Comienza la cuenta atrás para que los autónomos y empresas de cualquier tamaño queden obligados a utilizar la factura electrónica en sus operaciones con otras empresas. Esta novedad, incluida en la Ley Crea y Crece, se irá aplicando de forma escalonada en los próximos años.
Ahora mismo ya está en vigor la Ley antifraude que obligará desde el próximo enero a los autónomos y empresas a utilizar un programa de facturación electrónica homologado. Sin embargo, ésta no será la única novedad que cambiará su forma de facturar.
La gestión tradicional de facturas en papel ya está dando paso a soluciones digitales que optimizan la eficiencia y cumplen con las nuevas exigencias normativas.
La Ley de Facturación Electrónica introducirá pronto -a partir de la publicación del reglamento- la obligatoriedad de emitir y recibir facturas en formato electrónico. Este cambio busca combatir el fraude fiscal, mejorar la trazabilidad y alinear a España con las directrices del resto de la Unión Europea. Para los autónomos, comprender y adaptarse a esta normativa no sólo es una obligación, sino una oportunidad para modernizar sus procesos y ganar competitividad.
Fecha de entrada en vigor y calendario de la factura electrónica
La fecha que se tomará como referencia para saber cuándo los autónomos y pymes deberán comenzar a facturar de manera electrónica será la publicación definitiva de la orden que regula la solución pública de la Agencia Tributaría. Es decir el programa de facturación gratuito de Hacienda. Actualmente, también está en consulta pública hasta abril y se prevé su puesta en marcha dentro de unos meses.
Como explica el texto del nuevo reglamento, una vez que se apruebe el programa público de facturación, aquellos empresarios y profesionales con volumen de operaciones superior a los 8 millones de euros tendrán un año para empezar a facturar electrónicamente –como pronto, hasta 2026-, mientras que los autónomos y empresas con un volumen de operaciones inferior a 8 millones tendrían otro año más de margen para comenzar a utilizar facturas electrónicas -en este caso, 2027-.
Pero el nuevo reglamento también incluye otra serie de obligaciones secundarias, como informar sobre los estados de la factura -aceptación o rechazo y pago efectivo completo de la misma-. Esta segunda parte de los deberes formales se retrasa otro año más para los autónomos y empresas con rendimientos inferiores a 8 millones, por lo que estos autónomos y empresarios podrían tener hasta 2028 para cumplir con todas las obligaciones inherentes a la factura.
Así, en resumen, el calendario de implementación de la factura electrónica sería el siguiente
- Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: Obligadas a adoptar la facturación electrónica desde 2026
- Resto de empresas y autónomos: Dispondrán de un plazo adicional hasta 2027 para cumplir con la normativa.
- Empresas que trabajan con el sector público: Ya están sujetas a esta obligación desde 2015 a través de plataformas como FACe.
Es crucial que autónomos y emprendedores planifiquen con antelación para cumplir con estos plazos, ya que el incumplimiento puede derivar en sanciones.
Aspectos clave de la nueva Ley de Facturación Electrónica
La nueva normativa introduce varios elementos esenciales que autónomos y empresas deben conocer:
- Obligatoriedad de emitir y recibir facturas electrónicas: Todas las transacciones B2B (entre empresas) y entre empresas y autónomos deberán realizarse mediante facturas electrónicas, garantizando su registro en sistemas como Verifactu de la Agencia Tributaria.
- Formatos aceptados: Las facturas electrónicas deberán generarse en formatos estructurados, como Facturae (estándar español) o XML conforme a la norma europea EN 16931, asegurando su compatibilidad y legibilidad.
- Requisitos técnicos: Las facturas deben incluir información obligatoria (como datos del emisor, receptor, número de factura, IVA, etc.) y cumplir con estándares que permitan su procesamiento automático.
- Firma electrónica y autenticación: La normativa exige mecanismos como la firma electrónica para garantizar la autenticidad e integridad de las facturas, reforzando la seguridad en las transacciones.
- Conservación y archivo digital: Las facturas electrónicas deberán almacenarse durante un mínimo de 4 años en formato digital, garantizando su accesibilidad para inspecciones fiscales.
Impacto en autónomos y emprendedores: ¿cómo afecta?
La facturación electrónica introduce nuevas responsabilidades para autónomos y emprendedores. La emisión y recepción de facturas electrónicas requerirá ajustes en los procesos diarios, desde la creación de facturas hasta su integración en los sistemas contables.
Además, con la ley antifraude, también será necesario adoptar software o plataformas especializadas que cumplan con los requisitos técnicos de la normativa. Esto también implica coordinarse con proveedores y clientes, quienes deberán adaptarse a los mismos estándares, lo que puede requerir una comunicación fluida para garantizar una transición sin fricciones.
Preparándose para la facturación electrónica: pasos prácticos
Para adaptarse con éxito a la nueva normativa, los autónomos deberían seguir una serie de pasos como:
- Evaluar las necesidades actuales: Analizar el volumen de facturación y los procesos actuales para identificar las áreas que requieren cambios.
- Elegir una solución adecuada: Investigar herramientas de facturación electrónica, como Holded, que ofrecen soluciones completas para crear, enviar y gestionar facturas electrónicas, facilitando el cumplimiento normativo.
- Configurar el sistema: Implementar el software elegido, asegurándose de que cumple con los estándares técnicos y se integra con otros sistemas contables.
- Formar al personal: En caso de contar con empleados, capacitarlos en el uso del nuevo sistema para garantizar una transición fluida.
- Mantenerse actualizado: Seguir las novedades de la Agencia Tributaria y posibles modificaciones en la normativa para evitar sorpresas.
Beneficios de la facturación electrónica (más allá del cumplimiento)
Adoptar la facturación electrónica no solo es una obligación, sino una oportunidad para optimizar la gestión empresarial:
- Ahorro de costes: Eliminar el papel, la impresión y el envío reduce significativamente los gastos operativos.
- Mayor eficiencia: La automatización agiliza la emisión y recepción de facturas, liberando tiempo para tareas estratégicas.
- Reducción de errores: Los sistemas digitales minimizan equivocaciones en los datos y cálculos, mejorando la precisión.
- Mejor gestión del flujo de caja: La trazabilidad de las facturas facilita el seguimiento de pagos y cobros.
- Sostenibilidad: La eliminación del papel contribuye a prácticas más respetuosas con el medio ambiente.
Adaptarse a la facturación electrónica para un futuro eficiente
La Ley de Facturación Electrónica, que entrará en vigor el 1 de julio de 2025, representa un paso decisivo hacia la digitalización de los procesos empresariales en España. Con un calendario de implementación que varía según el tamaño de la empresa, autónomos y emprendedores deben prepararse para emitir y recibir facturas electrónicas en formatos como Facturae, utilizando plataformas certificadas que garanticen el cumplimiento normativo.
Adoptar esta transformación con antelación no solo evitará sanciones, sino que también permitirá aprovechar los beneficios de la digitalización, como el ahorro de costes y la mejora de la eficiencia. La facturación electrónica es más que una obligación: es una oportunidad para modernizar la gestión y posicionarse en un mercado cada vez más competitivo y digitalizado.
