Todas las personas jurídicas, es decir, las sociedades, están obligadas a comunicarse con la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) a través de medios electrónicos, cuando ésta les envía notificaciones o les solicita algún documento. Para consultar estas notificaciones, los autónomos societarios deben acceder a un buzón, denominado Dirección Electrónica Habilitada Única (DEHU) en el que pueden consultar estas comunicaciones.
Sin embargo, se trata de un sistema que no siempre cumple su función, ya sea porque el negocio se olvida de consultarlo o porque las notificaciones de la Inspección no llegan por otros canales más habituales en el día a día de los autónomos, como puede ser el correo electrónico o, incluso, una carta en papel.
Por ello, desde el Ministerio de Trabajo y Economía Social han iniciado una campaña para que los negocios faciliten un correo electrónico de contacto donde puedan recibir un mensaje cuando la Inspección realiza una notificación. Por ejemplo, la solicitud de documentación, la imposición de sanciones o cualquier otro tipo de resolución.
Esta campaña se ha producido en un momento donde la Inspección está utilizando cada vez más los correos electrónicos como canal para solicitar a los negocios determinados documentos, en el marco de una visita, como reconocieron a este diario hace unas semanas fuentes del Sindicato de Inspectores de Trabajo y Seguridad Social (SITSS).
Trabajo pide a los negocios que faciliten a la Inspección un correo electrónico de contacto
Desde la ITSS explicaron que se está llevando a cabo “una campaña dirigida a informar a las empresas personas jurídicas de la conveniencia de facilitar una dirección de correo electrónico, a efectos de recibir avisos de las notificaciones electrónicas.”
Asimismo, la Inspección aclaró diferentes aspectos acerca de esta campaña:
El proceso de recogida de contactos que la ITSS ha puesto en marcha tiene naturaleza voluntaria. La ITSS no establece ningún plazo legal para la recogida de los correos electrónicos de contacto.
Si el negocio ya ha proporcionado un correo electrónico de contacto a la ITSS, no tiene que hacer ningún trámite adicional.
Es probable que adicionalmente a la notificación electrónica vía Dirección Electrónica Habilitada Única (DEHU) reciba además una notificación en papel. “Si ya proporcionó el correo de contacto, haga caso omiso de la notificación en papel.”
Para facilitar el correo electrónico donde recibir las notificaciones de la Inspección de Trabajo, el ministerio que dirige Yolanda Díaz ha puesto a disposición de los autónomos societarios y negocios -también de las personas físicas, aunque no estén obligados a comunicarse por medios electrónicos con la ITSS- un servicio en su página web, al que puede accederse desde este enlace.
Dentro de éste, deberán identificarse mediante el programa Autofirma o a través del sistema Cl@ve, y facilitar el correo electrónico donde desean recibir las comunicaciones de la Inspección.
Todas las sociedades están obligadas a comunicarse con la Inspección por medios electrónicos
Según se recoge en la legislación, todas las personas jurídicas -es decir, los negocios y empresas dados de alta en el Registro Mercantil, independientemente de su tamaño o facturación- están obligadas a relacionarse con la Inspección de Trabajo y Seguridad Social por medios electrónicos.
Por ello, la ITSS “está notificando sus actos administrativos por vía electrónica a través de la Dirección Electrónica Habilitada Única”, explicaron desde la propia Inspección. Asimismo, las administraciones autonómicas pueden tramitar y resolver sus actuaciones inspectoras o procedimientos iniciados por la ITSS. Además, a pesar de no estar obligados a ello, los autónomos persona física también pueden hacer uso de este canal de notificaciones electrónicas para comunicarse con la Inspección.
Esta obligación está en línea con las pretensiones del Gobierno en los últimos años, que han sido motivo de polémica y han terminado, incluso, dirimiéndose en los tribunales. Por ejemplo, respecto al imperativo de presentar las declaraciones de impuestos a Hacienda, como el IRPF o el Impuesto de Sociedades, únicamente por medios electrónicos.
La Inspección de Trabajo está solicitando documentación a los negocios por correo electrónico
Ante una inspección, los negocios están obligados a presentar una serie de documentos, algunos de los cuales deben conservarse in situ en la oficina o centro de trabajo, como el registro horario de los últimos cuatro años. Sin embargo, la ITSS está solicitando cada vez más a los negocios que les envíen el resto de información a través de un correo electrónico.
Se trata, por ejemplo, de algunos casos en los que los documentos “no tienen por qué estar en el centro de trabajo, ya que en muchos negocios son sus gestorías y asesorías las que disponen de los contratos, los recibos de salarios y otro tipo de documentación”, explicó a este diario Ana Ercoreca, presidenta del Sindicato de Inspectores de Trabajo y Seguridad Social (SITSS).
Por ello, recomendaron a los negocios, aunque no estén obligados a ello, a mantener el máximo de documentación posible en formatos digitales, como un PDF que puedan remitir por correo electrónico a los inspectores de forma rápida. “Lo realmente importante es que, cuando se le solicita por parte de la Inspección, el negocio cumpla y lo mande, sea por correo electrónico o presencialmente. Cada vez más se está haciendo por medios electrónicos, y después los inspectores lo añadimos al expediente”, explicó Ana Ercoreca.
