- El autónomo y la pyme responden ante la inspección, aunque sea el empleado quien olvide fichar
- El empleado dejó de fichar durante siete jornadas tras sus vacaciones
- La conducta era grave, pero no justificaba saltar directamente al despido
- Las pymes necesitan avisos documentados y sanciones proporcionadas
Los autónomos con empleados y las pymes se exponen a multas de hasta 7.500 euros si no garantizan que sus trabajadores fichen correctamente. Y, al mismo tiempo, pueden terminar pagando 42.672 euros si los despiden sin haberles advertido con antelación.
Un doble riesgo que acaba de quedar reflejado en una sentencia que obliga a los negocios a documentar los avisos y actuar de forma gradual ante los incumplimientos del registro horario.
El Tribunal Superior de Justicia de Cataluña declaró improcedente el despido de un trabajador que, después de regresar de vacaciones, dejó de registrar su jornada durante siete días consecutivos. «Aunque los magistrados no dejaron de considerar que su conducta fue grave y voluntaria», señaló a este diario Valeria Alcázar de la Vega, letrada experta en asuntos laborales de Ágora Legal & Gestión, «la pyme no consiguió demostrar que le hubiera recordado previamente su obligación de fichar».
La resolución cobra especial relevancia por la reincorporación gradual de numerosos empleados, tras las vacaciones de verano. Para poder sancionar estos comportamientos, las pymes deben comunicar claramente las normas, conservar pruebas de cada advertencia y aplicar una respuesta proporcionada antes de recurrir directamente al despido.
El autónomo y la pyme responden ante la inspección, aunque sea el empleado quien olvide fichar
El Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a todas las empresas, con independencia de su tamaño, a garantizar un registro diario con el horario concreto de comienzo y finalización de cada trabajador. «También deben organizar y documentar el sistema, conservar los datos durante cuatro años y mantenerlos disponibles para la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo», recordó Alcázar de la Vega.
Incumplir las normas sobre jornada y registro horario constituye una infracción grave conforme a la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. Las multas oscilan entre 751 y 7.500 euros, por lo que el hecho de que sea el empleado quien omita el marcaje no elimina automáticamente el riesgo empresarial.
El negocio debe facilitar un sistema accesible y explicar cómo utilizarlo, cuándo hay que fichar y cómo comunicar un error o una incidencia técnica. «Si la plantilla desconoce el procedimiento, carece de medios adecuados o la empresa tolera durante meses los incumplimientos, resultará más difícil justificar después una sanción severa», indicó la experta en asuntos laborales.
El empleado dejó de fichar durante siete jornadas tras sus vacaciones
El caso afectaba a un oficial pintor con contrato indefinido, 23 años de antigüedad y un salario bruto mensual de 1.802,68 euros. Después de una incapacidad temporal y de disfrutar sus vacaciones entre el 4 de abril y el 5 de mayo de 2024, regresó el 6 de mayo, pero no utilizó el registro hasta el día 14, cuando únicamente fichó al salir.
La empresa lo despidió disciplinariamente ese 14 de mayo y afirmó en la carta que había incumplido su obligación pese a recibir reiteradas advertencias. El Juzgado de lo Social número 2 de Mataró consideró inicialmente procedente la extinción, al entender que dejar de fichar durante siete jornadas no podía responder a un simple descuido.
El TSJ de Cataluña llegó a una conclusión distinta, porque la sentencia de instancia no había declarado probado que existieran esas advertencias concretas. «Los testimonios aportados no bastaron para incorporar ese extremo a los hechos probados y la empresa no consiguió demostrar que hubiese avisado al empleado antes de despedirlo», según Alcázar de la Vega.
La conducta era grave, pero no justificaba saltar directamente al despido
Los magistrados reconocieron que la omisión fue consciente y reiterada, impidió conocer el horario y la puntualidad y podía ocasionar responsabilidades administrativas a la compañía. También descartaron que la extinción estuviera relacionada con la baja médica anterior, por lo que el despido no fue nulo, sino improcedente por falta de proporcionalidad.
El tribunal aplicó la denominada doctrina gradualista, que exige adecuar la sanción a la gravedad, culpabilidad y circunstancias concretas del incumplimiento. «No establece una escalera rígida que obligue siempre a imponer varias sanciones menores antes de despedir, pero impide utilizar automáticamente la medida más grave cuando existen respuestas menos severas y suficientes», recordó la letrada de Ágora Legal & Gestión.
En este caso, la Sala consideró indispensable que la empresa hubiera advertido previamente al trabajador de su obligación antes de apreciar un quebranto manifiesto de la buena fe contractual. Al no quedar acreditado ese aviso, revocó la resolución inicial y fijó una indemnización de 42.671,66 euros, aunque la sentencia todavía podía recurrirse ante el Tribunal Supremo.
Las pymes necesitan avisos documentados y sanciones proporcionadas
La primera medida consiste en entregar a cada empleado instrucciones claras sobre el fichaje y conservar una prueba de su recepción mediante firma, correo electrónico o plataforma interna. El documento debería recoger las horas que deben registrarse, el procedimiento para corregir olvidos y las consecuencias disciplinarias del incumplimiento reiterado.
Cuando un trabajador no fiche, conviene requerirle inmediatamente que explique la incidencia y recordarle por escrito su obligación, en lugar de acumular ausencias de registro sin intervenir. «Si vuelve a incumplir, la empresa podrá acudir al régimen sancionador del convenio colectivo, respetando la entidad de la conducta, los antecedentes y los plazos de prescripción», según Alcázar de la Vega.
Las faltas graves y muy graves deben notificarse por escrito, indicando los hechos y la fecha, según el artículo 58 del Estatuto de los Trabajadores. Además, el negocio debe conservar durante cuatro años los registros de jornada y sus correcciones, porque serán pruebas esenciales ante una inspección o una impugnación judicial.
