Una sola factura puede cambiar por completo las obligaciones de muchos autónomos y pequeños negocios. Un bar, una peluquería u otro establecimiento que hasta ahora no utilizara un sistema informático de facturación (SIF) podría quedar sometido al nuevo reglamento si emplea un programa para emitir, aunque sea de forma excepcional, una factura completa a una empresa.
No se trata únicamente de una interpretación de los gestores administrativos. La Agencia Tributaria aclara en sus preguntas frecuentes que los colectivos que, en principio, no están obligados a facturar, permanecen fuera del reglamento cuando no expiden facturas o las elaboran todas a mano. Sin embargo, si emiten alguna factura utilizando un sistema informático de facturación, se les pasa a aplicar el RRSIF, conocido habitualmente como reglamento Verifactu.
Ante esta situación, el Consejo General de los Colegios de Gestores Administrativos ha pedido al Gobierno que revise urgentemente la norma. Su presidente, Fernando Jesús Santiago, cuestionó que una operación aislada pueda extender las obligaciones tecnológicas al conjunto de la facturación de un negocio que no ha cambiado de actividad, no ha aumentado sus ingresos ni presenta un mayor riesgo de fraude.
- Los gestores piden exenciones selectivas según tamaño, actividad y riesgo fiscal de cada negocio
- Una sola factura mediante un programa puede activar el reglamento
- Los gestores no piden excluir sectores enteros, sino diferenciar por tamaño y riesgo
- ATA también había reclamado menos cargas y una implantación coordinada
Los gestores piden exenciones selectivas según tamaño, actividad y riesgo fiscal de cada negocio
Reclaman que, antes de las fechas obligatorias de enero y julio de 2027, se introduzcan criterios como el tamaño del negocio, su volumen de actividad, la frecuencia con la que emite facturas completas, su historial tributario y el riesgo fiscal real. También solicitan exenciones selectivas y un estudio conjunto sobre el coste acumulado de Verifactu y la futura factura electrónica.
La Federación de Asociaciones de Trabajadores Autónomos (ATA) ya había advertido de que Verifactu podía convertirse en una nueva carga para los negocios más pequeños. “No vuelvan más locos a los autónomos, a las pymes y a los profesionales y asesores que trabajan con nosotros. No más trabas”, reclamó Lorenzo Amor, su presidente.
Además, la patronal propuso un “test micropyme” para medir el impacto de cada nueva norma en los negocios de menos de diez empleados y valorar su exención o una aplicación simplificada.
Una sola factura mediante un programa puede activar el reglamento
La advertencia de los gestores administrativos parte de una respuesta publicada por la propia Agencia Tributaria. En sus preguntas frecuentes, Hacienda aclara si un empresario que, en principio, no está obligado a expedir facturas pasa a quedar sujeto al Reglamento de los Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF) cuando utiliza, aunque sea excepcionalmente, un sistema de este tipo para emitir una.
“No, siempre y cuando no se expidan facturas o estas se expidan todas a mano, es decir, sin utilizar para ello un sistema informático de facturación (SIF). Por el contrario, si en algún momento se expidiera alguna factura, y para ello se utilizara un SIF, entonces sí que sería de aplicación el RRSIF”.
Por tanto, para que se active el reglamento deben coincidir dos circunstancias. La primera es que el negocio expida una factura, aunque sea de manera excepcional. La segunda es que utilice para hacerlo un sistema informático de facturación. Además, el empresario debe encontrarse dentro del ámbito de aplicación del RRSIF, y por tanto Verifactu, y no estar incluido en alguno de los supuestos excluidos por la norma.
Un SIF no es cualquier herramienta digital. Es un programa o sistema electrónico utilizado para emitir facturas y procesar la información que contienen. Puede ser una aplicación de facturación, un programa de gestión o incluso una caja registradora que genere facturas simplificadas.
En cambio, elaborar todas las facturas manualmente no activa el reglamento. Tampoco tiene necesariamente la consideración de SIF utilizar Word o Excel únicamente para introducir los datos, imprimir las facturas y conservarlas, siempre que esas herramientas no procesen después la información para generar los libros fiscales, la contabilidad u otros resultados tributarios.
Fernando Jesús Santiago puso como ejemplo un pequeño bar que normalmente atiende a particulares sin utilizar un SIF. Si una empresa celebra allí una comida de trabajo, solicita una factura completa y el establecimiento recurre a un programa de facturación para emitirla, esa única operación puede hacer que el reglamento pase a serle aplicable.
Según explicaron los gestores, lo mismo podría suceder en una peluquería que trabaja habitualmente con particulares. Si una agencia lleva excepcionalmente a varios empleados para preparar una campaña publicitaria y pide una factura completa, el establecimiento podría entrar en el RRSIF si utiliza un sistema informático para expedirla y cumple el resto de las condiciones previstas por la norma.
Existe, sin embargo, un matiz importante. Las facturas simplificadas también son facturas a efectos del reglamento. Por ello, si el bar o la peluquería ya generan sus tiques como facturas simplificadas mediante una caja o un programa que tenga la consideración de SIF, el negocio ya estaría sujeto al RRSIF cuando lleguen las fechas obligatorias.
En ese caso, la posterior factura completa solicitada por una empresa no activaría una obligación nueva. Por el contrario, un mero justificante de compra que legalmente no sea una factura completa ni simplificada no produciría ese efecto.
El elemento determinante tampoco es que el cliente sea una empresa. Esta circunstancia es relevante en los ejemplos porque las empresas suelen solicitar una factura completa para justificar sus gastos, pero lo que activa el reglamento es expedir una factura mediante un SIF y reunir las demás condiciones de aplicación. La AEAT añade que, con carácter general, no se puede emitir una parte de las facturas manualmente y otra mediante un programa: “la utilización de cualquier SIF que produzca facturas obliga a que toda la facturación deba ser informática”.
Técnicamente, lo que pasa a aplicarse es el RRSIF. Esto no significa necesariamente que el autónomo esté obligado a enviar automáticamente todos sus registros a Hacienda: podrá utilizar la modalidad Verifactu, que los remite a la Agencia Tributaria, o un sistema no verificable, que deberá conservarlos cumpliendo las garantías de integridad, trazabilidad e inalterabilidad exigidas por la norma.
Los gestores no piden excluir sectores enteros, sino diferenciar por tamaño y riesgo
Los Gestores Administrativos no proponen una lista automática de actividades excluidas, porque dentro de un mismo sector pueden convivir un autónomo sin empleados, una empresa familiar y una compañía con cientos de trabajadores. “No creemos que la solución pase por elaborar una lista cerrada de sectores excluidos. Sería un error porque dentro de una misma actividad conviven realidades empresariales muy diferentes”, explicó Fernando Jesús Santiago.
La alternativa sería combinar el tamaño y el volumen de actividad con la frecuencia de emisión de facturas completas, el carácter excepcional de algunas operaciones, el historial tributario y el riesgo fiscal. Santiago no fijó un único umbral de empleados o facturación, sino criterios que permitan decidir qué negocios podrían quedar exentos y cuáles cumplir mediante un procedimiento simplificado. “No tiene sentido exigir el mismo nivel de obligaciones tecnológicas a una multinacional que a un autónomo o a un pequeño comercio que lleva veinte años cumpliendo correctamente”, afirmó.
Los gestores denominan “café para todos” al modelo que impone obligaciones similares a contribuyentes con estructuras y riesgos muy distintos. Frente a ello, plantean utilizar la información y las herramientas de inteligencia artificial de Hacienda para concentrar el control en los perfiles con mayor riesgo de fraude y reducir las cargas de los pequeños negocios cumplidores, especialmente cuando una operación aislada no cambia su actividad, ingresos ni comportamiento tributario.
La normativa ya contiene algunos mecanismos para modular estas obligaciones. El Artículo 5 del RRSIF permite solicitar su no aplicación total o parcial para sectores, profesionales o contribuyentes determinados cuando lo justifiquen sus prácticas comerciales o administrativas, cuando sea necesario evitar perturbaciones en su actividad o cuando existan circunstancias técnicas excepcionales. La decisión corresponde al Departamento de Inspección Financiera y Tributaria de la Agencia Tributaria, previa solicitud del interesado, y puede ser temporal, limitarse a algunas obligaciones e imponer condiciones específicas.
También existe en la sede de la AEAT un procedimiento de autorizaciones en materia de facturación y libros registro. A través de él se puede solicitar, entre otras medidas, la no emisión de facturas para evitar la perturbación de determinadas actividades, la expedición de tiques, la emisión de facturas simplificadas o la modificación de algunos requisitos de las anotaciones registrales. No se trata de exenciones automáticas: deben solicitarse y requieren una resolución expresa de Hacienda.
La futura factura electrónica obligatoria incluye su propio mecanismo. El Real Decreto 238/2026 exceptúa, con carácter general, las operaciones documentadas mediante facturas simplificadas -salvo determinadas facturas simplificadas cualificadas- y permite que el Ministerio de Economía excluya otras operaciones cuando la adaptación pueda distorsionar gravemente el funcionamiento de un sector.
A partir de estas posibilidades, los gestores administrativos trasladaron al Gobierno tres peticiones concretas:
- Introducir criterios objetivos: adaptar las obligaciones al tamaño, volumen, frecuencia de facturación completa, excepcionalidad, historial tributario y riesgo fiscal.
- Aplicar exenciones selectivas: utilizar los mecanismos existentes para excluir total o parcialmente a determinados contribuyentes o simplificar su cumplimiento.
- Evaluar conjuntamente ambas reformas: estudiar antes de su implantación definitiva el coste acumulado de Verifactu y la factura electrónica para los mismos autónomos y pymes.
Con estas medidas, los gestores no pretenden frenar la digitalización ni reducir la lucha contra el fraude. Su propuesta consiste en que las obligaciones más exigentes se concentren allí donde exista un riesgo fiscal real y que los negocios más pequeños y cumplidores no tengan que asumir la misma estructura tecnológica que una gran empresa.
ATA también había reclamado menos cargas y una implantación coordinada
ATA ya había pedido reducir las cargas que las nuevas obligaciones de facturación impondrán a los pequeños negocios. “No vuelvan más locos a los autónomos, a las pymes y a los profesionales y asesores que trabajan con nosotros. No más trabas”, reclamó su presidente, Lorenzo Amor hace pocos meses. También recordó que las previsiones situaban en 2028 la factura electrónica para los autónomos y empresas que facturasen menos de ocho millones de euros.
La organización propuso además un “test micropyme” para evaluar el impacto de cada nueva norma en los negocios con menos de diez trabajadores y valorar posibles exenciones o formas simplificadas de cumplimiento.
Celia Ferrero, vicepresidenta de ATA, cuestionó que los negocios tengan que adaptar ahora sus programas si, según advirtió, la normativa europea podría obligar a modificarlos de nuevo. “Hasta que no tengamos claro por dónde va a ir la UE, no deberíamos avanzar”, señaló. También alertó de que actualizar los sistemas por partes resulta mucho más caro para los comercios que hacerlo de una sola vez.
Por ello, ATA considera necesario coordinar la implantación de Verifactu y de la factura electrónica para evitar costes duplicados e incertidumbre. “Lo ideal sería homogeneizar los procesos”, concluyó Ferrero.
