El Ministerio de Hacienda aprobó la semana pasada el nuevo reglamento que establecerá los requisitos de los programas de facturación, así como el funcionamiento de algunos sistemas como Verifactu. Aparte de las condiciones que deberán cumplir estos software, la norma también regula algunos nuevos elementos que deberán incluir los autónomos y empresas en sus facturas.
Como ya avanzó este diario, la Ley Antifraude, aprobada en 2021, recogía entre otras muchas cuestiones, la obligación de que los autónomos incluyan por primera vez, de forma obligatoria, un código QR en las facturas que emitan. Ahora que el reglamento ya está en vigor, a falta de posibles modificaciones en las fechas de aplicación, es probable que a partir de mediados de 2025 prácticamente todos los autónomos -aquellos obligados a emitir factura- deban incluir estos códigos en cada una de ellas, especialmente si son en papel.
Según recoge el reglamento para los programas de facturación, una vez se aplique esta ley a partir del año que viene, las facturas « tanto si están impresas en soporte papel como si se trata de la imagen de la misma en soporte digital» incluirán elemento como un código «QR», que deberá cumplir con las especificaciones de esta norma. Y en caso de tratarse de una factura electrónica, «se deberá incluir como un campo independiente la «URL» contenida en el código «QR», no siendo necesario incluir el propio código «QR.».
Según explicaron fuentes de la Agencia Tributaria a este diario, los empresarios y profesionales que estarán obligados a incluir un código QR en sus facturas serán, por norma general, aquellos que están obligados a emitir facturas. Quitando algunas excepciones como los que están «incluidos en el Suministro Inmediato de Información (SII), por ejemplo».
Así funcionarán los nuevos códigos QR que deberán incluir los autónomos en sus facturas
Así, la inmensa mayoría de los trabajadores por cuenta propia que están obligados a emitir facturas por sus operaciones deberían empezar a incluir un QR en ellas a partir de julio de 2025, a no ser que la Agencia Tributaria amplíe la fecha de aplicación de esta norma para los usuarios- profesionales y empresarios-. De ser así, en cualquier caso, la obligación se aplicaría a partir de finales de 2025 o como mucho principios de 2026.
Según la Agencia Tributaria, estos autónomos obligados a emitir facturas tendrán dos opciones: o bien usar un programa de facturación electrónica privado, que por ley se habrá tenido que adaptar antes de julio de 2025 al reglamento y ser capaz de incluir en cada factura automáticamente uno de estos códigos QR, o bien utilizar la plataforma pública de Hacienda.
Esta plataforma pública y gratuita, según apuntaron las mismas fuentes, para ese entonces estará operativa e incluirá también de manera automática los códigos QR en cada una de las facturas, sin que el trabajador por cuenta propia tenga que hacer ningún trabajo extra.
Características técnicas de los nuevos códigos QR
Según recoge el nuevo reglamento estos códigos QR deberán cumplir con algunas características técnicas. Por ejemplo, deberán tener un tamaño entre 30×30 y 40×40 milímetros y seguir las especificaciones de la norma ISO/IEC 18004. En la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) se publicarán la ubicación y presentación del mismo dentro de la factura, pudiéndose completar con otras características a cumplir.
En cuanto al contenido del código «QR» será el siguiente:
- «URL» del servicio de cotejo o remisión de información por parte del receptor de la factura, del cual se informará en la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
- Información de la factura que formará parte de la «URL»:
- NIF del obligado a expedir la factura.
- Número de serie y número de la factura expedida.
- Fecha de expedición de la factura.
- Importe total de la factura. Tanto el formato detallado de esta «URL», que podrá ser distinto dependiendo de si el sistema informático que expide la factura y genera su correspondiente código «QR» es o no un sistema informático «VERI*FACTU», como la codificación y formato de la información requerida se especificarán en el correspondiente documento técnico que será publicado en la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
Los clientes podrán comprobar con el código QR que la factura se ha enviado a Hacienda
Una de las principales utilidades de estos códigos QR, según apuntaron distintos expertos consultados, es que el destinatario de la factura va a poder comprobar si el negocio que la emite está dado de alta o ha remitido ésta a la Agencia Tributaria.
En la misma línea, fuentes de la Agencia Tributaria afirmaron en anteriores declaraciones a este medio que el principal beneficiario será el propio receptor de la factura “si también es empresario, porque, por ejemplo, puede chequear que nos la ha mandado y así poder deducírsela con tranquilidad en sus declaraciones de impuestos.”
Así, “este QR va a tener que contener cierta información de los registros de las facturas, aunque no toda”, añadió Arturo Jiménez. En este sentido, desde la Agencia Tributaria recalcaron que “en ningún momento se trata de mandar las facturas completas mediante el código, sino sólo cierta información”, explicaron.
En resumen, la inclusión del QR en las facturas que emiten los autónomos y negocios funcionará como cualquier otro código de este tipo. “Con un móvil, el cliente puede escanearlo y enviar la información. Si el emisor está en Verifactu -el nuevo sistema de verificación y remisión de facturas a Hacienda en tiempo real- la Agencia Tributaria le dirá al cliente si ha enviado esa factura”, explicaron fuentes de la propia AEAT.
Además, la obligación de incluir un código QR en las facturas que emitan los autónomos y negocios dentro de unos meses podría conllevar, a su vez, un mayor control por parte de Hacienda.
Sobre todo, en los casos en los que el negocio emisor no esté dado de alta en Verifactu, cuando tenga un sistema que almacena con los criterios de la norma del software pero no envía automáticamente la información. En esos supuestos, la acumulación de facturas enviadas por receptores puede ayudar al control tributario sobre el emisor.
