Aquellas pequeñas sociedades que aún no hayan cumplido la obligación de presentar sus cuentas anuales de 2023, finalizado el pasado 31 de julio, tienen un “plazo extraordinario” de presentación que culmina este 31 de diciembre, según recordaron a este diario desde el Registro de Economistas Contables (EC) del Consejo General de Economistas.
Los trabajadores por cuenta propia al frente de sociedades ya no se librarán de incurrir en posibles sanciones por parte del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC), ya que se están presentando las cuentas anuales fuera del plazo estipulado por ley -con sanciones que van desde los 1.200 a los 60.000 euros-.
Pero sí pueden evitar, todavía, el cierre de la hoja registral, de forma que la empresa no constaría como incumplidora en la relación de sociedades incumplidoras que anualmente remite la Dirección General del Registro Mercantil.
Como explicó a este medio Jorge Capéans, secretario técnico de EC, durante este tiempo, la empresa pasa a tener la consideración de irregular. Se trata de un cierre de carácter provisional, pero se aplicará de forma automática una vez pasado el plazo del 31 de diciembre, y no permitirá al negocio inscribir actos de la sociedad ante el Registro durante el mismo, como realizar un cambio de administrador o acceder a financiación.
Este procedimiento solo se subsana presentando las cuentas, pero la empresa quedará invalidada para suscribir esos actos hasta que lleve a cabo el procedimiento.
Además, incurrir en esta falta reiteradas puede provocar la revocación del NIF, provocando consecuencias mucho más serias para el negocio, como no poder realizar cargos y abonos en cuentas o depósitos, compras y ventas, llevar a cabo contratos, o no poder certificar encontrarse al corriente de sus obligaciones tributarias, entre otros.
El ICAC no cerrará la hoja registral si las cuentas se presentan antes del 31 de diciembre
Según las consultas vinculantes del ICAC, si las cuentas anuales del ejercicio no se presentan en plazo, pero sí antes del 31 de diciembre de ese mismo año, no se aplicará el cierre registral, librando a la sociedad de las consecuencias.
Al respecto, el artículo 279.1 de la Ley de Sociedades de Capital (LSC), añade que las cuentas anuales se deben depositar en el Registro Mercantil, en principio, dentro del plazo del mes siguiente a la fecha de su aprobación.
Sin embargo, el artículo 378 del Reglamento del Registro Mercantil establece que, transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social sin que se haya practicado el depósito de las cuentas anuales debidamente aprobadas, será cuando el Registrador Mercantil cerrará provisionalmente la hoja registral de la sociedad, lo que da este margen de seis meses para aquellas sociedades que no han llevado a cabo esta obligación, según explicó Capéans.
Se considera que no han sido depositadas la cuentas cuando estas no hayan sido enviadas o presentadas para su depósito ante el RM o cuando, aún habiendo sido enviadas o presentadas, adolezcan de defectos que impidan su inscripción siendo calificadas como defectuosas.
La única excepción al cierre de la hoja
El artículo 378.5 del Reglamento del Registro Mercantil (RM) contiene una única excepción al criterio general de cierre de la hoja registral cuando las cuentas presentadas para su depósito hayan sido calificadas como defectuosas.
En este caso, no procederá el cierre registral si el motivo de la calificación como defectuosas proviene de la falta de aprobación de las mismas por la Junta General. Como añadió el secretario técnico de EC, esta circunstancia se acreditará con una certificación del órgano de administración o una copia autorizada del acta notarial de la Junta General, que se presentarán en el RM antes de que finalice el plazo de un año desde el cierre del ejercicio, y se inscribirán y publicarán en el BORME -Boletín Oficial del Registro Mercantil-.
Si la sociedad sufre el cierre registral, solo podrá realizar los siguientes actos
La falta del depósito de cuentas o el cierre de la hoja registral conllevan la imposibilidad de practicar nuevas inscripciones en el RM, excepto que se trate de las operaciones relacionadas en el artículo 378 del Reglamento del RM: títulos relativos al cese o dimisión de administradores, gerentes o liquidadores, nombramiento de liquidadores, revocación o renuncia de poderes, disolución de la sociedad o asientos ordenados por autoridad judicial o administrativa.
Las sociedades que no cumplan antes del plazo podrán incurrir en posibles sanciones
Como detalló a este medio Capéans, el propio ICAC establece que presentar las cuentas anuales fuera de plazo no deja de ser un incumplimiento susceptible de ser sancionado con una multa económica.
Esto quiere decir que, aunque no implica que el negocio deba pagar la multa de facto, puede ser candidata a una sanción si el ICAC así lo estipula, y esto no será reparable, a diferencia de lo que sucede con el cierre de la hoja registral.
Incluso si se depositan antes de que se haya iniciado el procedimiento de sanción, aún se impondrá, aunque en su grado mínimo y reducida en un 50%.
Como ya avanzó este diario, según fija el Artículo 283 de Régimen sancionador de la Ley de Sociedades de Capital, el incumplimiento por depositar las cuentas anuales está sancionado con multas por importe de 1.200 a 60.000 euros -una cuantía que se eleva en 300.000 euros por cada año de retraso si la empresa supera una facturación anual de 6 millones-.La sanción viene determinada por la dimensión de la sociedad o en función de su cifra de capital social. Los criterios para determinar el importe de la sanción se detallan de la siguiente forma:
- La sanción será del 0,5 por mil del importe total de las partidas de activo, más el 0,5 por mil de la cifra de ventas de la entidad incluida en la última declaración presentada ante la Administración Tributaria -debe presentarse en la tramitación del procedimiento-.
- En caso de no aportar la declaración tributaria citada en la letra anterior, la sanción se establecerá en el 2% del capital social según los datos obrantes en el Registro Mercantil.
- Cuando se aporte la declaración tributaria, y el resultado de aplicar los mencionados porcentajes a la suma de las partidas del activo y ventas fuera mayor que el 2% del capital social, se cuantificará la sanción en este último reducido en un 10%.
El nuevo real decreto-ley de medidas urgentes complementarias por los daños causados por la DANA modifica la formulación de las cuentas anuales para los negocios
El Real Decreto-ley 8/2024, aprobado recientemente en el pleno del Congreso, recoge una medida de carácter societario que dilata la presentación de las cuentas anuales.
Según el texto, se suspende hasta el 30 de junio de 2025 la obligación del órgano de gobierno o de administración de estas entidades de formular las cuentas anuales y demás documentos exigibles en el plazo previsto en la legislación societaria y contable de aplicación; reanudándose de nuevo por otros tres meses a contar desde esa fecha.
También se permite a estos negocios que lo hagan antes de este plazo si lo consideran conveniente, pudiendo igualmente realizar su verificación contable dentro del plazo legalmente previsto o hasta el 31 de mayo de 2025 en caso de que la auditoría fuera obligatoria.
