El Ministerio de Trabajo continúa con la intención de aprobar este 2025 la famosa reducción de la jornada laboral a 37,5 horas semanales. Con esta normativa, se incluirían otras novedades, como por ejemplo la obligación de llevar de forma digital el registro horario de los empleados. Es decir, se prohibiría su llevanza en papel.
El registro de la jornada es una obligación que entró en vigor el 12 de mayo de 2019. Desde aquel entonces, se ha pensado que la inversión en un sistema digital para cumplir con esta obligación era cosa de grandes empresas, que tienen muchos más trabajadores sobre los que aplicar el control de las entradas, salidas o tiempos de descanso. Sin embargo, apuntan los expertos, la digitalización de este sistema puede ser mucho más productiva en un pequeño negocio.
Más allá de las obligaciones que podrían ponerse en marcha desde finales de este año o principios de 2026, lo cierto es que la digitalización de las tareas repetitivas en los pequeños negocios, como puede ser el control horario, puede generar un “efecto bola de nieve” mucho mayor que en una gran empresa y suponer importantes ahorros de tiempo y dinero.
¿Qué obligaciones tienen los autónomos y pequeños negocios con el registro de la jornada?
Ya hace más de cinco años que entró en vigor la obligación de llevar un control de las horas de los empleados. A pesar de ello, según el sindicato de inspectores de trabajo, el incumplimiento de esta obligación es la segunda causa más frecuente de sanciones para los autónomos y pequeños negocios. En muchos casos es por no completar correctamente estas fichas, por no precisar el tiempo de descanso o por olvidar ciertos detalles sobre entradas y salidas de los trabajadores.
Hasta la fecha, cualquier negocio estaba obligado a registrar las horas de sus trabajadores, aunque la ley no precisaba el formato que se tenía que utilizar. Sin embargo, de entrar en vigor el proyecto de ley para la reducción de jornada, todos los autónomos y empresas, independientemente de su tamaño, se van a ver obligados a usar un gestor como FactorialHR.
El registro y control horario, en un primer momento, podía hacerse a mano. Sin embargo, en la nueva Reforma, se obligará a que el control se realice por medios digitales.
Concretamente, éstas serían las opciones permitidas: software privado, enlaces, máquinas digitales, aplicaciones o sistemas en escritorio. Lo importante es que sea funcional y sencillo, cumpliendo con los estándares de la Ley de Protección de Datos.
Además, el Gobierno está negociando con las organizaciones y sindicatos otra serie de medidas relacionadas con el control horario. En concreto, plantearon la obligación de que el registro sea electrónico, y que esté conectado directamente con la Inspección.
¿Qué pasa si no se cumple la normativa?
Hasta la fecha, el incumplimiento del deber de registrar la jornada de los empleados implicaba sanciones de hasta 7.500 euros. De entrar en vigor la nueva normativa, no sólo será necesario registrar las horas de forma digital, sino que además podrían incrementar las multas.
Ahora mismo se está planteando una modificación del régimen sancionador, en la cual las multas a los negocios que no cumplan con el registro horario se impondrían individualmente por cada empleado. Así, en el caso de que haya varios incumplimientos, las sanciones podrían incluso superar los 7.500 euros que se contemplan actualmente como máximo.
¿Cómo pueden ayudar los programas de recursos humanos a cumplir con el registro horario?
Más allá del cumplimiento de la normativa, contar con un programa adecuado permite a los autónomos y pequeños negocios digitalizar ciertas tareas repetitivas de su negocio y evitar posibles fallos o errores humanos que pueden acabar en sanción.
El problema es que un buen número de negocios todavía operan con un sistema arcaico. La persona encargada de la gestión de personal va anotando, día a día, en papel, la hora de entrada y salida de cada empleado. Al terminar la semana, estos papeles se archivan y solamente se revisan en el caso de que haya algún incumplimiento o reclamo del empleado.
Esto no solamente resta tiempo de cada día en la rutina del empleador o encargado del control horario, sino que también termina siendo un sistema ineficiente, con hojas que se pierden o ficheros que desaparecen. Todo lo anterior sin mencionar el espacio que ocupan cajas y cajas de registros en papel.
Una aplicación de control horario digital permite cambiar los ficheros pesados por la gestión digital. Además, es sumamente transparente, ya que tanto empleados y autónomos colaboradores como empleadores pueden revisarla para constatar las bajas, vacaciones y horas trabajadas.
En cuanto a los costes, una de las principales preocupaciones de los pequeños negocios, los precios de estas apps suelen venir escalonados de acuerdo al tamaño de la empresa, con modelos que pueden llegar a ser casi tan baratos como el papel y las impresiones.
A la hora de elegir la herramienta digital que mejor se adapta a una empresa pequeña o mediana es importante tener en cuenta las características de las opciones disponibles en el mercado. Algunas son más completas, o generalistas, como es el caso de Factorial HR, que da una solución integral para la gestión del personal con control horario, vacaciones, ausencias y evaluaciones de desempeño.
