Tres años pueden parecer plazo suficiente para reclamar una factura impagada. Sin embargo, pueden agotarse entre llamadas, correos, wasaps, promesas de pago y negociaciones que nunca terminan en un ingreso. Y por eso, muchos autónomos y pymes pueden perder el derecho a cobrar antes de lo que creen si venden bienes a otros negocios de distinto sector y no reclaman a tiempo. Es el caso, por ejemplo, de facturas por equipos de climatización, maquinaria, sistemas informáticos, mobiliario técnico o instalaciones que se entregan ya montadas o en funcionamiento.
La sentencia 756/2026, con fecha 19 de mayo, de la Sala de lo Civil, afecta a un caso en el que una pyme reclamó, en 2019, cerca de 30.000 euros por unas facturas emitidas por la venta e instalación de aparatos de aire acondicionado. El Alto Tribunal concluyó que la acción estaba prescrita, porque en determinadas operaciones entre pymes de distinto sector puede aplicarse el plazo especial de tres años, y no el general de cinco.
Advertencia relevante para autónomos y pymes que venden, instalan o suministran bienes a otros negocios, porque muchas veces confían en que el margen para reclamar siempre será más amplio. Sandra Puig García, directora del Área Procesal de AyG Asesores, explicó a este diario que lo importante “es la naturaleza de la deuda: si estamos ante prestaciones periódicas, autónomas y variables, o ante una deuda única que encaja mejor en el plazo general de cinco años”.
- Algunas ventas con instalación pueden quedar sujetas al plazo de tres años
- No decide solo quién debe dinero, sino la naturaleza de la deuda
- Los correos y wasaps pueden servir, pero deben poder probarse
- Antes de demandar conviene reconstruir toda la cronología de la factura
- Un pago parcial o un calendario de cobro pueden cambiar el plazo para reclamar
Algunas ventas con instalación pueden quedar sujetas al plazo de tres años
La sentencia no significa que cualquier factura pendiente entre empresas prescriba automáticamente a los tres años. La clave está en analizar qué tipo de operación hay detrás de la deuda y si encaja en el supuesto previsto para las ventas de bienes entre empresarios que se dedican a actividades distintas.
Puig recordó que el caso estudiado por el Supremo no consistía solo en entregar un producto, sino en dejarlo instalado y funcionando. “El alto tribunal entiende que, en ese tipo de operaciones, la puesta en marcha forma parte de la propia entrega del bien”, señaló la abogada. Un matiz importante para negocios que venden maquinaria, equipos técnicos o instalaciones completas.
Marc Fernández González, auditor asociado de Pleta Auditores, apuntó que podrían verse afectados supuestos en los que el comprador adquiere bienes para su actividad, pero no para revenderlos ni integrarlos en su propio comercio habitual. “Un despacho profesional, que adquiere ordenadores, servidores o equipos informáticos para su uso interno, estaría incorporando herramientas necesarias para su actividad, pero no se dedica a su comercialización”, explicó.
Ese mismo razonamiento puede trasladarse a otras compras habituales en pequeños negocios; desde sistemas de climatización hasta mobiliario, maquinaria auxiliar o vehículos de uso propio. Según Fernández, en estos casos “resulta especialmente relevante analizar si la reclamación del precio puede quedar sujeta al plazo especial de tres años, en lugar del plazo general de cinco años”.
No decide solo quién debe dinero, sino la naturaleza de la deuda
Uno de los riesgos para los pequeños negocios es simplificar el criterio y pensar que basta con mirar si acreedor y deudor son empresas. Sandra Puig advirtió de que no es lo mismo una deuda única, un suministro periódico, una venta con instalación o una relación contractual más compleja.
La abogada de GyA añadió otro matiz que puede ser relevante para algunos negocios: los suministros periódicos. “Cuando se trata de prestaciones periódicas, recurrentes y de importe variable según el consumo o el periodo facturado, también puede entrar en juego el plazo de tres años”, explicó, citando como ejemplos agua, luz, gas o telecomunicaciones.
Además, no todas las reglas son idénticas en todo el territorio nacional, porque pueden existir diferencias cuando entra en juego un Derecho Civil propio. La experta puso como ejemplo Cataluña, en donde “el Código Civil catalán establece, con carácter general, un plazo de tres años para muchas pretensiones patrimoniales”, por lo que la factura debe analizarse conforme a la normativa aplicable en cada caso.
El problema práctico aparece cuando el autónomo cree que ha reclamado suficientemente porque ha insistido durante meses al cliente moroso. Sin embargo, Marc Fernández recordó que lo esencial es poder demostrar la reclamación: “No es imprescindible acudir a una reclamación judicial o a un requerimiento formal para interrumpir la prescripción. Lo fundamental es que pueda acreditarse de forma fehaciente que el acreedor ha reclamado la deuda”.
Los correos y wasaps pueden servir, pero deben poder probarse
Las comunicaciones informales no quedan descartadas de entrada, pero su utilidad dependerá de la prueba que pueda aportar el acreedor si el conflicto llega al juzgado. Sandra Puig explicó que “la ley no exige una fórmula solemne para interrumpir la prescripción”, y que una reclamación extrajudicial “puede hacerse por correo electrónico, WhatsApp, carta, burofax o incluso verbalmente”.
Ahora bien, el canal elegido no basta si después no permite acreditar qué se reclamó, cuándo y a quién. “La comunicación debe dejar claro que el acreedor está reclamando el pago de la deuda, y no simplemente recordando que existe una factura pendiente”, señaló Sandra Puig, que también subrayó que debe dirigirse al deudor y llegar a su conocimiento.
Por su parte, Marc Fernández coincidió en que correos electrónicos y wasaps pueden ser válidos, pero aconsejó reforzar la prueba cuando el impago se prolonga. “Las conversaciones telefónicas suelen presentar mayores dificultades probatorias si no existe una grabación o alguna evidencia posterior que permita acreditar su contenido”, afirmó el experto.
La llamada telefónica puede servir para presionar al cliente, pero deja poco rastro si no hay una prueba posterior. Sandra Puig fue clara en este punto: “Una llamada telefónica es mucho más débil, porque luego resulta muy difícil acreditar qué se dijo, cuándo se dijo y a quién”.
Antes de demandar conviene reconstruir toda la cronología de la factura
Antes de presentar una demanda por una factura antigua, los expertos recomiendan reconstruir todo el recorrido de la deuda. No basta con mirar la fecha de emisión del documento, porque el plazo suele empezar cuando el pago puede exigirse, que puede coincidir con el vencimiento pactado.
Marc Fernández explicó que el negocio debería revisar “la fecha efectiva de vencimiento de la factura, ya que el plazo para reclamar normalmente comienza a computarse desde el momento en que la deuda resulta exigible y no necesariamente desde la fecha de emisión”. Esa diferencia puede ser decisiva cuando la factura ya tiene varios años.
También conviene reunir facturas, presupuestos, pedidos, albaranes, contratos y comunicaciones con el cliente para acreditar la operación y sus condiciones. Según Marc Fernández, deben verificarse “facturas, presupuestos, pedidos y albaranes, para determinar la existencia de la operación y las condiciones pactadas”.
Un pago parcial o un calendario de cobro pueden cambiar el plazo para reclamar
Otro punto importante son los actos del deudor que puedan reconocer la deuda, porque pueden influir en el cómputo del plazo. Sandra Puig citó como ejemplos “un pago parcial, un correo diciendo ‘te pagaré la semana que viene’ o una propuesta de calendario de pagos”, ya que pueden demostrar que el cliente admitía la existencia de la deuda.
En la gestión diaria, ambos expertos recomiendan no dejar los impagos a la improvisación ni confiar únicamente en la memoria del empresario. En este sentido, Marc Fernández aconsejó contar con “un calendario de seguimiento y reclamación de impagados, incrementando progresivamente el grado de formalidad de las actuaciones a medida que transcurre el tiempo”.
Sandra Puig añadió una advertencia para los negocios que se limitan a enviar recordatorios de manera periódica. “La jurisprudencia reciente es cada vez más exigente con las reclamaciones meramente reiterativas. No basta con ir enviando recordatorios automáticos si no hay una verdadera actuación de reclamación”, explicó la experta.
Cuando el plazo empieza a acercarse a su final, la recomendación es reforzar la reclamación y valorar cuanto antes la vía judicial o mecanismos previos de solución del conflicto. Sandra Puig recomendó usar “medios más sólidos, como un burofax con acuse de recibo y certificación de contenido o un requerimiento notarial”. No porque sean siempre obligatorios, sino porque reducen la discusión sobre la prueba.
Y Marc Fernández Fernández vinculó este control no solo con la posibilidad de ganar un pleito, sino con la gestión financiera del negocio. A su juicio, identificar periódicamente la antigüedad de los saldos pendientes “además de reducir el riesgo de pérdida del derecho de cobro, contribuye también a una mejor planificación financiera y de tesorería de la empresa”.
