La transformación digital de una empresa no consiste únicamente en sustituir unas aplicaciones por otras. Cuando una organización cuenta con miles de profesionales, numerosos centros repartidos por España y maneja información especialmente sensible, digitalizar implica también transformar procesos, formas de trabajar y la relación de los empleados con la tecnología.
Es el escenario al que se enfrenta Vithas, compañía sanitaria española que atiende a más de cinco millones de pacientes y cuenta con 22 hospitales y 39 centros médicos. Durante los últimos años, el grupo ha llevado a cabo una profunda transformación de sus sistemas, desde la historia clínica y los sistemas financieros hasta las herramientas de Recursos Humanos.
Pedro Galbarro, director de Área de Aplicaciones de Vithas, señala que este proceso ha permitido avanzar hacia una mayor automatización y abordar ahora uno de los grandes desafíos tecnológicos para las empresas: determinar dónde puede aportar verdadero valor la inteligencia artificial generativa sin comprometer la seguridad de los datos.
Una transformación digital que también cambia la forma de trabajar
Vithas inició hace aproximadamente siete años un proceso de renovación de la arquitectura y los sistemas de la compañía. El cambio alcanzó áreas como la historia clínica, los sistemas financieros y de reporting y las aplicaciones vinculadas a Recursos Humanos.
La dimensión de la compañía convirtió el proyecto en un desafío especialmente complejo. Sus centros se encuentran distribuidos por distintos puntos de España y la implantación de nuevos sistemas no implicaba únicamente un cambio tecnológico.
“No solo implica cambios de software que se va a utilizar en todos los procesos, sino también implica el cambio de forma de trabajar”, explica Galbarro.
Uno de los principales hitos ha sido la renovación de la historia clínica en los hospitales y su integración con otros procesos, como los de facturación. También se han conectado los sistemas de Recursos Humanos con otras herramientas utilizadas dentro de la organización.
Esta integración permite, por ejemplo, que cuando un profesional se incorpora a Vithas, su alta en los sistemas de Recursos Humanos esté conectada automáticamente con otras aplicaciones necesarias para desarrollar su trabajo.
Aplicaciones móviles para una plantilla que no trabaja frente a un ordenador
La digitalización presenta otra particularidad dentro del sector sanitario: buena parte de los profesionales no desarrolla su jornada delante de un ordenador.
Por ello, Galbarro destaca que las aplicaciones dirigidas a los aproximadamente 14.000 profesionales de Vithas deben poder utilizarse desde distintos dispositivos y ubicaciones.
Un trabajador puede necesitar consultar una nómina, solicitar vacaciones, contactar con su supervisor o firmar digitalmente un contrato sin encontrarse delante de un PC. De ahí que la movilidad se haya convertido en un requisito esencial.
“Para nosotros no tiene sentido si no se puede usar desde un móvil”, resume Galbarro.
Para cubrir estas necesidades, la compañía utiliza principalmente soluciones SaaS y servicios alojados en la nube para procesos como la gestión de turnos, la administración de personal, la gestión del talento o la firma digital.
Automatizar las tareas repetitivas para liberar tiempo de los profesionales
Una vez transformados los principales sistemas de la compañía, Vithas comenzó a trabajar sobre otro frente: eliminar tareas repetitivas que consumían tiempo de los empleados pero aportaban poco valor.
Para ello, la empresa ha incorporado tecnologías de automatización robótica de procesos (RPA).
Galbarro pone como ejemplo la comunicación de altas y bajas a la Seguridad Social. En una organización capaz de realizar decenas de contratos diariamente, este procedimiento supone una tarea recurrente que anteriormente debía ejecutar una persona y que ahora puede realizar automáticamente un robot.
Lo mismo sucede con otros procesos, como la conciliación diaria de extractos bancarios o determinadas tareas administrativas, entre ellas el envío recurrente de archivos generados por otras aplicaciones.
Vithas utiliza tecnología de UiPath para automatizar parte de estos procesos. El objetivo, según explica el directivo, es que las personas dejen de dedicar tiempo a trabajos repetitivos que pueden ser ejecutados por la tecnología.
La inteligencia artificial debe resolver un problema y aportar valor al negocio
Tras la transformación de los sistemas y la automatización de procesos, la inteligencia artificial generativa aparece como el siguiente gran desafío.
Sin embargo, Galbarro advierte de que la presión por incorporar esta tecnología no debería llevar a las compañías a implantarla sin identificar previamente qué problema quieren solucionar.
Empleados, usuarios y órganos de gobierno esperan cada vez más que los departamentos tecnológicos incorporen soluciones basadas en IA. Para Vithas, la cuestión fundamental pasa por encontrar aquellos procesos donde la tecnología pueda aportar un beneficio concreto.
“Hay que encontrar dónde, en qué proceso la IA nos puede ayudar”, señala.
Además, cualquier implantación debe ofrecer algún tipo de retorno, ya sea económico o en forma de valor añadido para los profesionales.
Esta cuestión se encuentra entre los principales retos de los responsables tecnológicos: innovar no debería convertirse en un objetivo independiente de las necesidades del negocio.
Llevar la IA a los trabajadores que no utilizan un ordenador sigue siendo un reto
La implantación de inteligencia artificial también plantea una brecha entre diferentes perfiles profesionales.
Para un empleado que trabaja habitualmente frente a un ordenador resulta relativamente sencillo incorporar un asistente o agente de IA a sus herramientas habituales. Sin embargo, esta situación cambia para profesionales que desarrollan su actividad lejos de una pantalla.
Un hospital reúne perfiles muy diversos: auxiliares de enfermería, técnicos, personal de limpieza, trabajadores de cafetería y otros profesionales cuya actividad diaria no gira alrededor de un ordenador.
Según Galbarro, conseguir que estas personas también puedan beneficiarse de las nuevas herramientas supone uno de los retos pendientes de la tecnología.
El teléfono móvil podría parecer una solución evidente, pero introduce nuevas dificultades. Se trata generalmente de un dispositivo personal y su utilización para fines laborales puede encontrarse con restricciones legales y laborales.
El desafío trasciende además al sector sanitario. Una parte importante del tejido empresarial español pertenece al sector servicios y muchos de sus trabajadores tampoco desempeñan su actividad frente a un PC.
La protección del dato condiciona el uso de la IA en el sector sanitario
Si existe un aspecto que diferencia especialmente la aplicación de inteligencia artificial en sanidad es la sensibilidad de la información utilizada.
Los sistemas hospitalarios manejan datos altamente confidenciales y cualquier herramienta tecnológica debe cumplir estrictos requisitos de seguridad y protección de la información.
Galbarro incide en que detrás de cualquier aplicación o agente de inteligencia artificial existe una infraestructura tecnológica. Por ello, cuestiones como dónde se encuentran físicamente los servidores, qué normativa deben cumplir o qué medidas de ciberseguridad aplican son determinantes antes de implantar una solución.
A ello se suma la formación de los trabajadores. Para el responsable de Vithas, los profesionales deben conocer con qué información están trabajando y qué pueden hacer con ella. La compañía imparte formación de manera continua sobre tratamiento de datos.
Vithas cuenta con una política interna para aprobar los usos de inteligencia artificial
Antes de comenzar a desarrollar pruebas y pequeños proyectos relacionados con inteligencia artificial generativa, Vithas estableció una política interna de implantación y adopción de IA.
Además, la compañía dispone de un comité periódico en el que se analizan y aprueban las iniciativas que implican el uso de esta tecnología.
No tienen por qué ser exclusivamente proyectos de inteligencia artificial. También pueden ser iniciativas de mayor alcance en las que la IA forme parte de alguno de sus procesos o funcionalidades.
El objetivo es que cualquier implantación se ajuste tanto a la política interna de la organización como a la normativa aplicable.
¿Pueden surgir “paraísos tecnológicos” por las diferencias de regulación?
La regulación de la inteligencia artificial abre, además, un debate sobre la competitividad de las empresas y las diferencias normativas entre territorios.
Galbarro considera necesaria la regulación, especialmente cuando la inteligencia artificial trabaja con información sensible o puede intervenir en ámbitos tan relevantes como el apoyo a un diagnóstico médico.
Sin embargo, plantea una cuestión: hasta qué punto es eficaz regular estrictamente la tecnología en una zona geográfica cuando los datos y las infraestructuras digitales pueden encontrarse distribuidos por diferentes países.
De esta reflexión surge un concepto que el directivo denomina “paraísos tecnológicos”: territorios o espacios en los que una regulación distinta podría terminar generando ventajas competitivas para determinadas compañías tecnológicas.
La cuestión se vuelve todavía más compleja ante la posibilidad de que en el futuro existan centros de datos fuera de las fronteras territoriales tradicionales. ¿Qué legislación debería aplicarse entonces: la del lugar donde se almacena la información, la del país donde se utiliza o la del territorio por el que circulan los datos?
Innovación, seguridad y eficiencia: los tres grandes desafíos tecnológicos
Para Galbarro, los responsables tecnológicos afrontan actualmente tres grandes retos.
El primero es gestionar las expectativas alrededor de la inteligencia artificial. La popularización de estas herramientas ha elevado las expectativas de empleados y organizaciones, pero no todos los procesos pueden o deben resolverse mediante IA.
El segundo es garantizar la seguridad del dato, una responsabilidad que no se limita a las herramientas de inteligencia artificial, sino que afecta a cualquier aplicación empresarial.
Y el tercero es aportar valor al negocio. La implantación de nuevas aplicaciones, automatizaciones o agentes de IA debe generar un retorno económico o mejorar de manera tangible el trabajo de los profesionales.
La dificultad reside precisamente en hacer compatibles esos objetivos. Como resume Galbarro, “el reto está en encontrar el equilibrio entre innovación, seguridad y eficiencia”.
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