Todos los negocios con empleados están obligados a tener un plan de desconexión digital, independientemente de si tienen un trabajador o cientos de ellos. Así lo establece la ley, el artículo 20 bis del Estatuto de los Trabajadores, el artículo 88 de la Ley de Protección de Datos y el Artículo 18 de la Ley de trabajo a distancia.
A esto se suma la inminente entrada en vigor de la reducción de la jornada laboral, que previsiblemente endurecerá los protocolos de desconexión digital. El anteproyecto de ley introduce novedades que definen con mayor precisión los límites de este derecho. Como advirtieron los expertos, esto podría aumentar el control de la Inspección de Trabajo, así como el número de actuaciones y sanciones, al quedar la normativa más delimitada.
Según explicó a este diario el abogado laboralista Luis San José, “a grandes rasgos la desconexión digital, significa que los empleados no tienen la obligación ni pueden ser requeridos por sus empresas a contestar correos electrónicos, llamadas ni mensajes de WhatsApp fuera del horario laboral”.
Pasar por alto estas normas puede tener consecuencias para las empresas que acaben derivando en bajas de sus trabajadores e incluso sanciones económicas importantes que, en los casos más graves, podrían llegar a superar los 220.000 euros.
¿Qué es un plan de desconexión digital y qué información debe incluir?
Los planes de desconexión digital son políticas internas que las empresas deben implementar para garantizar que sus empleados puedan desconectar de las obligaciones laborales fuera de su horario de trabajo.
Luis San José aclaró que “el derecho a la desconexión digital contribuye a garantizar el derecho al descanso, a la intimidad personal y familiar, a la conciliación y a una protección eficaz de la seguridad y salud de las personas trabajadoras”.
Según el experto consultado, tal y como ya avanzó este diario, “los autónomos no están obligados a negociar la política de desconexión digital con sus empleados”.
Como explicó San José a este medio, en todo caso, para la aplicación de la política de desconexión digital hay que dar audiencia -informar y escuchar- a los representantes, pero no es obligatorio llegar a un acuerdo. Y si no hay representación sindical, la empresa puede definir las medidas unilateralmente.
De hecho, según la legislación vigente, la aprobación de un protocolo de desconexión digital es una responsabilidad de la empresa, que puede implementar sin necesidad de acuerdo, tal como señaló San José a este medio.
Al respecto, los abogados laboralistas recomendaron que, si no hay representantes de los trabajadores, el protocolo de desconexión digital lo realice un abogado o asesor especialista en la materia, ya que los aspectos que influyen en su elaboración -si se emplea móvil, si hay turnos de noche, si se trata de trabajo a distancia, etcétera-, son muy variados, siendo su aplicación forzosa por ley.
El objetivo principal de estos planes es garantizar que los empleados no estén obligados a responder correos, llamadas o mensajes laborales fuera de su jornada. De esto modo, los autónomos pueden prevenir problemas futuros en sus empleados como como el burnout, la fatiga tecnológica y el estrés.
Si bien es cierto que, en grandes empresas, es más fácil garantizar la desconexión digital porque hay más recursos humanos para redistribuir las cargas de trabajo. Sin embargo, los pequeños negocios no quedan eximidos de adaptar estas medidas a su realidad, asegurando que ningún trabajador sufra sobrecarga ni se vea obligado a estar disponible constantemente.
¿Qué debe definir un plan de desconexión digital para adecuarse a la Ley?
Según marca la ley, plan de desconexión digital debe contar, al menos, con los siguientes componentes:
- Definición de horarios de disponibilidad:
Los periodos durante los cuales los empleados no están obligados a responder comunicaciones laborales, como correos electrónicos, llamadas o mensajes deben establecerse claramente en la “política interna de desconexión digital”, apuntó el experto.
En este sentido el laboralista aclaró a los autónomos que sí “pueden llamar, o enviarle un WhatsApp, o enviarle un correo -al empleado- fuera del horario laboral. El problema está en que le obliguen a leer o a contestar”.
Para cumplir con el plan de desconexión digital es importante, además, detectar en qué puestos o departamentos puede ser más complejo implantar la política de desconexión. Como explicó San José, hay que diferenciar entre los empleados para poder establecer las pautas correspondientes.
- Inclusión de una cláusula de cumplimiento del artículo 88 de la Ley de Protección de Datos (LOPDGDD)
De esta forma se segura que se respeta este derecho. Debe reflejar explícitamente el compromiso de la empresa con la normativa y la conciliación de la vida personal, familiar y laboral. “Es una cláusula que va directamente para favorecer la conciliación de la vida personal, familiar y laboral, con el fin de dar cumplimiento a este artículo y así garantizar el descanso de los empleados”.
- Uso adecuado de herramientas digitales:
Del mismo modo, el uso de dispositivos y plataformas de comunicación ha de estar regulado para evitar la expectativa de disponibilidad fuera del horario laboral. Es decir “han de establecerse normas sobre cuando deben estar activos”, aclaró el experto.
- Formación y sensibilización:
Según detalló Luis San José a este diario, “todos los autónomos con empleados están obligados a ofrecer programas que conciencien sobre la importancia de la desconexión digital para su bienestar y productividad”.
Esto es así porque los empleados y empleadores han de conocer sus derechos y obligaciones en cuanto a desconexión digital, “desde propietarios al trabajador o trabajadora con la categoría más baja”.
A este respecto, los laboralistas recomiendan que los autónomos incluyan una cláusula en los correos que recuerde a los empleados que no están obligados a su lectura y respuesta.
- Medidas específicas para teletrabajo:
Desde la puesta en marcha de la nueva Ley de trabajo a distancia, los negocios tienen la responsabilidad de adaptar las políticas de desconexión a modalidades de teletrabajo, garantizando que esta flexibilidad no comprometa el derecho al descanso de la plantilla.
- Realizar una encuesta de evaluación entre los empleados.
“Evaluar con los trabajadores si existe o no comunicación con ellos en su tiempo de descanso”, apuntó el abogado.
- Analizar riesgos psicosociales
Consultar con el departamento de PRL o especialistas para analizar los posibles riesgos y casos de estrés u otros impactos de las políticas de desconexión digital, desde el punto de vista de los riesgos psicosociales.
Sanciones de hasta 200.000 euros a los negocios que no respeten la desconexión digital
Si la empresa no implementa un plan de desconexión digital o no lo respeta, puede enfrentarse a sanciones.
No sólo esto, aseguró el experto a este diario, además, se puede dar el caso de que, si la falta de desconexión provoca daños en la salud del trabajador, como “una baja por ansiedad, podría considerarse contingencia profesional”.
Es decir, “si la ausencia de desconexión digital deriva en problemas de salud para el empleado la empresa puede ser considerada responsable por incumplir con la normativa de prevención de riesgos laborales,” aclaró el laboralista.
Adelantarse a estos posibles riesgos psicosociales es importante, más aún si cabe, en el caso de los autónomos y pymes. Una “baja laboral por estas causas puede afectar gravemente al negocio e incluso a la continuidad de la actividad si el trabajador en cuestión emprendiese acciones legales contra el empleador”, apuntó San José.
Tal y como explicó Luis San José, en estos casos, “mientras que las sanciones leves pueden ser de 7.500 euros, las graves, a su vez, pueden llegar a ser de 49.180 euros. Y las sanciones muy graves, llegan a cantidades por encima de los 200.000 euros”, aclaró el abogado laboralista.
Novedades en la desconexión digital tras la entrada en vigor de la reducción de jornada
Con la entrada en vigor de la reducción de jornada -si el Congreso de los Diputados termina aprobándola- es previsible que se implanten nuevos criterios también en materia de desconexión digital. Tanto es así que en el anteproyecto ya se incluyen algunas novedades sobre desconexión digital que, según Luis San José “aclaran mucho mejor” lo ya dispuesto.
El laboralista explicó a este diario que la primera de ellas es que “se fijara el derecho a la desconexión como un derecho irrenunciable. Es decir, se garantizará que no se pueda exigir la prestación de servicios fuera del horario pactado, asegurando el respeto al descanso y a la intimidad de las personas trabajadoras frente al uso de dispositivos de videovigilancia y geolocalización”.
Además, según lo dispuesto en este borrador, “rechazar o no atender la comunicación o la petición de prestación laboral por medios digitales fuera de la jornada laboral, no podrá generar consecuencias negativas, represalias o trato menos favorable para la persona trabajadora”.
