Este es el texto del decreto sobre registro horario que Trabajo ha sacado a audiencia pública

1. Todas las empresas quedan obligadas al registro de la jornada sin distinción
2. Los controles de registro deben recoger la siguiente información
3. Las empresas deben garantizar que los asientos se rellenan conforme una serie de criterios
4. El ministerio asegura que el control del registro no vulnerará la protección de datos  
5. El registro estará conectado con la Inspección de forma inmediata y los trabajadores podrán obtener una copia del mismo

Como avanzó el Secretario de Estado de Trabajo, Joaquín Pérez Rey, hace siete días, el Ministerio ha sacado a audiencia pública el proyecto del Real Decreto para el control del registro horario, con el primer texto de la norma que tratará de sacar adelante.

El texto consiste en un desarrollo reglamentario del texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, en los apartados que tratan del registro de jornada. Un cambio que, a su vez, se introdujo en 2019.

Aunque, en un primer momento, según explicaron diversas fuentes, se barajó la posibilidad de que el documento no fuera sometido a audiencia pública, el secretario adelantó el pasado viernes que finalmente el texto saldría a la consulta.

Es muy probable que las organizaciones de autónomos y las patronales realicen alegaciones a este texto y exijan cambios. Las fuentes jurídicas consultadas por este medio explicaron que el texto tendrá que pasar, tras el trámite de audiencia pública, por un proceso de revisión en diferentes órganos para decidir su aprobación, entre los que se encontraría, como mínimo, el Consejo de Estado. 

Todas las empresa, sin distinción, quedan obligadas al registro de la jornada

La primera de las bases que fija el texto es la obligación de aplicar este nuevo registro del control horario para todos los negocios, sin distinción de sector o tamaño, y digitalmente. “Todas las empresas garantizarán el registro diario de la jornada de trabajo realizada por cada persona trabajadora en su lugar de trabajo, por medios digitales”. 

Asimismo, como se preveía, el texto establece las pautas que el registro deberá cumplir para ser “objetivo, fiable y accesible” como obliga la ley.

• Para ser objetivo, la información se refleje de forma imparcial, perceptible e indiscutible. 
• Para ser fiable, los asientos, una vez practicados, no pueden ser modificados sin la autorización de la empresa y del empleado.  En caso de modificaciones, debe dejar una huella clara e indeleble de los cambios realizados y de su autoría.
• Para ser accesible, todos los trabajadores que tienen que realizar asientos o disponer del contenido del registro pueden hacerlo de manera sencilla, fácil y “asegurando la igualdad y la no discriminación en el acceso de todas las personas usuarias.”. 

Los controles de registro deben recoger la siguiente información

Los sistemas de registro digital que empleen los negocios para fichar la jornada de sus trabajadores deben recoger una serie de datos concretos mínimos, recogidos de manera expresa en el documento.

Entre ellos, establece la identificación y registro de cada pausa de trabajo, si la jornada está realizada de manera presencial o a distancia y si se trata de horas complementarias o extraordinarias. También, los tiempos de espera que no sean considerados trabajo efectivo:

• Identificación y datos personales de la persona trabajadora que realiza el asiento.
• Identificación del régimen de jornada, a tiempo completo o a tiempo parcial, con indicación del horario y el porcentaje de parcialidad si lo hay.
• Horario concreto de inicio y finalización de cada jornada de trabajo, con hora y minuto en que se producen. 
• Horario concreto de inicio y finalización de cada pausa, dentro de la jornada, que no tenga la consideración de tiempo de trabajo efectivo, con indicación de la hora y el minuto en el que se producen.
• Jornada diaria, o parcial, que se desarrolla en modo presencial o a distancia. 
• Identificación, en su caso, dentro de cada jornada, de la naturaleza ordinaria, extraordinaria o complementaria de las horas trabajadas. Si se trata de horas extraordinarias, debe incluirse como dato si serán remuneradas o se compensará mediante descansos. También si se realizan para prevenir o reparar siniestros o para cubrir daños urgentes o extraordinarios.
• Horario concreto de inicio y finalización de los tiempos de espera y de los tiempos a disposición de la empresa, cuando no sean considerados tiempo de trabajo efectivo. 
• Horario concreto de inicio y finalización, en los supuestos establecidos en la normativa legal y convencional de aplicación, de las interrupciones del disfrute del derecho a la desconexión. 
• Identificación de las horas que se realicen por aplicación de fórmulas de conciliación, flexibilidad o distribución irregular de la jornada, incluyendo el tipo concreto de medida utilizada. 
• Totalización diaria y mensual de la jornada realizada. 
• Identificación, autorizaciones y autoría de todas las modificaciones operadas sobre los asientos.

Criterio que deben cumplir las empresas para rellenar el registro horario

Otro de los aspectos principales que describe el texto es cómo deben rellenarse los asientos del registro horario durante las jornadas de trabajo. 

Cada asiento tendrá que practicarlo de manera «directa, inmediata, personal y libre el trabajador, al inicio de la jornada y al finalizar cada situación de registro obligatorio». Las modificaciones de cualquier tipo que se realicen sobre los asientos ya declarados tendrán que contar con la autorización tanto del negocio como del empleado.

Si hay discrepancia sobre su contenido o la modificación en cuestión, será necesario informar a los representantes de los trabajadores. Y si, en este supuesto, no se alcanza un acuerdo, la empresa reflejará la modificación y el empleado la discrepancia con la misma. 

Asimismo, la empresa garantizará que los asientos y las modificaciones se realizan sin condicionamientos o presión sobre el empleado, “en particular, cuando pretendan el objetivo o el efecto de evitar que esta refleje la veracidad y exactitud del contenido de los asientos”. 

Si se produce alguna incidencia técnica o fallo que impida de manera temporal o excepcional llevar a cabo el registro, que deberá estar motivada y justificada, habrá que registrar la jornada por otro medio, pasando posteriormente estos registros al formato digital. 

El registro tampoco podrá estar situado e zonas de acceso público ni ser accesible para para personas diferentes de las que deben registrar sus asientos. Éstos, a su vez, deberán ser conservados por la empresa durante un mínimo de cuatro años. 

El ministerio asegura que el control del registro no vulnerará la protección de datos  

Otro de los aspectos fundamentales que asegura el nuevo texto es que los datos de la empresa y los trabajadores quedarán protegidos en el proceso. Una cuestión que suscita preocupación entre las patronales, al desconocer cuál será el alcance definitivo del documento si sale adelante. 

En ese sentido, el proyecto de RD señala que “el sistema de registro de jornada garantizará adecuadamente el derecho a la intimidad y a la protección de datos, en los términos previstos en la normativa aplicable en materia de protección de datos, de acuerdo con los principios de minimización, idoneidad, necesidad y proporcionalidad”. 

El registro estará conectado con la Inspección y los trabajadores podrán obtener una copia del mismo

Como ya había explicado este diario, el nuevo sistema de registro digital tendrá que permitir el acceso de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en cualquier momento. El acceso será inmediato, de manera remota y presencial en los centros de trabajo. 

Para ello, la información del registro y sus copias tendrán que encontrarse en un “formato tratable, legible y compatible con los formatos y sistemas de uso generalizado”. En relación con el punto anterior, el tratamiento de la información que se proporcione a la Inspección estará, según señala el documento, sometido a las garantías que permiten cumplir la normativa de protección de datos. 

Además, el sistema de registro utilizado tendrá que permitir que los empleados puedan consultar sus propios registros y obtener copias de los mismos y de sus posibles modificaciones, en cualquier momento que consideren y de manera inmediata, en el centro de trabajo. 

De manera adicional, el negocio también entregará a los trabajadores una copia resumen, junto con el recibo de la nómina, del período fijado hasta ese momento para el pago de la remuneración. 

También podrán tener acceso directo la representación legal de los trabajadores, que accederán a la información, a partir de la protección de datos, bajo el principio de minimización y proporcionalidad. Es decir, anonimizando los datos personas de los empleados o terceros. 

En este último supuesto, se excluirá de manera expresa del tratamiento los datos personales que vulneren la Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, de protección civil del derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen, como el número del documento nacional de identidad o el número de identidad de extranjero, el domicilio, o el estado civil, entre otros.