La campaña de la RENTA 2024 está a la vuelta de la esquina y los autónomos presentarán sus declaraciones entre el 2 de abril y el 30 de junio de este año. Es un momento crítico para optimizar la tributación, pero también un momento delicado en el que los errores en la deducción de gastos pueden traducirse en recargos, sanciones o inspecciones de la Agencia Tributaria (AEAT).
Con cruces de datos más sofisticados y un foco creciente en la fiscalidad digital, los despistes de 2024 podrían costar caros en 2025. Estas fechas previas a la presentación de la declaración es el momento adecuado para revisar los errores más frecuentes, sus implicaciones legales y cómo blindarse antes de que llegue uno de sus temidos requerimientos.
Deducir gastos personales como profesionales
Los gastos deducibles de un autónomo deben ser “necesarios” y “afectos” a la actividad económica. Para saber exactamente qué gastos pueden deducirse hay que acudir al artículo 22 del Reglamento del IRPF y a las consultas vinculantes, que aclaran qué gastos pueden considerarse afectos a la actividad. Sin embargo, no es raro que algunos autónomos incluyan por equivocación gastos mixtos sin prorratear su uso personal. Por ejemplo, deducir el 100% de la factura de un móvil (300 euros anuales) cuando el 40% es uso privado, o incluir un vehículo usado al 50% para fines personales. La AEAT acepta estimaciones razonables si se documentan adecuadamente.
En este sentido María Orea, asesora fiscal y fundadora de tuplanfiscal.com, señala que el caso de los automóviles es uno de los más representativos pues el vehículo debe estar plenamente afecto al 100% a su actividad, lo que que en la práctica afecta únicamente a los taxistas, transportistas y algunos comerciales.
Olvidar el límite del 30% en suministros desde casa
El artículo 30.2.5º de la Ley del IRPF permite deducir un 30% de los suministros (luz, agua, internet) sobre la proporción de la vivienda afecta a la actividad, pero hay que ir con cuidado porque muchos autónomos omiten el cálculo doble o no lo justifican. Las consultas vinculantes ante la Direccionales General de Tributos (DGT) pueden ser una herramienta útil para aclarar dudas ya que crean jurisprudencia como en el caso de la consulta V0192-22 sobre los gastos de una persona física que iba a ejercer su actividad profesional de abogacía en su residencia habitual.
Un caso práctico que puede servir de ejemplo es en el que ante una factura de luz de 100 euros mensuales en un piso de 100 m², con 20 m² de despacho, debería deducir solo 6 euros (20% × 30% × 100), en lugar de 30 euros.
Deducir comidas sin cumplir requisitos estrictos
Desde la Ley 6/2017, los autónomos pueden deducir hasta 26,67 euros diarios (48,08 euros si se encuentran en el extranjero) por manutención, pero solo si se paga electrónicamente y está vinculada a la actividad (artículo 30.2.5ª de la Ley 35/2006 del IRPF). Incluir tickets en metálico o comidas en días no laborables también pueden suponer un fallo habitual.
En este caso lo necesarios es usar usa tarjeta o Bizum al realizar estos gastos y guardar los extractos bancarios. Vincular cada gasto a un evento laboral (email con cliente, ticket con fecha y lugar) podrá facilitar aún más cualquier requerimiento de información por parte de la Agencia Tributaria.
No conservar facturas completas o aceptar recibos simples
El Reglamento de Facturación (RD 1619/2012, art. 6) exige que las facturas deducibles incluyan NIF del emisor y receptor, descripción del servicio y desglose del IVA. Deducir recibos simples (como tickets de gasolinera) o facturas sin NIF es un error común. Más aún cuando no se puede demostrar que el gasto está afecto únicamente a la actividad.
Para evitar este inconveniente lo mejor es solicitar facturas completas en el momento (algunos comercios las emiten online vía apps o enviándolas por email). También pueden digitalízalas lo que facilitará su conservación durante los 4 años requeridos por ley. En este sentido la factura electrónica obligatoria que terminará siendo obligatoria para todos a lo largo del año que viene debería facilitar este control e incluso suprimir ciertas obligaciones de declaración cuando los gastos sean recurrentes cada año.
En cualquier caso, la asesora fiscal María Orea recuerda que estas fechas son una buena oportunidad para revisar el criterio de lo que cada autónomo ha deducido provisionalmente en sus pagos fraccionados porque la presentación de la Declaración de la Renta va a ser la definitiva. El consejo de esta asesora fiscal es asegurarse de que se cumple la normativa sin pasarse de gastos, pues Hacienda maneja estadísticas de cada sector y cuando existen discrepancias puede saltar la alarma que lleve a la Agencia Tributaria a enviar un requerimiento para verificar qué gastos son deducibles y cuales se han deducido. ”Es la comprobación estrella que cada año sufren muchos autónomos”, recalca.
No beneficiarse de los incentivos fiscales que existen
Otro de los errores que María Orea declara ver de forma reiterada es que algunos autónomos no comprobar si pueden aplicarse incentivos discales. Por ejemplo relata el caso de los autónomos que no aplican la reducción del rendimiento del 20% por inicio de actividad. Y aunque a continuación nos explica que estos autónomos tendrían 4 años de margen para darse cuenta tendrán que pedir la devolución de Hacienda y justificar porque no lo aplicaron en su momento, esperar la respuesta de la Administración y que su criterio sea el mismo que el del afectado para que le devuelva el exceso que pagaron en su día.
En estos casos no es que Hacienda vaya a imponer una multa o recargo al autónomo pero pagar de más cuando se cumplen los requisitos de un alivio fiscal también supone terminar pagando más de lo que es estricta y legalmente necesario.
Evitar las discrepancias
Otro de los errores más frecuentes es no validar los datos fiscales y no cuadrarlo con lo que se declara, señala Maria Orea. Para la fundadora de tuplanfiscal.com “los datos fiscales son oro” porque es información que Hacienda ya ha recibido por parte de terceros, ya sea por las retenciones en caso de facturar a empresas o el modelo 347, que informa el volumen de operaciones que hemos tenido con terceros y superaran los 3.005 euros, explica a este diario. Que la información que ha recibido la AEAT y la que el autónomo le presenta en su declaración es de suma importancia. Orea recuerda que incluso es muy importante verificar el volumen de operaciones que se declaran en el modelo del IVA porque a veces no coincide la cifra de facturación de este impuesto y la que luego figura en Renta, “y eso es causa de requerimiento”, advierte. Aunque es posible estas cifras sean diferentes deben estar justificadas y el contribuyente tiene que poderlas defender.
No apurar el plazo hasta el último día
El consejo general que ofrece Maria Orera es no dejar estas cuestiones para última hora (todavía quedan tres meses si se apura el plazo). En caso de duda lo mejor es ponerse en manos de expertos en la materia, no es extraño que en España haya más de 82.000 empresas dedicadas a la consultoría y asesoramiento empresarial según el Instituto Nacional de Estadística (INE) que pueden ahorrar tiempo a los autónomos y dedicar su tiempo a su actividad o a su vida personal. Con previsión, hay errores subsanables y otros que nunca se cometerán pero si se deja todo para el último momento lo más probable es que se cometan errores o el resultado no sea el más favorable para el interesado.
Los autónomos no pueden permitirse despistes en un entorno donde Hacienda tiene más datos que nunca y deben recordar que la presentación de la declaración es obligatorio para todos ellos, sin límite de ingresos, desde 2023. Con la campaña de RENTA a la vista, revisar los gastos de 2024 no es solo una obligación, sino una inversión para evitar sustos. ¿Listo para poner orden antes de que sea demasiado tarde?
