Los autónomos se están preparando durante 2026 para la entrada en vigor del reglamento de los programas de facturación (RRSIF) o Verifactu, que se producirá a partir del próximo año. Primero, para los contribuyentes del Impuesto de Sociedades, a partir del 1 de enero de 2027. Y luego, para los del Impuesto de la Renta sobre las Personas Físicas (IRPF), a partir del 1 de julio de 2027.
Para ese cambio, del que se prevé su implementación con la posible puesta en marcha de la factura electrónica (que cuenta con su propia normativa), los trabajadores por cuenta propia llevan un tiempo tomando decisiones sobre su facturación y la implementación de software con el que operar.
Algunas de esas decisiones pueden encarecer los costes de su actividad, como explicó a este medio Luis Miguel Larriba, abogado y especialista en facturación electrónica del despacho LRB Tax and Legal. Como detalló, “casi todo el sobrecoste que vamos a ver procede de tres conductas: comprar antes de tiempo, comprar dos veces y comprar lo que no se necesita”. Ante ello, el experto recomienda un plan en cinco fases.
Plan en cinco fases de los asesores fiscales para pasar a Verifactu
Fase 1. Inventario de sistemas
La primera recomendación del experto a coste cero y que puede suponer un ahorro más tarde es listar todo lo que emite facturas o tiques en el negocio. “El ejercicio parece trivial y casi nunca lo es: lo habitual es descubrir tres o cuatro sistemas donde se creía que había uno”. Como ejemplo, menciona tener en cuenta:
- El programa de facturación o el ERP.
- El TPV de la caja, y cada TPV si hay varios puntos de venta.
- La tienda online o la pasarela de reservas, que muchas veces emite su propio documento.
- La aplicación del móvil o del tablet que usan los comerciales o los repartidores.
- La hoja de cálculo con la que se hacen facturas que el programa no sabe hacer.
Adicionalmente, tener en cuenta el programa con el que la asesoría emite facturas en nombre del cliente: como aclaró Larriba, si el empresario no usa sistema propio, pero delega la emisión material, quien debe cumplir es el asesor, y el empresario no queda por ello liberado de responsabilidad. “Cada uno de esos sistemas necesitará su propia declaración responsable. Ese es el verdadero alcance del trabajo, y por eso esta fase no es un trámite”.
Fase 2. Preguntar por escrito si los programas están certificados
Otro aspecto que destaca el fiscalista es preguntar a las empresas que fabrican o venden los programas de facturación elegidos por los autónomos por la declaración de conformidad responsable, que acredita que estos programas cumplen los requisitos y garantías necesarios.
Aunque no es una obligación del contribuyente, sí lo es del fabricante del programa. Normalmente, “queda fuera de la conversación habitual entre asesor y cliente, que gira sobre plazos y sobre qué hay que instalar”, apuntó Larriba. Y, sin embargo, según valoró, “es la pieza central”, porque es el único documento que acredita que un programa cumple los requerimientos. Ello se debe a que el usuario responde por no tener un programa certificado.
La declaración de conformidad responsable es un documento regulado en el Artículo 13 del Real Decreto 1007/2023 y desarrollada en la Orden HAC/1177/2024, con el que el productor del sistema informático de facturación certifica, bajo su propia responsabilidad, que ese programa y esa versión concreta cumplen lo exigido en la Ley General Tributaria (Artículo 29) y por el reglamento.
Además, según aclaró Larriba, “no existe homologación de la AEAT. No hay lista oficial de programas homologados, no hay sello, no hay registro público, no hay número de autorización. Lo único que existe es la autodeclaración del fabricante. El anuncio de «software homologado por Hacienda» o «TPV homologado» está usando un reclamo comercial que no se corresponde con ninguna figura jurídica”.
En ese sentido, el experto recomienda pedir la declaración responsable de la versión que se instale, con la fecha correspondiente. Así como aclarar qué coste va a implicar desde el primer momento la actualización o adaptaciones del programa. “Si un proveedor en agosto de 2026 no sabe contestar cuándo estará su versión adaptada, ni si el cambio tiene coste, debería ser un factor clave para decidir”.
Fase 3. Elegir modalidad antes de firmar nada
El reglamento ofrece dos caminos: la modalidad Verifactu, que recibe el mismo nombre que el reglamento y que remite los registros directamente a la Agencia Tributaria (AEAT), y los registros con los programas de facturación que no envían los registros. Aquí, según advirtió Larriva, “el precio y las exigencias no son los mismos”, siendo una decisión más que debe tener en cuenta el autónomo.
En ambos casos las facturas llevarán código QR, pero solo las emitidas bajo la primera modalidad incorporarán, además, la versión Verifactu.
Fase 4. Elegir bien el momento del cambio
En este caso, el fiscalista recomendó, si se trata de una sociedad, migrar coincidiendo con el cierre del ejercicio, el 1 de enero de 2027, y no a mitad de año: la numeración de facturas y la cadena de registros arrancan limpias y el ejercicio no queda partido entre dos sistemas.
Si se trata de un autónomo, con plazo hasta el 1 de julio de 2027, merecería la pena valorar igualmente el 1 de enero por el mismo motivo. “Si se opta por apurar, hacerlo el 1 de julio con el trimestre recién cerrado, nunca a mitad de trimestre”.
Asimismo, aconsejó no migrar en temporada alta en ningún caso. “En un negocio estacional, como el turismo, por ejemplo, cambiar el sistema de facturación en julio es garantizar el problema”.
Fase 5. Probar con volumen real antes de la fecha
Por último, Larriba sugirió realizar un mes de pruebas con la operativa real, no con facturas de muestra. “Lo que hay que comprobar en sectores como hostelería y comercio es la velocidad de emisión en hora punta, el comportamiento ante una caída de conexión, las devoluciones y las facturas rectificativas, y que el personal de sala sabe qué hacer cuando algo falla”. En un despacho profesional, basta con revisar la numeración y las rectificativas.
Adicionalmente, para no gastar de más, recomendó tener en cuenta las siguientes pautas:
- Si hay contrato de mantenimiento vigente, la adaptación suele estar incluida. El reglamento contempla expresamente que los sistemas sujetos a contratos de mantenimiento plurianuales se adapten dentro de los plazos generales. Antes de aceptar un presupuesto por un «módulo Verifactu», valoró pedir por escrito que confirmen si la adaptación está o no cubierta por el contrato que ya se paga.
- No renovar licencias plurianuales ni comprar TPV nuevo sin garantía escrita. “Un terminal comprado hoy sin declaración responsable o sin compromiso firmado de versión y fecha puede ser chatarra en 2027. Es el gasto inútil más probable de los próximos meses”.
- Recordar que no existe tal homologación específica de la AEAT.
- Reducir el número de sistemas. Cada sistema adicional es una declaración responsable más, una versión más que mantener y un punto de fallo más. Muchos negocios pueden pasar de tres sistemas a uno, y ahí sí hay ahorro real y permanente.
- Valorar la aplicación gratuita de la AEAT, sabiendo qué ofrece. “Está disponible desde octubre de 2025, es gratuita, no tiene límite de número de facturas y funciona con Cl@ve o certificado electrónico”, mencionó. Aún así, también conviene tener en cuenta sus limitaciones, que Larriba detalló:
- No permite emitir facturas simplificadas, es decir, tiques. Esto podría hacer que no sea útil para negocios de sectores como hostelería y comercio minorista, según valoró.
- No admite determinados regímenes especiales de IVA ni facturas con varios destinatarios.
- No exporta los datos a otro sistema, de modo que obliga a trabajar dentro de la aplicación.
- Sirve muy bien para el profesional que emite unas pocas facturas nominativas al mes; no sirve para quien tiene un ERP, ni para quien vive del tique.
