La digitalización de la facturación empresarial es ya una realidad. En pocos meses entrará en vigor la normativa conocida como «Ley Verifactu», el reglamento que establecerá los requisitos obligatorios para los programas de facturación utilizados por negocios y autónomos.
En octubre se aprobó la orden ministerial que define estas condiciones, aplicables a los ‘software de facturación’. Apenas una semana después, se sometió a consulta pública una propuesta para modificar los plazos de adaptación a la nueva normativa.
Según la Agencia Tributaria, los programas de facturación deberán estar adaptados a los nuevos requisitos a partir de julio de 2025. Para las personas jurídicas -es decir, las empresas- su uso será obligatorio antes de enero de 2026, mientras que los autónomos persona física dispondrían de un plazo más amplio, hasta julio de 2026.
Con la fecha de implementación cada vez más cerca, muchos negocios comienzan a preguntarse si también estarán sujetos a estas nuevas obligaciones.
Empresas a las que afectará el nuevo reglamento de facturación electrónica
A través de su apartado de preguntas frecuentes, la Agencia Tributaria resolvió esta duda. Según Hacienda hay básicamente dos colectivos que van a tener que cumplir el nuevo reglamento para programas de facturación.
Uno son los productores y comercializadores de estos programas, que deberán tener listos los cambios en los requisitos antes del 6 de julio de 2025 . Concretamente este primer colectivo son “los productores y comercializadores de sistemas informáticos de facturación (SIF) en las cuestiones relativas a sus respectivas actividades de producción y comercialización de los sistemas informáticos destinados a ser utilizados por las empresas”.
Un tiempo después, llegará el turno del segundo colectivo. A partir de enero de 2026 o julio, dependiendo del tipo de empresa del que se trate, también estarán obligados aquellos empresarios y profesionales –personas físicas o jurídicas– que, estando establecidos en territorio español, expidan facturas siempre y cuando cumpla lo que podría denominarse la “regla de los 4 noes”.
Así funciona la regla de los cuatro noes para que los autónomos sepan si estarán obligados a adaptar sus programas de facturación
Según la Agencia Tributaria, estarán obligados a adaptarse a los nuevos requisitos los empresarios y autónomos que cumplan estos cuatro noes.
- Que no facturen exclusivamente de forma manual (sin ayuda de SIF). Dicho de otro modo, que utilicen algún SIF para expedir facturas.
- Que no estén adscritos, de forma obligatoria o voluntaria, a las exigencias del conocido como Suministro Inmediato de Información o SII.
- Que no tengan su domicilio fiscal en los Territorios Históricos de la comunidad autónoma del País Vasco o de la Comunidad Foral de Navarra.
- Que no dispongan de alguna resolución en vigor de no aplicación que les exima de cumplir con el reglamento. Esto dependerá de si se desarrollan algunas excepciones para ciertos sectores “cuando quede justificado por sus prácticas comerciales o administrativas para evitar perturbaciones”. También en operaciones donde “se aprecien circunstancias excepcionales de índole técnico que imposibiliten el cumplimiento”.
Condiciones que deberán cumplir los programas de facturación que usan los autónomos para ser legales
En octubre se publicó una orden ministerial que especifica los requisitos que deben cumplir los programas de facturación empleados por los autónomos para ser aceptados por Hacienda.
Los software deberán cumplir con ciertos requisitos, que son prácticamente los mismos que aparecían en el borrador anterior, para cumplir con la legalidad:
- Por cada venta de bienes o prestación de servicios, deberá generarse un registro de facturación de alta, ya sea en el mismo momento o justo antes de emitir la factura.
- Deberá asegurar que los registros de facturación permanezcan íntegros e inalterables, garantizando que, una vez almacenados, no puedan modificarse ni verse comprometidos en su exactitud, autenticidad y completitud. Esto implica que ningún dato registrado pueda ser alterado, ya sea por el propio sistema informático, el usuario o cualquier otro dispositivo, programa o sistema electrónico externo.
- Asimismo, deberá garantizar la trazabilidad de los registros de facturación, asegurando que estén encadenados para permitir la verificación de su secuencia de creación, desde el primero hasta el último. El sistema informático deberá contar con herramientas que faciliten un seguimiento claro y fiable de los datos registrados.
- Debe disponer de todos los registros de facturación generados por el propio sistema informático, así como de un registro de eventos que registre automáticamente todas las interacciones con el sistema, incluyendo las operaciones realizadas y los sucesos ocurridos durante su uso, como el inicio y apagado del mismo.
- En los sistemas informáticos utilizados para la facturación, la información con relevancia tributaria deberá estar claramente separada de cualquier dato confidencial de carácter no patrimonial. Esto garantizará que la Administración tributaria pueda acceder directamente a la información fiscal sin interferencias.
Además, los registros informáticos de facturación de «alta» deberán contener:
- Número de identificación fiscal y nombre completo, razón social o denominación del emisor de la factura.
- Número y, en su caso, serie de la factura.
- Fecha de emisión de la factura y fecha de realización de las operaciones registradas.
- Tipo de factura emitida, especificando si es completa o simplificada.
- Descripción general de las operaciones.
- Importe total de la factura
- Indicación del régimen fiscal aplicable a las operaciones documentadas en relación con el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) u otras cuestiones de relevancia tributaria.
