprendedores.
El cliente paga únicamente por el tiempo real trabajado
Lo que propone Aristaff es sencillo: el cliente solamente paga por el tiempo real trabajado. Si necesita 10 minutos para atender una llamada, 15 para enviar un presupuesto o 60 para la facturación mensual, eso es exactamente lo que paga. Sin nóminas, sin seguros sociales, sin vacaciones, ni extras. “Tenemos herramientas que controlan el tiempo invertido en cada tarea, y mandamos al cliente, con posterioridad, un resumen detallado con todo lo que hemos hecho”, explicó Durá. Ese control y esa transparencia son, de hecho, uno de los grandes atractivos del servicio.
El paquete más demandado es el de 30 horas mensuales. “Todos los clientes actuales tienen ese bono, que les cubre el día a día. Algunos lo gastan en tres semanas y otros, los que tienen más volumen, en menos de 15 días”, añadió. Entre esos clientes hay desde emprendedores que comienzan sin recursos, hasta holdings empresariales que procesan 20 facturas diarias por sociedad. “Al principio nos contratan para una sola tarea. Pero al final, todos acaban delegándonos toda la parte administrativa”.
El perfil de cliente de Aristaff no tiene una forma única. Algunos están empezando y no pueden asumir más gastos. Otros ya están consolidados, pero su equipo no da abasto. Hay quienes se ven desbordados en determinadas campañas, como en Navidad o cuando lanzan nuevos productos, y buscan una solución temporal. Todos, eso sí, comparten una misma necesidad: liberar tiempo y centrarse en lo que realmente saben hacer; con la tranquilidad de que Aristaff se ocupa de lo imprescindible, pero delegable.
Las tareas que puede asumir Aristaff es tan extensa como las actividades de sus clientes
La lista de tareas que asumen en Aristaff es tan variada como las actividades de sus clientes. Desde atención telefónica, gestión de pedidos y envíos, facturación y cobros, hasta conciliaciones bancarias, previsión de gastos o la relación con gestorías.
También elaboran presupuestos, hacen seguimiento de clientes, se encargan de la organización de viajes o reuniones, gestionan agendas y atienden correos electrónicos. Todo con un mismo objetivo: que el emprendedor no pierda el foco de su actividad principal.
La propia fundadora pone un ejemplo muy gráfico. “Imagina un diseñador gráfico, que necesita a alguien para enviar dos o tres presupuestos diarios y hacer el correspondiente seguimiento. Él se pasa el día visitando clientes, diseñando y luego, con suerte, manda el presupuesto. Pero si tiene que elegir entre diseñar y hacer labor comercial, muchas veces pierde oportunidades o trabaja jornadas interminables. Con nosotros, se lo quitamos de encima”.
Una de las claves del éxito de Aristaff es que no se presenta como un proveedor externo, sino como parte del equipo. Cuando su equipo atiende el teléfono o envía un presupuesto, lo hace en nombre del cliente. “No somos un call center. La gente que telefonea no sabe que somos externos. Somos fulanito o mensanita, de la empresa del cliente. Y eso mejora la imagen del negocio. Queremos que el cliente crezca, porque si a él le va bien, a nosotros también”, resumió Durá. Esa implicación va más allá de las tareas administrativas. Pues también asesora en herramientas digitales, sugieren soluciones y ayudan a los emprendedores a organizarse mejor.
El miedo a delegar sigue siendo uno de los principales frenos
A muchos autónomos les cuesta confiar. Piensan que sólo les van a filtrar las llamadas y que luego tendrán que hacerlo todo ellos. Pero la experiencia que tienen en Aristaff permite que, en una sola reunión, de una hora máximo de duración, se pueda establecer el flujo de trabajo y definir las tareas sin necesidad de una formación compleja. “Después de tantos años sabemos qué preguntar, cómo adaptarnos al estilo de cada negocio, y cómo hacerlo sin quitar tiempo al cliente”, asegura Durá.
Además, la flexibilidad que ofrece esta firma de apoyo administrativo remoto en la contratación elimina muchos dolores de cabeza. Si el negocio cierra en agosto, no hay nóminas que pagar ni horas que se pierdan. Si el cliente no está satisfecho, no hay permanencias. Y si necesita algo puntual, puede contratar sólo por una campaña.
“Con nosotros, el autónomo se olvida de bajas laborales, de buscar empleados comprometidos, y de tener que pagar a alguien que no necesita tantas horas. Y como proveedor, tenemos que hacerlo siete veces mejor que un empleado, para que nos sigan contratando”.
La confidencialidad, un aspecto clave cuando se trata de facturas, pagos o bases de datos, está asegurada mediante contratos elaborados por abogados, con cobertura total de la normativa de protección de datos. “Nuestra profesionalidad está por encima de todo. Y las sanciones por incumplimiento son muy serias. Así que no arriesgamos. El cliente puede estar tranquilo”, aseguró.
El lema de Aristaff es ‘queremos formar parte del éxito de tu empresa’
Y para muchos clientes, eso es exactamente lo que han conseguido. “Estamos codo con codo con nuestros clientes. Les ayudamos a crecer, a facturar más, a recuperar tiempo para su familia o para su negocio. Y lo mejor de todo es que notan la mejora en tiempo récord y sin arruinarse”, concluyó la fundadora de Artistaff.
De hecho, para quienes aún tienen dudas, la empresa compartió con este diario testimonios reales de clientes satisfechos. Uno de ellos aparece en los vídeo que acompaña este artículo. Hablan de cómo mejoraron su productividad, redujeron el estrés y ganaron en tranquilidad. Ninguno de ellos ha vuelto a trabajar solo. Porque, como dice siempre Durá, “quien nos conoce… se queda”.
