Una reciente sentencia del Tribunal Supremo obliga a los autónomos a proporcionar a sus empleados una cuenta de correo electrónico de empresa. Con ello se pretende proteger la intimidad de los trabajadores y garantizar que no se vean obligados a utilizar sus cuentas personales para fines laborales. De no cumplir con esta nueva obligación, podrían darse “sanciones por una falta muy grave”, advirtió Luis San José, abogado laboralista.
Este nuevo fallo, del pasado 27 de noviembre, trata sobre un conflicto colectivo entre la empresa Global Sales Solutions Line SLU y varias organizaciones sindicales (CGT, CCOO, UGT, CSIF). La disputa surge porque la empresa exigía a sus empleados en teletrabajo que utilizasen su correo electrónico personal para ciertas gestiones laborales, como la solicitud de permisos, justificación de bajas, etc. y se negaba a proporcionarles una cuenta de correo corporativa.
El abogado laboralista Luis San José, en declaraciones a este diario, señaló que la sentencia del Supremo se alinea con otras decisiones judiciales previas, tanto de los Tribunales Superiores de Justicia como de la Audiencia Nacional, que ya habían establecido límites al uso de herramientas personales de los empleados para fines laborales, como el número de teléfono móvil o Whatsapp. “Existe una clara tendencia hacia una mayor protección de la intimidad de las personas”, afirmó.
El Tribunal Supremo es la máxima autoridad judicial en España. Sus sentencias establecen jurisprudencia, es decir, sirven como guía para la interpretación de las leyes en casos similares. Por tanto, esta última decisión tiene un impacto significativo en la legislación laboral y, en consecuencia, en la forma en que los autónomos deberán gestionar sus negocios y las herramientas de trabajado de sus empleados, señalaron los expertos.
Es “contrario a derecho” que los negocios obliguen a usar el correo personal
En 2020, Global Sales Solutions Line implementó el teletrabajo para el 80% de la plantilla y, en sus contratos de teletrabajo, exigía a los empleados que proporcionasen su email personal. Solo los trabajadores de estructura y las secciones sindicales disponían de correo corporativo.
Por ello, los sindicatos solicitaron a la empresa que diese un dirección corporativa a todos los empleados en teletrabajo y que facilitase la comunicación entre la representación sindical y la plantilla, pero la empresa se negó.
Entonces, se interpusieron demandas de conflicto colectivo que llegaron hasta la Audiencia Nacional, que falló a favor de los sindicatos. La empresa recurrió la sentencia ante el Tribunal Supremo y éste dio la razón a las asociaciones, estableciendo lo siguiente:
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Es contrario a derecho que la empresa obligue a los asalariados a usar su correo electrónico personal para asuntos laborales.
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El negocio debe proporcionar a los trabajadores en teletrabajo una cuenta de correo corporativa como medio necesario para la actividad.
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El empleador también debe facilitar a los representantes sindicales los medios necesarios para comunicarse con los empleados que están en teletrabajo, incluyendo el acceso a los correos corporativos.
Esta sentencia del Supremo se basa en la interpretación del artículo 11 de la Ley del Trabajo a Distancia, que establece la obligación de la empresa de proporcionar los medios necesarios para el desarrollo del teletrabajo. No proporcionar correo corporativo a los empleados en teletrabajo puede tener graves consecuencias para las empresas, incluyendo la impugnación de los contratos de teletrabajo, e incluso importantes sanciones económicas.
Sanciones de hasta 225.000 euros por «vulneración de la intimidad»
No asignar una cuenta de email a cada empleado y obligar a los trabajadores a usar su propio correo electrónico puede suponer una vulneración del derecho a su intimidad.
Los abogados laboralistas avisan de que “la vulneración del derecho a la intimidad se configura como una infracción muy grave en el ámbito laboral, según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), y el empresario puede ser sancionado con multas que pueden alcanzar los 225.018 euros”. Aunque estas son las sanciones máximas, y no es tan habitual que lleguen a estos importes, los límites superiores son tan elevados porque “estamos ante una vulneración de un derecho fundamental”.
Si la empresa obliga a los trabajadores a usar su cuenta de correo personal, su propio número de teléfono y/o su propia cuenta de WhatsApp, se podría decir que se vulnera su derecho a la intimidad, afirmó San José. «Siempre que la empresa lo imponga y no exista un consentimiento el trabajador puede interponer una denuncia ante la Inspección de trabajo y solicitar que están vulnerando su derecho a la intimidad y que se impongan las sanciones que correspondan, pudiendo alcanzar la cuantía mencionada”.
Consejos de los expertos para no vulnerar la intimidad del empleado
Aunque la mencionada resolución se refiere a un caso concreto, establece un criterio importante que afecta a todos los autónomos y pequeños negocios con empleados. A partir de ahora, proporcionar una cuenta de correo corporativa es una obligación para las empresas, que no podrán exigir a sus trabajadores el uso del correo personal.
Esta medida, facilita además la gestión de la información laboral y reduce el riesgo de que datos confidenciales de los negocios se manejen en cuentas de correo personales, al mismo tiempo que se asegura un cumplimiento de la normativa. Para no incurrir en ilegalidades, es recomendable:
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Proporcionar correo corporativo: Proporcionando un email propio de la empresa a cada miembro de la plantilla, se evitan problemas legales, se facilita la comunicación y se asegura la protección de la intimidad de los trabajadores, evitando, por ejemplo, accesos accidentales a información personal contenida en los correos electrónico privados o la entrada de virus en emails personales.
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Obtener el consentimiento: Es fundamental tener presente que el autónomo no puede obligar al trabajador a usar su correo electrónico personal, su número de teléfono o a entrar en un grupo de WhatsApp de la empresa, salvo que exista un acuerdo. “Si hay consentimiento por parte del trabajador, no hay ningún problema”, aclaró San José.
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Eliminar cláusulas que obliguen al uso del correo personal: Es importante que “se elimine de los contratos cualquier cláusula que obligue al trabajador a usar su correo electrónico personal”, subrayó el experto.
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Elaborar políticas de uso del correo electrónico: Es recomendable establecer políticas claras de uso del correo electrónico corporativo.
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Cumplir con el protocolo para la utilización de medios electrónicos: Según apuntó San José, “algo que muchos autónomos y dueños de negocios no saben es que, según la Ley Orgánica de Protección de Datos, todas las empresas debemos tener un protocolo para la utilización de medios electrónicos.” Es importante “poner unas cláusulas en sus contratos de trabajo, señalando que todos los elementos que se le entregan al asalariado son para uso empresarial y no particular. No pudiendo realizar una serie de actos como pueden ser descargarse el correo electrónico personal en los elementos materiales de empresa, como ordenadores.”
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Informar a los trabajadores: Es importante comunicar a los empleados todos los cambios que se realicen en los convenios y normativas.
