El pasado mes de julio marcó un antes y un después para las normas de facturación en España. Desde el 29 de julio, los fabricantes y proveedores de software ya no pueden comercializar programas que no cumplan con el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación (RSIF), derivado de la Ley Antifraude. Esto significa que cualquier software que se adquiera debe garantizar la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de las facturas, entre otras condiciones.
No obstante, los negocios que ya tenían instalado un software de facturación anterior aún disponen de unos pocos meses para adaptarse. Las empresas que estén constituidas como sociedades mercantiles deberán cumplir con las nuevas exigencias a partir del 1 de enero de 2026, mientras que los autónomos persona física tendrán un poco más de tiempo: hasta el 1 de julio de ese mismo año para ponerse al día.
Entre todos los requisitos que deberán cumplir los programas de facturación para ser legales se encuentran los de trazabilidad, accesibilidad, conservación e inalterabilidad de los documentos de prefacturación y registros de facturación. Además, se contempla la incorporación del sistema Verifactu, una opción voluntaria para los usuarios que permitirá enviar datos de forma automática a la Agencia Tributaria a cambio de una imagen de mayor transparencia de cara a los propios funcionarios, a clientes y proveedores o incluso a las entidades financieras.
Pymes y autónomos deberán tener un programa adaptado a la nueva ley antifraude en 2026
El calendario para adaptarse al nuevo reglamento de facturación es claro: enero de 2026 para las sociedades mercantiles y julio de 2026 para los autónomos. Hasta entonces, la Agencia Tributaria ha concedido un tiempo de cortesía que conviene aprovechar. Más aún teniendo en cuenta que la Ley antifraude prevé sanciones de 50.000 euros por la mera tenencia de un programa que no esté certificado y cumpla con las nuevas condiciones.
En este contexto, disponer de un software adaptado cuanto antes resulta clave. Es recomendable que los autónomos y pymes opten por una compañía con trayectoria y que asegure la adaptación a todos los requisitos de la Ley antifraude. Un ejemplo de ello es Wolters Kluwer, uno de los desarrolladores de soluciones de facturación más conocidos que, desde abril de 2025, ya puso a disposición de sus clientes sus soluciones a3factura, a3innuva ERP y a3ERP adaptadas para que pudieran validar el nuevo sistema antes de su implementación obligatoria.
Esto ha permitido a muchas empresas y despachos profesionales que las asesoran validar el sistema de manera anticipada y garantizar que su facturación será transparente y conforme a la ley antes de la fecha límite.
Para una pyme, anticiparse no solo minimiza riesgos y evita posibles sanciones, sino que aporta ventajas competitivas: menos errores administrativos, mayor control financiero y una gestión tributaria más sencilla.
Contar con un proveedor consolidado y adaptado desde el primer momento, como Wolters Kluwer, ofrece la tranquilidad de saber que los procesos estarán alineados con la normativa cuando sea exigible.
Requisitos que deberán cumplir los programas de facturación para ser legales
El nuevo reglamento obliga a los programas de facturación a cumplir con exigencias muy concretas. Algunas de ellas son:
- Garantizar la integridad de los datos, evitando cualquier manipulación de las facturas.
- Asegurar la trazabilidad de cada operación, de forma que cualquier cambio quede registrado digitalmente.
- Impedir la alteración retroactiva de facturas ya emitidas, cerrando la puerta a prácticas fraudulentas.
- Generar un registro digital de facturación. Una vez generado, cada empresa podrá optar por dos modalidades: Verifactu, con envío voluntario de estos registros digitales a Hacienda, o no Verifactu, en la que los datos se guardan en el sistema y se entregan ante un requerimiento o inspección de Hacienda. Ambas modalidades exigen un software certificado que cumpla con los requisitos del reglamento.
Sanciones para autónomos o pymes que no adapten sus programas a tiempo
En caso de incumplir en estos plazos cualquiera de los requisitos -incluido el de contar con un certificado-, la Ley General Tributaria prevé dos tipos de sanciones, ambas graves:
- Para los autónomos y empresas, ya será sancionable con 50.000 euros el mero hecho de tener sistemas informáticos que no se ajusten a lo establecido en el reglamento, cuando no estén debidamente certificados o cuando se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados.
- A la fabricación, producción y comercialización de sistemas informáticos que no cumplan con el reglamento se impondrá una sanción de 150.000 euros fijos por cada ejercicio económico en el que se hayan producido ventas de este tipo de sistemas informáticos y por cada tipo distinto de estos que sea objeto de la infracción.
- Por otro lado, cuando no se certifiquen dichos sistemas informáticos estando obligados a ello, se sancionará con 1.000 euros por sistema informático comercializado sin dicha certificación.
