- Gastos que podrán deducirse los autónomos en la próxima RENTA
- Cuota de autónomos
- Compras de materias primas
- Pago del alquiler y otros arrendamientos
- Gastos de suministros
- Gastos de gestoría, asesoría, abogados y otros servicios
- Pagos de seguros
- Gastos de manutención del autónomo
- Sueldos
- Seguridad Social de los empleados
- Indemnizaciones
- Dietas y asignaciones de viaje de los empleados
- Aportaciones a sistemas de previsión social de sus empleados
- Otros gastos del personal
- Algunos tributos fiscalmente deducibles
- Amortizaciones
- Otros gastos deducibles
- Cuota de autónomos
- Gastos más fáciles y más controvertidos a la hora de deducirlos
- Recomendaciones para los autónomos para poder optimizar este año sus deducciones y evitar problemas con Hacienda
Con la campaña de la RENTA a la vuelta de la esquina, muchos autónomos aún se preguntan cuáles son los gastos que podrán deducirse y cómo cumplir con los requisitos de Hacienda.
Este será el segundo ejercicio consecutivo en el que todos los autónomos estarán obligados a presentar su declaración de IRPF, por lo que es fundamental que los trabajadores por cuenta propia conozcan los gastos deducibles para cumplir correctamente con sus obligaciones fiscales.
Como ya informó este diario, la Agencia Tributaria establece una serie de condiciones imprescindibles para que los gastos sean deducibles en la RENTA 2025. Resulta esencial que estén vinculados a la actividad económica que se desarrolle, que se encuentren convenientemente justificados y que estén reflejados en los libros contables.
Los trabajadores por cuenta propia podrían desgravarse hasta una veintena de conceptos en la próxima declaración de IRPF. Según la experta fiscalista y cofundadora de tuplanfiscal.com, María Orea, como todos los años, «hay algunos gastos más fáciles de deducir como la compra de materiales, publicidad, seguros de responsabilidad civil, seguros de salud con ciertos límites o gastos de personal. Otros son más controvertidos».
Gastos que podrán deducirse los autónomos en la próxima RENTA
La Agencia Tributaria ha publicado en su web una lista detallada que recoge hasta una veintena de gastos que, en principio, y siempre que se cumplan los criterios básicos de deducibilidad, podrían incluirse los autónomos en la próxima RENTA.
A continuación, se presenta un compendio de todas las deducciones disponibles para los trabajadores por cuenta propia en esta próxima declaración:
Cuota de autónomos
En la declaración de la RENTA, se reconoce como gasto deducible la cuota al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) y, en su caso, las aportaciones a las mutualidades de previsión social.
Este apartado específico permite que el titular de la actividad incluya dichos gastos, diferenciándolos de las cotizaciones de los empleados.
Compras de materias primas
Al igual que ocurre con las deducciones en IVA, en IRPF, una de las partidas de gastos más importantes para casi cualquier negocio suele ser la de la compra de materias primas. Según la Agencia Tributaria, en este apartado se incluye el aprovisionamiento de mercaderías y materias primas por su precio de adquisición.
En esta partida se incluyen también el consumo de otros aprovisionamientos distintos a los anteriores que se utilizan para prestar el servicio. Pueden ser por ejemplo, repuestos, envases, embalajes, material de oficina etc.
Pago del alquiler y otros arrendamientos
Los autónomos deducirse fácilmente en la RENTA el pago que hagan por el alquiler de su negocio o la cuota que abonen por el coworking. En este apartado se pueden desgravar tanto los arrendamientos de bienes muebles como inmuebles, siempre que sean para el negocio.
También las cantidades satisfechas por el derecho de uso de patentes, marcas y demás manifestaciones de la propiedad industrial.
Gastos de suministros
Los gastos que realizan los autónomos por los suministros son deducibles, tanto si provienen del local comercial como de su propia vivienda cuando teletrabajan.
En el caso de los gastos del local, pueden deducirse el 100% de todos sus consumos de electricidad, agua, gas, telefonía e internet y otros abastecimientos.
En caso de que se trabaje desde la vivienda habitual, la deducción se complica.
Para este supuesto, los suministros serán deducibles en el porcentaje resultante de aplicar el 30% a la proporción existente entre los metros cuadrados de la vivienda destinados a la actividad respecto a su superficie total, salvo que se pruebe un porcentaje superior o inferior.
Por ejemplo, si el autónomo dedicara la mitad de su vivienda de 100 metros cuadrados a la actividad y quisiera deducirse 2.000 euros de luz del año 2022, tendría que aplicar un 30% a 1.000 euros -el 50% de 2.000-. Estos 333 euros de resultado serían el gasto que podría incluir el contribuyente en la RENTA.
Gastos de gestoría, asesoría, abogados y otros servicios
Otro de los gastos fáciles de deducir y justificar son las cuotas o pagos que hayan realizado los autónomos durante el año a cualquier servicio profesional vinculado a su actividad.
En este caso se incluyen desde la gestoría o la asesoría hasta los pagos a economistas, abogados, auditores, notarios, especialistas informáticos etc. También las comisiones de agentes mediadores independientes.
Por supuesto, aquí también se incluyen los gastos de contratación de otros servicios profesionales que se subcontraten, como por ejemplo asesoramiento en Marketing o redes sociales, entre otros.
Pagos de seguros
Los autónomos también pueden deducirse las primas que hayan pago por contratos de seguros de bienes, derechos y productos que estén relacionados con su actividad. El caso más habitual sería el del seguro de responsabilidad civil.
Gastos de manutención del autónomo
Desde hace años la ley considera como deducibles los gastos que realiza el autónomo a lo largo del año en su propia manutención. Para ello, se deben cumplir los límites que se establecen en la siguiente tabla de la agencia Tributaria:
| España | Extranjero | |
|---|---|---|
|
Pernoctando en municipio distinto |
53,34 euros/día | 91,35 euros/día |
|
Sin pernoctar en municipio distinto |
26,67 euros/día | 48,08 euros/día |
Además, para que estos gastos sean deducibles habrá que cumplir algunas condiciones como:
- Que sean gastos del propio contribuyente.
- Que se realicen en el desarrollo de la actividad económica. Es decir, que sean propios de la actividad.
- Que se produzcan en establecimientos de restauración y hostelería.
- Que se abonen utilizando cualquier medio electrónico de pago.
Sueldos
Otro de los apartados de gastos más importantes en la declaración de la RENTA de los autónomos si tienen empleados son las retribuciones de su plantilla, entendiendo como tal los sueldos, pagas extraordinarias, retribuciones en especie (incluido el ingreso a cuenta siempre que no se haya repercutido a los perceptores), etc.
Seguridad Social de los empleados
Los autónomos pueden deducir las cantidades satisfechas durante 2022 a la Seguridad Social por cotizaciones sociales a cargo de la empresa sin incluir las cotizaciones correspondientes al titular de la explotación.
Indemnizaciones
Los autónomos también pueden incluir como gasto en la RENTA el importe de las indemnizaciones pagadas al personal para resarcirle de un daño o perjuicio aunque resulten exentas para el perceptor. Se incluyen específicamente en este apartado las indemnizaciones por despido y jubilaciones anticipadas.
Dietas y asignaciones de viaje de los empleados
Los autónomos pueden incluir en su RENTA todas las cantidades que hayan pagado en su negocio para sufragar o compensar los gastos de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería así como los gastos de locomoción en que incurran sus trabajadores por desplazamientos a su lugar de trabajo habitual.
Aportaciones a sistemas de previsión social de sus empleados
Una de las novedades que se incluyen de cara a esta renta es el aumento de gastos deducibles por las aportaciones a planes de previsión social. Son deducibles estas contribuciones efectuadas por el empresario como promotor de un plan de pensiones así como las realizadas a planes de previsión social empresarial del que resulten partícipes o asegurados sus empleados.
Otros gastos del personal
Los autónomos también pueden deducir en RENTA otros gastos por sus empleados como, por ejemplo:
- Gastos de formación del personal.
- Primas por contratos de seguros sobre la vida, accidentes, enfermedad etc.
- Los gastos que con arreglo a los usos y costumbres se efectúen con respecto al personal de la empresa (obsequios, cestas de Navidad…) no se consideran como liberalidades por lo que también pueden constituir gastos deducibles
Algunos tributos fiscalmente deducibles
Aunque por lo general los tributos como el IVA no son deducibles -salvo en recargo de equivalencia-, hay algunos impuestos que sí lo son. Es el caso por ejemplo del IBI, el IAE y otras tasas que no tengan carácter sancionador y correspondan al mismo ejercicio que los ingresos.
Amortizaciones
Según la Agencia Tributaria, también son deducibles para los autónomos «las cantidades contabilizadas que, en concepto de amortización del inmovilizado material, intangible y de las inversiones inmobiliarias corresponda a la depreciación que sufran los distintos elementos por funcionamiento, uso, disfrute u obsolescencia». Es difícil determinar cuánto se puede incluir por norma en este concepto ya que la amortización a deducir cada año dependerá de la vida útil del objeto en cuestión y de otros factores.
Otros gastos deducibles
Aparte de los principales gastos, existen otros que también pueden suponer un ahorro en el resultado para el autónomo. Algunos de ellos son:
- Adquisición de libros, suscripción de revistas profesionales y adquisición de instrumentos no amortizables.
- Gastos de asistencia a cursos, conferencias, congresos, etc.
- Cuotas satisfechas por el empresario o profesional a corporaciones, cámaras y asociaciones empresariales legalmente constituidas.
Gastos más fáciles y más controvertidos a la hora de deducirlos
Según explicó a este diario la asesora fiscal María Orea, para muchos autónomos, deducir ciertos gastos suele resultar sencillo, mientras que otros generan más debate a la hora de justificarlos ante Hacienda.
Gastos sencillos según la actividad:
Dependiendo del sector, son más fáciles de deducir gastos como la compra de materiales, la publicidad, seguros (responsabilidad civil o salud dentro de ciertos límites), gastos de personal, cuotas de autónomos, alquiler de locales y formación.
Tal y como explicó la experta fiscalista, estos gastos se registran habitualmente sin mayores complicaciones en la declaración de la RENTA.
Gastos controvertidos con vehículos:
Los gastos relacionados con vehículos, como gasolina o renting, son sin duda algunos de los más difíciles de justificar.
Esto es así porque Hacienda exige que el vehículo se utilice exclusivamente para la actividad profesional, algo muy complicado de demostrar, sobre todo en el caso de turismos, puntualizó María Orea. El resultado es que estas deducciones sean siempre objeto de revisión en cualquier comprobación de IRPF.
Otros gastos polémicos
Los gastos en comidas con clientes son otros de los desembolsos que suelen generar dudas al fisco, aunque “ahora cuentan con requisitos algo más flexibles gracias a la sentencia 458/2021, según apuntó Orea”.
Además, los gastos del hogar cuando se teletrabaja requieren notificar a Hacienda y solo se puede deducir el 30% de los suministros (como luz o telefonía) proporcional a la parte de la vivienda destinada al despacho. “Pero ojo, ese 30% no se aplica sobre el total, sino sobre la parte de la factura que corresponde a la parte de la vivienda (esto es, según los metros cuadrados del despacho en casa)”, puntualizó la fiscalista.
Recomendaciones para los autónomos para poder optimizar este año sus deducciones y evitar problemas con Hacienda
Según apunto María Orea, experta fiscal de tuplanfiscal.com hay varias cuestiones fundamentales a tener en cuenta para que los gastos a deducir sean aceptados por Hacienda, entre ellos:
-
Justificación documental
Es prioritario contar siempre con la factura que respalde cada gasto. Toda deducción debe estar acompañada de la documentación que demuestre su relación directa con la actividad económica y, por ende, con los ingresos del autónomo. Sin esta prueba, Hacienda puede cuestionar la validez de la deducción.
-
Pruebas adicionales
Además de la factura, es muy útil aportar otros soportes como correos electrónicos o mensajes de WhatsApp que evidencien reuniones con clientes. Estos registros, que coincidan en fecha con el gasto, son especialmente recomendables para justificar desplazamientos o comidas, “sobre todo cuando se realizan en fin de semana” explicó la experta.
-
Asesoramiento profesional
Contar con un buen asesor fiscal es clave para optimizar las deducciones y evitar problemas. Según María Orea, un experto o experta puede ayudar de forma personalizada a identificar correctamente qué gastos son deducibles y a presentar la documentación necesaria para que todo esté en regla ante Hacienda.
