Los autónomos y pymes que retrasen la firma de un contrato con sus empleados se exponen a riesgos legales y económicos que pueden complicar su actividad. Aunque la normativa admite en determinados supuestos el contrato verbal, en la práctica no entregar un documento firmado desde el primer día puede derivar en sanciones, reclamaciones judiciales y en la conversión automática del contrato en indefinido y a jornada completa.
La Inspección de Trabajo y los tribunales coinciden en que la ausencia de contrato escrito siempre juega a favor del trabajador. Incluso en los casos en los que la ley no exige contrato escrito -como los indefinidos a jornada completa-, la ausencia de documento impide fijar aspectos básicos como el horario, la categoría profesional, el periodo de prueba o el convenio aplicable.
Además, la normativa obliga a registrar los contratos en el SEPE en un plazo máximo de diez días y a entregar la copia al trabajador desde el inicio de la relación laboral. Mateu advirtió que el incumplimiento de esta obligación puede acarrear sanciones de en torno a 600 euros. Y de hasta 7.500 euros si no se entrega copia al trabajador, según el portavoz del Sindicato de Inspectores de Trabajo y Seguridad Social, Jesús Prieto.
- ¿Es obligatorio firmar siempre el contrato por escrito?
- Qué ocurre si el contrato no se firma o se retrasa
- Plazos para formalizar y registrar un contrato
- Qué sanciones puede imponer realmente la Inspección de Trabajo
- ¿Serviría un contrato verbal o un WhatsApp como prueba de contrato?
¿Es obligatorio firmar siempre el contrato por escrito?
Realmente, la normativa no exige que todos los contratos laborales estén necesariamente formalizados por escrito. Como explicó el abogado laboralista Rubén Mateu, los contratos indefinidos a jornada completa pueden celebrarse de forma verbal y seguir siendo válidos.
Sin embargo, en el caso de los temporales, a tiempo parcial, formativos o cualquier otro distinto al indefinido a jornada completa, la formalización por escrito sí es obligatoria.
En la práctica, advirtió Mateu, “carece de sentido prescindir del documento incluso cuando la ley lo permite”. La ausencia de contrato escrito impide regular cuestiones tan básicas como el horario, los descansos, las vacaciones, la categoría profesional, el convenio aplicable o el periodo de prueba. “Aunque técnicamente no sea obligatorio, en la práctica es imprescindible”, subrayó el abogado.
Qué ocurre si el contrato no se firma o se retrasa
Por la razón anterior, los expertos insisten en que los autónomos y pequeños negocios formalicen siempre los contratos desde el primer día de la relación laboral, evitando apoyarse únicamente en el alta en la Seguridad Social o en comunicaciones informales con el trabajador.
Contratos temporales o a tiempo parcial
Rubén Mateu explicó que pactar un contrato de duración limitada y no reflejarlo por escrito supone que se presuma indefinido. “Por ejemplo, si acuerdas un contrato de cuatro meses y no lo firmas, podría pasar automáticamente a ser indefinido y a jornada completa”, señaló. Este efecto se aplica también a los contratos a tiempo parcial que, sin formalización, se transformarían en contratos a jornada completa.
Es decir, si el trabajador se negase a firmar después de haber comenzado a trabajar, la relación se entendería como indefinida. Para evitar problemas, “los contratos deben firmarse incluso antes del inicio de la relación laboral”, advirtió.
Contratos indefinidos a jornada completa
En el caso de los indefinidos a tiempo completo, Mateu aclaró que la ausencia de firma no es sancionable. El contrato se presume válido igualmente, sin embargo, deja sin definir aspectos esenciales de la relación laboral.
En opinión del abogado, estas situaciones son más frecuentes de lo que parece. “La Inspección llega, pide documentación, y de repente el empresario aparece al día siguiente con el contrato firmado. A veces no se firman por dejadez o porque la gestoría ya ha tramitado el alta en la Seguridad Social y en el SEPE”, relató.
Plazos para formalizar y registrar un contrato
El laboralista explicó que la formalización y entrega del contrato deben hacerse como muy tarde el mismo día en que se inicia la relación laboral. “Lo correcto es entregarlo el mismo día de inicio”, advirtió.
Además, la normativa obliga a registrar el contrato en el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) en un plazo máximo de diez días. Aunque, en la práctica, algunas empresas aprovechan este margen para retrasar la firma o la entrega de la copia.
El incumplimiento de este trámite puede conllevar sanciones. En concreto, no comunicarlo al SEPE dentro del plazo supone una infracción leve, con multas que suelen rondar los 600 euros, con un máximo de 625 euros.
Qué sanciones puede imponer realmente la Inspección de Trabajo
El vocal de la Inspección de Trabajo, Jesús Prieto, recordó que la normativa reconoce el derecho del trabajador a recibir copia de su contrato desde el inicio de la relación laboral. Si no se cumple, la empresa incurriría en una infracción grave recogida en el artículo 7.10 de la LISOS, con sanciones que van de 751 a 7.500 euros.
Ahora bien, Prieto puntualizó que se trata de una situación difícil de constatar en la práctica. Cuando la Inspección solicita los contratos da un margen para presentar esa documentación, por lo que lo habitual es que la empresa los presente ya firmados, y eso resuelve el problema sobre la marcha. “Lo que antes era un problema deja de serlo simplemente porque yo lo he pedido”, señaló.
Por este motivo, las sanciones por no entregar copia del contrato al trabajador no suelen materializarse. Sin embargo, el inspector advirtió que retrasar la formalización expone al negocio a reclamaciones laborales en caso de conflicto, especialmente si el contrato es temporal o a tiempo parcial y no se ajusta a los requisitos legales.
¿Serviría un contrato verbal o un WhatsApp como prueba de contrato?
El contrato verbal sólo puede considerarse válido en el caso de indefinidos a jornada completa. Así lo explicaron tanto el abogado laboralista Rubén Mateu como el inspector Jesús Prieto. En la práctica, advirtieron, este tipo de acuerdos podrían generan numerosos problemas a los autónomos, desde la dificultad para acreditar la categoría profesional hasta la determinación del horario o el convenio aplicable.
“Ese tipo de contrato verbal no se articula en la práctica, porque la palabra dada es débil y se olvida”, señaló Prieto. Por ello, los expertos recomiendan siempre documentar la relación por escrito, incluso cuando la normativa no lo exige expresamente ya que, de otro modo, la situación siempre favorecerá al trabajador.
En cuanto a las conversaciones de WhatsApp, ambos coincidieron en que podrían servir como prueba en caso de conflicto judicial. Mateu explicó que si el empresario confirma por escrito las condiciones de trabajo -salario, horario, fecha de inicio- y después incumple, el trabajador podría reclamar daños y perjuicios. No obstante, Prieto puntualizó que la Inspección no valora este tipo de pruebas, ya que su validez corresponde a los jueces, normalmente con el apoyo de un perito que certifique la autenticidad de la conversación.
