El Tribunal Económico Administrativo Central (TEAC) emitió en los últimos meses varias sentencias que afectan a una de las deducciones más controvertidas para los autónomos y pequeñas sociedades: el IVA del vehículo que utilizan los empleados o los dueños del negocio. En estos fallos, el tribunal ha aclarado distintas cuestiones que afectan no sólo al gasto en si, sino también a las pruebas que deben aportar los negocios para justificar esa deducción.
Los vehículos que los autónomos o empresas compran para ceder a sus trabajadores para el desempeño del trabajo son, en un principio, deducibles tanto en IVA o en IRPF. Siempre, eso sí, que se pueda demostrar que el coche o furgoneta es necesario para que el empleado desarrolle su actividad laboral.
En estas sentencias, emitidas en septiembre y octubre, el TEAC aclara, en primer lugar, quien es el encargado de acreditar que el uso del vehículo que ceden los autónomos o empresarios a sus trabajadores se destina a cuestiones relacionadas con la actividad. Y además, por primera vez, aborda uno a uno los principales indicios aportados por la empresa y por Hacienda para determinar si son válidos para acreditar que se ha aplicado correctamente la deducción.
Como ya avanzó este diario, tanto la Audiencia Nacional como el TEAC han establecido que corresponde a la empresa acreditar la necesidad del uso del vehículo para el desempeño de la actividad laboral por parte del trabajador. Y, en un principio, se aplicaría la presunción del 50%, como sucede en los coches y furgonetas que deducen los autónomos para ellos mismos. Es decir, que se presume que la mitad del impuesto sí es deducible.
!Una vez probada la necesidad del vehículo para el desempeño de la actividad laboral y determinada la existencia de un uso particular, el criterio aplicable (…) que ha sido concretado por la Audiencia Nacional tomando en consideración la totalidad del tiempo anual que no corresponde a la jornada laboral de los trabajadores». Sin embargo, ésta no es la única prueba que puede exigir Hacienda a los autónomos.
Pruebas que puede exigir Hacienda a los autónomos para acreditar la deducción del coche de empresa
Según explicaron desde el despacho Garrido Abogados, el TEAC considera que la prueba en torno a la utilización de los vehículos en la actividad se construye desde un «doble ángulo», con participación activa de la Administración y del sujeto pasivo, en este caso el autónomo o empresa. Es decir, la carga de la prueba -como debería suceder en cualquier gasto- no recae sólo sobre la Agencia Tributaria.
De hecho, dice el TEAC, «el obligado tributario debe estar en condiciones de probar que efectivamente existe afectación de los vehículos a la actividad empresarial, a efectos de que opere la presunción de afectación». Es decir, aunque se presume ese 50% en IVA, luego se pueden solicitar indicios que justifiquen que el empleado necesita el coche para el trabajo y que se utiliza para este fin.
En sus sentencias, según recoge el despacho Garrido, el TEAC aborda las pruebas que puede exigir y usar Hacienda para demostrar que la deducción es o no válida a efectos de deducir el IVA del coche de empresa.
Algunas de las que se analizaron en estas sentencias son las siguientes:
Acreditación de que el vehículo es o no «imprescindible» para la actividad
Según el despacho Garrido, el TEAC considera que la empresa debe acreditar ante Hacienda que el vehículo es una herramienta imprescindible en el desempeño de las funciones de los directivos o empleados. Y la falta de establecimiento de criterios o instrucciones sobre el uso que debe hacer el empleado, podría ser indicio para rechazar la deducibilidad.
Según el TEAC, es la empresa quien tiene una mayor facilidad probatoria sobre el uso profesional de los vehículos por parte de los cesionarios -sus trabajadores-, al estar en disposición de acreditar el uso del coche o furgoneta realizado por los empleados para el desempeño de sus funciones.
En cambio, la Administración se enfrenta a la dificultad de probar que el vehículo no se ha utilizado para fines profesionales, con la dificultad que probar un hecho negativo supone. Por lo tanto, apunta en esta sentencia «la empresa debería haber aportado argumentos que apoyaran la necesidad de la utilización de esos vehículos para la realización de la actividad».
Emisión de notas de combustible
La emisión de notas de combustible como indicio de utilización del vehículo es un indicio más pero no una prueba que por si sola pueda determinar la deducibilidad o no del IVA. Este tipo de notas, que sirven para acreditar cuánto se ha repostado para cada vehículo es uno de los elementos que más suele usar la Inspección para solicitar la justificación de estos gastos.
Sin embargo, según el TEAC, el establecimiento de un límite que permita a la Inspección considerar que el uso profesional del vehículo es «irrelevante» cuando se presentan menos de 22 notas al año, no es viable de por si para desmontar esta deducción.
Es decir, no es posible impedir la deducibilidad por el hecho de que el uso profesional que se le da al coche sea proporcionalmente poco relevante. Como mucho, Hacienda puede reducir el porcentaje deducible en base a esto.
Solicitudes de los directivos de reembolso de dietas por usar su coche
Según recoge el despacho Garrido en base a la sentencia del TEAC, la existencia de solicitudes por determinados directivos de reembolso de dietas por kilometraje en caso de utilización del vehículo privado -y no del de empresa- para desplazamientos profesionales puede ser usado como prueba en contra del negocio.
A juicio del TEAC, esto pone de manifiesto la ausencia de utilización de los vehículos de empresa en desplazamientos profesionales por los trabajadores.
Prueba del uso profesional del vehículo con base a la jornada laboral fijada en el convenio colectivo
Según Hacienda, una vez probada la necesidad del vehículo para el desempeño de la actividad laboral y determinada la existencia de un uso particular, el criterio aplicable (….) concretado por la Audiencia Nacional toma en consideración la totalidad del tiempo anual que no corresponde a la jornada laboral de los trabajadores.
Es decir, dependiendo del tiempo que represente la jornada laboral del empleado en comparación al total de horas en un año se podría aplicar un porcentaje u otro de deducción. Pero esto, según el TEAC, es «insuficiente» por si solo a efectos de acreditar el grado efectivo de uso profesional del coche, y sólo se puede entender como «un indicio más de la utilización efectiva».
Otras pruebas que suelen usarse para acreditar gastos de vehículos
Además de estos indicios, el TEAC valoró que la regularización no se fundamentó en un único indicio, «sino en un conjunto de ellos que a juicio del TEAC conforman una prueba indiciaria lo suficientemente sólida como para desvirtuar la presunción de utilización de los vehículos», apuntaron desde el despacho garrido.
De hecho, Hacienda suele solicitar otros indicios para justificar la deducción del vehículo, tanto del autónomo como de sus empleados. En estos casos, se puede aportar, por ejemplo, fotos del kilometraje, GPS o un Excel con todos los viajes realizados, ya sea por el autónomo o por su trabajador.
